BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Metadata voor gemeenten
Metagegevens zijn essentieel voor (digitaal) informatiebeheer, daar hoeft geen discussie over gevoerd te worden. Volgens de baseline hebben ze diverse functies:
Vindbaarheid: Metadata dragen bij aan de vindbaarheid van informatie. Dan is het wel noodzakelijk dat de juiste zoektermen zijn toegevoegd.
Authenticiteit: Metadata vertellen waar de informatie vandaan komt en wanneer, waarom, door wie en in samenhang waarmee ze zijn gemaakt. Die gegevens zijn van belang voor een juiste interpretatie van de informatie en voor het vaststellen van de authenticiteit. Informatie is authentiek als kan worden bewezen dat het is wat het beweert te zijn, dat het opgemaakt of verzonden is door de persoon die beweert het te hebben opgemaakt of verzonden is op het tijdstip dat is aangegeven. In een papieren werkomgeving worden daar bijvoorbeeld watermerken en (gekleurde) paragrafen voor gebruikt.
Betrouwbaarheid: Metadata die weergeven hoe informatieobjecten in de loop der tijd zijn gebruikt, bewaard en beheerd en wat er mee is gebeurd (wijziging, vaststelling, publicatie…), geven houvast bij het bepalen van de betrouwbaarheid (authenticiteit en volledigheid) van informatie. Dat wil zeggen dat de inhoud kan worden vertrouwd als een volledige en nauwkeurige weergave.
Zorgvuldig omgang: Het toekennen van metadata over gebruiksrechten, vertrouwelijkheid en openbaarheid helpen bij een zorgvuldige omgang met (gevoelige) informatie.
Leesbaarheid: Gegevens over technische kenmerken en het computersysteem waarin het wordt bewaard en beheerd, zorgt ervoor dat gegevens leesbaar blijven. Als systemen verouderen of vervangen worden, kunnen maatregelen genomen worden, zodat de informatie ook in de toekomst leesbaar blijft.
De kwaliteitsfunctionaris krijgt bij de baseline een mooie taak toebedeeld: Het (doen) ontwikkelen, (doen) onderhouden en monitoren van het gemeentelijke repertoire aan metadata binnen het informatie- en archiefmanagement. Daarnaast doet de baseline ook nog de volgende uitspraak: De metadata waarmee binnen een gemeente of bestuursorgaan informatie (verplicht) wordt vastgelegd en waarmee de toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie wordt geborgd, zijn beschreven.
Ook in de ordening komt het metadataverhaal terug: Voor de transacties in een proces wordt bepaald welke informatie moet worden vastgelegd (in de Baseline aangeduid als 'overheidsinformatie') en welke metadata daarbij vereist zijn: de minimaal vast te leggen metadata over de context waarin de informatie is ontstaan, het systeem waarin de informatie zal worden vastgelegd, bewaareisen, specifieke toegankelijkheidseisen en beperkingen alsmede de van toepassing zijnde uitwisselbaarheidseisen.
Nu kom ik bij veel gemeenten over de vloer en zie dat veel medewerkers hiermee worstelen. Dan zijn er nog verschillende landelijke initiatieven zoals die van de werkgroep voorbereiding Implementatie e-depots in ontwikkeling gebaseerd op de metadataprofiel van de rijksoverheid.
In B5 verband, dat zijn de Brabantse steden spraken we laatst de behoefte uit of hier geen handreiking vanuit KING en/of VNG voor gedaan kan worden. Waarom zou iedere gemeente zelf het wiel uitvinden en waarom werken we niet samen, misschien alleen al om kennis op dit gebied te bundelen ?
Wat vind je van het idee en geef het aan via BREED. Dan zorgt de redactie voor een verzoek aan KING en/of VNG.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Eric van Opstal op
-
Helemaal mee eens! Elke handreiking in (ook) deze materie ter voorkoming van veel tijd en energie steken in het 'uitvinden' en ontwikkelen door 'ieder voor zich' is meer dan welkom.
-
Permalink Antwoord van Hanneke van Aalst op
-
Omdat het inderdaad logisch is als niet iedereen het wiel gaat zitten uitvinden is er vanuit de door Yvonne genoemde Werkgroep Voorbereiding Implementatie E-depots, (ingesteld door NA en RHC's) een werkgroep aan de slag gegaan om een generiek toepassingsprofiel voor de metadata van lokale overheden te ontwikkelen. In eerste instantie bestemd voor de bij de RHC's aangesloten organisaties maar er zijn contacten gelegd met VNG/KING, respectievelijk IOG-Div met als doel zoveel mogelijk samen op te trekken en het uiteindelijke product voor alle organisaties bruikbaar te maken. Voor alle duidelijkheid, het gaat om het rood omcirkelde deel van onderstaand schema:
Eind dit jaar moeten de eerste resultaten worden opgeleverd.
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
"Voldoet het systeem aan de NEN 2082?"
"Ja, het systeem voldoet aan de NEN 2082."
"En is het conform de RGBZ?"
