BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Metagegevens de scope van TMLO: welke metadata moet je overbrengen?
In de toelichting op de archiefregeling (hoofdstuk 3) staat het volgende:
'Metagegevens zijn onmisbaar voor zowel een duurzame en toegankelijke staat van archiefbescheiden als voor de authenticiteit en integriteit ervan. In die zin maken zij onverbrekelijk deel uit van de archiefbescheiden waarop zij betrekking hebben'.
Als je deze redenering doorzet naar bewaren/vernietigen, zou dat dan betekenen dat je metagegevens behorend bij archiefstukken alleen mag vernietigen als daar een wettelijke grondslag voor is? Met andere woorden: moet je alle metagegevens die over een archiefstuk zijn vastgelegd bewaren zolang het stuk bewaard moet worden?
De reden dat ik me deze vraag stel, is dat er momenteel gewerkt wordt aan een informatiemodel TMLO. In de discussie over de scope daarvan heb ik dit punt ingebracht. Als het voorgaande betekent dat je alle metagegevens even lang moet bewaren als je archiefstukken, is TMLO daar dan wel voldoende ruim voor? Of dekt TMLO maar een heel beperkt deel van de metadata in systemen af? Dit overigens los van persoonlijke waardeoordelen of alle metagegevens wel relevant zijn voor duurzame toegankelijkheid (dat wil ik best bestrijden), daar zegt de regeling namelijk helemaal niets over.
Ik ben benieuwd naar jullie mening!
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Stefan van den Deijssel op
-
Mijn eerste gedachte hierover:
Volgens mij zouden niet alle metagegevens net zo lang bewaard moeten worden als het te bewaren archiefstuk waar de metagegevens bij horen. Een deel van die metagegevens hebben waarde tijdens (en vlak na afhandeling van) het proces. Bijvoorbeeld Verantwoordelijk functionaris, wat is hier de toegevoegde waarde van in de statische fase? Je kan hier volgens mij heel lang over discussiëren.
Praktisch gezien zou ik geen (overbodige) metagegevens eerder vernietigen dan het archiefstuk. Dat lijkt mij omslachtig en weinig zinvol. Pas bij de overdracht van de archiefstukken en bijbehorende metagegevens moet je een afweging maken welke metagegevens je wilt (en mag) overdragen.
In mijn ogen heb je twee soorten TMLO's; één t.b.v. overdracht naar het e-depot en één t.b.v. conversie op het moment dat een DMS of zaaksysteem vervangen worden. In het eerste geval heb je minder gegevens nodig dan in het tweede geval.
Dit is het eerste wat in me op komt. Ben benieuwd hoe anderen hierover denken.
-
Permalink Antwoord van Joost Salverda op
-
Beste Stefan,
Bedankt voor je reactie. Ik begrijp helemaal de praktische insteek. Zo ook de verminderde waarde van bepaalde gegevens in de loop van de tijd. dat is echter niet de kern van mijn vraag. Ik zie in de huidige regelgeving geen enkele mogelijkheid om metagegevens te vernietigen als deze betrekking hebben op te bewaren archiefbescheiden.
Als je dan een informatiemodel gaat maken voor een standaard, lijkt mij dat je helder moet hebben over welke metagegevens het gaat. Mijn gedachte is dat de standaard dus veel breder zou (moeten) zijn dan TMLO. Als een zaak/proces/stuk niet op een selectielijst voorkomt als vernietigbaar, dan zou je dus ook niet een deel van de bijbehorende metagegevens mogen vernietigen.
Ik beweer dit absoluut niet omdat ik het voorsta, maar omdat ik geen andere weg zie in de huidige regelgeving.
Stefan van den Deijssel zei:Mijn eerste gedachte hierover:
Volgens mij zouden niet alle metagegevens net zo lang bewaard moeten worden als het te bewaren archiefstuk waar de metagegevens bij horen. Een deel van die metagegevens hebben waarde tijdens (en vlak na afhandeling van) het proces. Bijvoorbeeld Verantwoordelijk functionaris, wat is hier de toegevoegde waarde van in de statische fase? Je kan hier volgens mij heel lang over discussiëren.
