BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Metagegevens de scope van TMLO: welke metadata moet je overbrengen?
In de toelichting op de archiefregeling (hoofdstuk 3) staat het volgende:
'Metagegevens zijn onmisbaar voor zowel een duurzame en toegankelijke staat van archiefbescheiden als voor de authenticiteit en integriteit ervan. In die zin maken zij onverbrekelijk deel uit van de archiefbescheiden waarop zij betrekking hebben'.
Als je deze redenering doorzet naar bewaren/vernietigen, zou dat dan betekenen dat je metagegevens behorend bij archiefstukken alleen mag vernietigen als daar een wettelijke grondslag voor is? Met andere woorden: moet je alle metagegevens die over een archiefstuk zijn vastgelegd bewaren zolang het stuk bewaard moet worden?
De reden dat ik me deze vraag stel, is dat er momenteel gewerkt wordt aan een informatiemodel TMLO. In de discussie over de scope daarvan heb ik dit punt ingebracht. Als het voorgaande betekent dat je alle metagegevens even lang moet bewaren als je archiefstukken, is TMLO daar dan wel voldoende ruim voor? Of dekt TMLO maar een heel beperkt deel van de metadata in systemen af? Dit overigens los van persoonlijke waardeoordelen of alle metagegevens wel relevant zijn voor duurzame toegankelijkheid (dat wil ik best bestrijden), daar zegt de regeling namelijk helemaal niets over.
Ik ben benieuwd naar jullie mening!
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Erik van Hengel op
-
Ik vraag mij af waarom je metadata eerder zou willen vernietigen? Stel dat dit wel kan/mag volgens een (nu nog niet bekende) regeling, wat win je er dan mee?
Ik hoop niet dat dit inhoudt dat ook nog op de metadata moet worden geselecteerd met verschillende bewaartermijnen...
-
Permalink Antwoord van Joost Salverda op
-
@Erik, ik begrijp niet wat je bedoelt. Eerder dan wat?
-
-
Erik,
Zolang de archiefbescheiden in 'hun' informatiesysteem blijven, zou het inderdaad vreemd zijn om een deel van de gerelateerde metadata bij voorbaat te vernietigen. Dat is ook het punt niet.
De vraag is of je bij een export naar een ander informatiesysteem (DMS naar DMS bijvoorbeeld) of een archiveringssysteem (zoals een e-Depot) verplicht bent om alle metadata mee te exporteren, of een deel (minimaal TMLO plus wat verder door de archiefvormer noodzakelijk wordt geacht voor het begrijpen van de context van archiefstukken).
Niet alle metadata die worden vastgelegd zijn relevant voor de context van een archiefstuk, bovendien kan het best zo zijn dan een doelsysteem er niet op is ingericht om met al die metadata om te gaan. Dan is er volgens mij niet zo veel te winnen door te eisen dat toch alle metadata geexporteerd en weer geimporteerd moet worden. Het is dan vooral een kwestie van afspraken maken.Ik vraag me daarbij ook af of er bij een export van een deel van de metadata gesproken kan worden van vernietiging wanneer een deel van de metadata achterblijft in het bronsysteem.
Mvg,
Wout
Erik van Hengel zei:Ik vraag mij af waarom je metadata eerder zou willen vernietigen? Stel dat dit wel kan/mag volgens een (nu nog niet bekende) regeling, wat win je er dan mee?
Ik hoop niet dat dit inhoudt dat ook nog op de metadata moet worden geselecteerd met verschillende bewaartermijnen...
-
-
Hallo Wout,
De Archiefwet kent bij mijn weten maar twee smaken: bewaren of vernietigen. Het 'achterlaten' van sporen van archiefbescheiden in de vorm van metadata in systemen waar ze geen onderdeel meer van uitmaken (gesteld dat een export dat tot doel heeft natuurlijk) lijkt me een onwenselijke vorm van vervuiling. Het deel dat achterblijft in het systeem moet (wellicht op termijn) worden vernietigd (al kan ik me voorstellen dat je voor koppelingsdoeleinden een bevroren set metadata in het bronsysteem bewaart, maar dat zijn dan de metadata die je ook overbrengt).
Ik deel je mening dat je moet kijken naar de functionaliteit de na export nodig is, maar met 'de rest' zul je mijns inziens ook iets moeten in dat kader.
-
Permalink Antwoord van Arjan Kloosterboer op
-
Het lijkt mij dat het begrip 'metagegevens' hier in meerdere contexten gebruikt wordt. En dat geeft verwarring. De Archiefwet heeft het over een beperkte context, zoals Bianca mooi verwoord. Allerlei andere in systemen gestructureerd vastgelegde gegevens zijn in een andere context wellicht metagegevens maar in de Archiefwet-context m.i. niet anders dan te archiveren informatie. Dus net zo behandelen als andere te archiveren, te bewaren en evt. te vernietigen informatie. Dus, als een dossier vernietigd moet worden dan is dat inclusief de daarover gestructureerd vastgelegde informatie. Oftewel, ongeacht de wijze waarop de te vernietigen info is vastgelegd.
-
-
Eerder dan dat je de archiefbescheiden zelf zou vernietigen. Maar dat is nu ik de overige reacties lees wat minder aan de orde dan ik dacht ;)
Joost Salverda zei:@Erik, ik begrijp niet wat je bedoelt. Eerder dan wat?
-
-
@Arjan, helemaal mee eens. Wat jij stelt zorgt voor een hele duidelijke bril om het een van het ander te onderscheiden.
De Archiefwetgeving verplicht tot het vastleggen van een aantal metagegevens. De overige informatie over archiefbescheiden maken onlosmakelijk deel uit van die bescheiden (zie de toelichting op de Archiefregeling waar ik eerder aan refereer) en zijn dus ofwel te bewaren, ofwel te vernietigen informatie (afhankelijk van de bewaartermijn conform de selectielijst). Daarmee is de zaak volgens mij rond. Het lijkt me goed dit in de scope van het informatiemodel te benoemen als punt van aandacht.
-
-
[uitkomst werkgroep ImMLO dd. 12-12-2016]
Dit gaat meegenomen en toegelicht worden in de toelichting op het Informatiemodel ImMO.
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
In het informatiemodel TMLO is het gedrag van het (digitale) document niet meegenomen. Waarom is dat?
"Het begrip ‘metagegeven’ wordt veelvuldig gebruikt, maar lang niet altijd in dezelfde betekenis. Hier gaat het om metagegevens, zoals bedoeld in de Archiefregeling, waarmee van elk van de archiefbescheiden te allen tijde kan worden vastgesteld1:
a. de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan, een en ander voor zover deze aspecten kenbaar moesten zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces;"Zie art. 21 en 22 Archiefregeling
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
