BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Model voor verklaring van conversie of migratie
Ik de kaderregeling documentaire informatievoorziening van het ministerie van SZW staat het volgende artikel.
Artikel 17. Conversie en migratie
1. Indien een gerede kans bestaat dat, als gevolg van wijziging van apparatuur, besturingsapparatuur of toepassingsprogrammatuur, de toegankelijkheid en authenticiteit van digitale archiefbescheiden niet langer gegarandeerd kan worden, zullen deze worden geconverteerd of gemigreerd.
2. De directeur van een archiefvormend orgaan maakt in samenspraak met de directeur Bedrijfsvoering een verklaring op die een specificatie bevat van de betreffende digitale archiefbescheiden en waarbij is aangegeven op welke wijze en met welk resultaat getoetst is of na de overzetting aan de toegankelijke staat en authenticiteit van de digitale archiefbescheiden wordt voldaan.
3. De verklaring van conversie of migratie wordt volgens een model opgemaakt en wordt blijvend bewaard door het archiefvormende orgaan en de directie Bedrijfsvoering.
4. De verklaring van conversie of migratie wordt ondertekend door de directeur van het archiefvormend orgaan.
5. Indien bij een overzetting van blijvend te bewaren digitale archiefbescheiden de oorspronkelijke geordende en toegankelijke staat niet kan worden gegarandeerd, is een machtiging van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vereist.
6. De verklaring van conversie of migratie wordt, na verkregen machtiging van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, dan ondertekend door de plaatsvervangend secretaris-generaal.
Volgen lid 3 wordt een verklaring van conversie of migratie volgens een model opgemaakt.Heeft iemand misschien een voorbeeld van een dergelijk model.?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Henk van der Meer op
-
Ik wil de vraagstelling nog graag iets uitbreiden. Heeft iemand ervaring met of is iemand betrokken geweest bij het opstellen van een verklaring van conversie of migratie?
(Een vervolgvraag zou nog kunnen zijn: Bestaan er wel verklaringen van conversie of migratie?)
-
Permalink Antwoord van Annemieke Adema op
-
Henk,
naar mijn idee kan je de verklaring ruim zien. Men kan er bijvoorbeeld voor veel terugkerende conversies in bepaalde processen ervoor kiezen om een register op te stellen met toegestane conversies en aan welke voorwaarden deze moeten voldoen. Dit register kan dan jaarlijks worden goedgekeurd door de zorgdrager ( of diens gemandateerde).
Migraties vinden over het algemeen minder vaak plaats en ik persoonlijk zou er dan voor kiezen om per migratie een verklaring op te stellen en die te laten vaststellen door de zorgdrager ( of diens gemandateerde). In de verklaring kan men de volgende elementen opnemen, tenminste zo is het bij ons vastgesteld:
• Op welke wijze is de migratie uitgevoerd.
• De migratiestrategie ( de technische achtergrondinformatie)
• Met welk resultaat de migratie getoetst is, dus of aan de toegankelijke staat en authenticiteit van digitalie archiefbescheidenkan worden voldaan.
• Een specificatie van de gemigreerde bestanden op globaal metadata-niveau.
Het migratiemodel hoeft naar mijn idee dus niet groter te zijn dan een A4, als in de verklaring maar ook duidelijk wordt dat alle bestanden met succes zijn gemigreerd.
ik ben benieuwd of en hoe anderen dit hebben opgepakt
-
Permalink Antwoord van Kris op
-
Op zoek naar info over migratie kwam ik deze discussie tegen. Helaas zijn er destijds niet veel reacties op gekomen daarom mijn vraag: Wie heeft ervaring met migratie en heeft bijvoorbeeld een verklaring van migratie die hij/zij wil delen? Verder vraag ik me af of de Archiefinspectie (in geval van een gemeente) ook nog een rol speelt??
-
Permalink Antwoord van Bas de Groot op
-
Uit de Archiefregeling (artikel 25):
2. Iedere conversie of migratie van digitale archiefbescheiden die niet geschiedt met inachtneming van de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat, is een vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet 1995.
3. De zorgdrager maakt van de conversie of migratie een verklaring op, die ten minste een specificatie bevat van de digitale archiefbestanden die zijn geconverteerd of gemigreerd, en waarin tevens is aangegeven op welke wijze en met welk resultaat getoetst is of na de conversie of migratie aan de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat is of kan worden voldaan.