Praktisch gezien zou ik geen (overbodige) metagegevens eerder vernietigen dan het archiefstuk. Dat lijkt mij omslachtig en weinig zinvol. Pas bij de overdracht van de archiefstukken en bijbehorende metagegevens moet je een afweging maken welke metagegevens je wilt (en mag) overdragen.
In mijn ogen heb je twee soorten TMLO's; één t.b.v. overdracht naar het e-depot en één t.b.v. conversie op het moment dat een DMS of zaaksysteem vervangen worden. In het eerste geval heb je minder gegevens nodig dan in het tweede geval.
Dit is het eerste wat in me op komt. Ben benieuwd hoe anderen hierover denken.
-
-
Hardop denkend:
- Archiefbescheiden dienen altijd vergezeld te worden door metadata (conform memorie van toelichting Archiefregeling);
- Minimum eisen hiervoor worden gesteld in artikel 17 van de Archiefregeling;
- Het TMLO geeft invulling aan deze eisen.
Dan zou je zeggen: met TMLO ben je er. Maar dat is natuurlijk niet de praktijk. Er worden nog veel meer metagegevens vastgelegd voor andere doeleinden dan duurzame toegankelijkheid. Dat is geen probleem zolang de archiefbescheiden in 'hun' informatiesysteem blijven zitten.
Op het moment dat je de archiefbescheiden gaat exporteren, kan je jezelf de vraag stellen: alle metadata mee, of een selectie? Dat ligt aan het doel. Bij een migratie naar gelijksoortig informatiesysteem (van zaaksysteem X naar zaaksysteem Y) in de eigen organisatie: zoveel mogelijk, maar minimaal dat wat in TMLO beschreven staat.. Dat sluit aan bij wat Stefan zegt - hoewel we het dan nog steeds over hetzelfde TMLO hebben..
Bij een uitwisseling van archiefbescheiden tussen organisaties: dat hangt af van de onderlinge afspraken die deze organisaties maken, maar ook hier minimaal dat wat verplicht is conform TMLO en verder dat wat deze organisaties nodig achten om de archiefbescheiden tot hun recht te laten komen in hun processen. Voorwaarde is dan wel dat informatiesystemen bij uitwisseling me t die metadata om moeten kunnen gaan.
Bij een overbrenging: naar mijn mening minimaal conform de eisen die TMLO stelt. Maar dit is een subset. De vraag is of organisaties de 'extra' metadata die zij hebben, mogen/kunnen of moeten meeleveren, deels of alles. De kernvraag is dus: als je extra metadata hebt, is het dan een kwestie van willen/kunnen meegeven of moeten meegeven? Voer voor discussie tussen collectiebeheerders, records managers en juristen, me dunkt.
Ik denk zelf daarbij dat het niet een kwestie van moeten zou moeten zijn, maar een kwestie van afspraken maken tussen archiefvormers en hun archiefinstelling: welke extra metadata wil en kan een organisatie meegeven (agency specific metadata), op welke manier en hoe gaat een archiefinstelling hiermee om? En welke beperkingen (denk aan WBP) zijn er om rekening mee te houden?
Omdat deze extra metadata van alles kan zijn, kan het lastig zijn om dit gestructureerd te ontsluiten. Is het dan een kwestie om deze metadata dan als een dump mee te sturen in de hoop dat er in de (nabije) toekomst slimme zoektechnologie beschikbaar komt die gestructureerde ontsluiting alsnog mogelijk maakt?
-
-
Ik zou het logisch vinden dat de toelichting van de archiefregeling het alleen heeft over de metagegevens die je vastlegt in het kader van de archiefregeling. Deze staan benoemd in de artikelen 17 en 24.
Je zou dit eventueel nog kunnen uitbreiden naar metadata die zorgen voor een duurzame en toegankelijke staat, authenticiteit en/of integriteit (voorzover niet afgedekt in artikel 17 en 24). Metadata die hier niet toe bijdragen, lijken me met het oog op de archiefregeling hierin minder relevant. Metadata kunnen nu eenmaal verschillende doelen hebben en niet alle doelen blijven altijd bestaan.
Volgens mij heb je daar ruimte om te bepalen dat bepaalde metadata niet 'tot in alle eeuwigheid' bewaard hoeven blijven, ook al bestaat het archiefstuk nog steeds.
Ik lees de term 'onverbrekelijk' dan ook meer als 'als metadata aanwezig zijn, moet duidelijk zijn tot welk(e) archiefbescheid(en) ze behoren' (nogal wiedes, want op zichzelf zeggen metadata niet zoveel). Niet dat metadata niet vernietigd zouden kunnen/mogen worden.
-
-
Hallo Bianca en Wout,
Bedankt voor jullie reacties. Ik zie nog steeds geen ruimte in de regelgeving die maakt dat ik metadata zou mogen vernietigen. Het regime is dat je een stuk (en daarmee de ermee samenhangende metadata) bewaart of vernietigt conform een selectielijst. Voor het vernietigen van een deel van de metadata zie ik geen grond (ze staan immers niet apart op de lijst).
Het omgekeerde geldt toch ook: als ik een stuk vernietig moet ik toch ook alle daarmee samenhangende metadata vernietigen? Of is er dan ruimte om metadata te bewaren, terwijl het stuk niet meer bestaat (hoewel, in de vorm van een vernietigingslijst kan ik me dat nog wel voorstellen, maar dat is een expliciete wettelijke eis).
-
-
Hoi Joost,
Ze staan op de huidige lijst, onder cat. 2.11 "gegevens over gegevens":
Gegevens, noodzakelijk voor het bepalen van de
authenticiteit, de volledigheid, de context alsmedevoor het beheer van permanent te bewaren
archiefbescheiden (metadata)Met waardering B. Daardoor ga ik er vanuit dat niet alle metadata bewaard hoeft te worden, maar alleen de gegevens noodzakelijk voor authenticiteit, context, volledigheid en beheer. Onder dezelfde categorie staan ook de gegevens over te vernietigen archiefbescheiden, die zijn volgens de lijst 1 jaar na vervallen belang te vernietigen.
In de nieuwe lijst is het minder duidelijk, daar staan ze onder 19.1.14: "Vervanging, migratie, conversie, vervreemding, overbrenging of metadatering van archieven", zonder toelichting of het gaat om metadatering van te vernietigen of te bewaren archiefbescheiden, of over welke metagegevens het gaat.
-
-
Hoi Caroline,
Bedankt voor je antwoord!
Ik kan hieruit alleen afleiden dat voor de overige metadata geen selectiebeleid is (wat impliceert dat ze bewaard moeten blijven totdat anders is besloten).
In de nieuwe concept-selectielijst van de VNG word onder permanent te bewaren registers wel de ordeningsstructuur en het metagegevensschema genoemd, wat impliceert dat er een bewuste, gedocumenteerde beslissing ligt achter welke metagegevens worden geregistreerd en bewaard. Opnieuw zegt deze lijst niets over vernietiging van metagegevens of de vraag welke metagegevens moeten worden overgenomen en welke niet. Onder 19.1.14 mis ik 'of metadatering van archieven' (in de lijst op https://vng.nl/files/vng/brieven/2015/attachments/ontwerplijst_2015... wordt metadatering bij 19.1.14 niet genoemd). Waar heb jij dit gevonden? Heb jij een andere versie geraadpleegd? Wel wordt hier genoemd dat het gaat om 'de verwerkte gegevens'.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Mochten er onduidelijkheden zijn rondom de (nieuwe) selectielijst mail dan naar archief@vng.nl, daar wordt het eindproduct alleen maar beter van.
-
-
Je hebt inderdaad een andere versie. Degene die ik heb gebruikt (het Excel bestand) is hier te vinden.
Bedankt voor de tip Yvonne.
-
-
Aha, dat is inderdaad een andere versie dan de versie die aan de minister is aangeboden. Daar staat metagegevens niet meer in 19.1.14.
-
-
Dat is vreemd. Op de link die ik hierboven zette staat namelijk exact dezelfde PDF als die op de website staat die jij net doorstuurde, dus ook de PDF met 20160412 in de bestandsnaam. Dus blijkbaar klopt het Excel bestand niet met de PDF die naar de minister gestuurd is? Of ken jij nog een recentere versie van de Excel? De Excel heeft trouwens 31032016 in de bestandsnaam, dus qua tijd scheelt het niet veel met de PDF.
-
-
Versiebeheer blijft een ding natuurlijk. Ik heb alleen op de site van de VNG gezocht. Ken geen andere versies dus. Misschien weet de archiefcommissie het verlossende antwoord te geven? @Joost van Koutrik?
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