Voor ministeries geldt dat ze contact kunnen opnemen met de Erfgoedinspectie als controlerende instantie, gemeentelijke en provinciale inspecteurs zijn ook geinteresseerd in deze gang van zaken.
@Kris: ik denk dat inspecteurs een adviserende rol vooraf hebben, net zoals bij andere vormen van vervanging, en dat de migratie/conversie meegenomen wordt in de rapportages achteraf. Als de conversie/migratie op een lakse manier wordt ondernomen en niet wordt gedocumenteerd zal daar natuurlijk commentaar op geleverd worden, maar zeker bij op termijn te vernietigen archiefstukken ligt de verantwoordelijkheid uiteindelijk geheel bij de archiefvormende organisatie. Bij te bewaren archiefstukken zal een gemeente vooraf contact op dienen te nemen met de provinciale archiefinspectie, net zoals bij andere vervanging, om te zien of de conversie/migratie inderdaad een vervanging inhoudt (waarvoor nu nog een machtiging vereist is).
-
-
Ik heb overigens ook nog geen model hiervoor kunnen vinden...
-
Permalink Antwoord van René Lodder op
-
Ik merk in de discussie dat de nadruk voornamelijk ligt op het vooraf contact opnemen met de controlerende instantie of verantwoording achteraf geven dat e.e.a. goed is uitgevoerd, terwijl de provincie - in ons geval- graag een procedure op voorhand ziet hoe de conversie en migratie van digitale archiefbescheiden is geregeld. Dus ondanks dat er nu geen sprake is om op korte termijn de digitale archiefbescheiden te converteren of migreren, moet er toch een procedure op de plank liggen. Wie heeft zo'n procedure op de plank en wilt deze delen?
-
Permalink Antwoord van Mart Mommers op
-
Vooraf contact opnemen met inspecteur of archivaris kan natuurlijk geen kwaad maar volgens mij gaat het veel meer om het resultaat van de conversie of migratie. Uit de verklaring moet blijken hoe je dat gedaan hebt en met welk resultaat. Daarmee verantwoord je feitelijk je eigen handelen waardoor valt op te maken of na migratie/conversie, archiefbescheiden nog steeds betrouwbaar, integer, toegankelijk etc. zijn. Het zou mooi zijn als er zo'n model is, uit de kaderregeling ministerie zou je op mogen maken dat die er is, maar het lijkt me niet zo heel ingewikkeld om die op te maken. De kaderregeling bevat immers, net als de Archiefregeling, wat die verklaring zou moeten bevatten en zelfs wie die dient te accorderen.
-
-
Inmiddels heb ik contact gehad met de archiefinspectie. Ze hebben me wat tips gegeven wat er allemaal in de verklaring moet worden opgenomen. Archiefinspectie staat hier overigens verder buiten ook bij te bewaren archiefbescheiden. De verklaring die ik maak moet overigens voorafgaand aan de migratie worden opgemaakt en ondertekend. Ik gebruik zelf de modellen voor vervanging als (globale) leidraad. Een model speciaal voor migratie heb ik niet kunnen vinden.
-
-
@Kris, zou je de tips van de archiefinspectie met ons willen delen?
Kris zei:Inmiddels heb ik contact gehad met de archiefinspectie. Ze hebben me wat tips gegeven wat er allemaal in de verklaring moet worden opgenomen. Archiefinspectie staat hier overigens verder buiten ook bij te bewaren archiefbescheiden. De verklaring die ik maak moet overigens voorafgaand aan de migratie worden opgemaakt en ondertekend. Ik gebruik zelf de modellen voor vervanging als (globale) leidraad. Een model speciaal voor migratie heb ik niet kunnen vinden.
-
Permalink Antwoord van Jan Wijnne op
-
Ook mijn organisatie wil overgaan naar een nieuw DMS. De meeste zaken in ons huidige DMS lopen nog. Heeft iemand ervaring met het migreren van lopende dossiers? En kun je na migratie nog bewerken ....
Hoe ga je hiermee om en welke metadata is belangrijk?
Hoe ga je om met dossiers die te vernietigen zijn? Kun je bij gemigreerde bestanden nog vernietiging toepassen?
-
Permalink Antwoord van Henk Sligman op
-
Ergens vond ik nog een "oude" model verklaring.
- Bijlagen:
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Zie ook deze bijdrage uit 2012.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