"Ja, dat ook."
"En het Toepassingsprofiel Metagegevens?"
"Ja, is allemaal geregeld."
"Mooi! Dan kan ik verder slapen!"
Ik zeg nu niet dat het zinloos is om een Toepassingsprofiel Metagegevens op te stellen, maar wel dat hier een gevaar in huist. Het nadeel van standaarden is dat men stopt met kritisch nadenken en vertrouwt op de autoriteit van de ISO, KING, VNG, NA of wat dan ook. Als men stopt met nadenken, sla je echter de innovatie en vooruitgang dood.
Waar ik wel in geloof is om de mensen te leren hoe zij hun metadata in kaart kunnen brengen, evalueren en verbeteren. Plan-Do-Check-Act op je metadatamodel, waarbij de focus niet alleen ligt op welke metadata je überhaupt hebt, maar hoe die metadata in het proces wordt vastgelegd en gebruikt.
Ik zie dus liever een Model-beheerproces Metadata dan een Toepassingsprofiel Metadata. Ik zie liever, op volgorde van belangrijkheid:
- Een eenvoudig te implementeren Model-beheerproces Metadata
- Een manier om metadatamodellen te delen met elkaar (lekker 2.0)
- Een sjabloon voor het vastleggen van metadata (denk bijvoorbeeld aan wat er nu gebeurd bij de ontwikkeling van een ZTC 2.0)
- Een set aan minimale metadata; het toepassingsprofiel.
Aan de andere kant, heeft iedere gemeente wel de capaciteit om een dergelijk beheerproces te implementeren en uit te voeren? Waar liggen in de gehele organisatie de prio's?
-
Permalink Antwoord van Ad van Heijst op
-
Zoals jullie weten meng ik me nooit in dit soort discussies vanuit commercieel gezichtspunt, maar nu moet het toch maar even, excuses bij voorbaat. Ik heb een ander aanbod. Wij onderhouden vanuit VHIC het model-dsp voor gemeenten inhoudelijk. Wat is daar mis mee vraag ik mij af als ik deze discussie lees. De ZTC zit erin, er zijn metadata op bestandsniveau, dossierniveau, documenttypeniveau, besluittypeniveau.... Waarom niet aangeven wat er ontbreekt aan dit hulpmiddel dat door 325 gemeenten is aangekocht en het aanpassen aan de jullie eisen? Wie geïnteresseerd is in een dergelijke oplossing nodig ik van harte uit om contact met ons op te nemen, dan houden we hierover een bijeenkomst eind mei en zijn we aan de slag. Geef je naam door aan a.vanheijst@vhic.nl en je krijgt een uitnodiging.
-
Permalink Antwoord van Frans Smit op
-
Ja, dat vind ik een goed idee. Dat doet denken aan zaken als RGBZ. Ik ben ook bezig om een soort minimum metadataset te formuleren voor het informatiebeheer van Almere. En in Amsterdam bestaat al lang een dergelijk initatief.
Het zou m.i. moeten gaan om een metadataset voor informatiebeheer. Dat is qua scope breder dan bijv de metadataset voor e-depots. Dat is namelijk "maar" een onderdeel van je informatiebeheer (complicated enough though).
Als je dit zou beperken tot een basisset dan is het zeker haalbaar. Producten zouden kunnen zijn:
1. Logische beschrijving metadataset
2. XML schema voor gegevensuitwisseling (import en export) van zo'n metadataset
3. mapping met andere metadatasets, bijv voor aan- en uitlevering e-depots
eea zou een mooi vervolg zijn op de baseline die er nu ligt, bijv als er een versie 2.0 wordt gemaakt waarin in deel 2 van de baseline:
1. deze minimumset,
2. en ook een beschrijving van metadata en processen voor duurzaam digitaal archiefbeheer, ofwel e-depots. daar is al veel van aanwezig en beschikbaar, bijv in de B5, bij ons in Almere en uiteraard al helemaal in het mooie werk in Amsterdam en Rotterdam op het gebied van e-depots. Er liggen dus al producten die een mooie input kunnen zijn voor een breder toepasbare oplossing.
Voor zo'n versie 2.0 zijn vast nog vele andere onderwerpen te noemen, maar op deze druilerige paasdag kom ik op bovenstaande.
-
-
Wellicht kun je als werkgroep ook gebruik maken van wat er allemaal al ligt bij gemeenten, dat scheelt weer ontwikkeltijd en -geld, en voorkomt dan dubbel werk door de werkgroep zelf. Mocht je interesse hebben neem dan even contact op. Succes! Frans
Hanneke van Aalst zei:Omdat het inderdaad logisch is als niet iedereen het wiel gaat zitten uitvinden is er vanuit de door Yvonne genoemde Werkgroep Voorbereiding Implementatie E-depots, (ingesteld door NA en RHC's) een werkgroep aan de slag gegaan om een generiek toepassingsprofiel voor de metadata van lokale overheden te ontwikkelen. In eerste instantie bestemd voor de bij de RHC's aangesloten organisaties maar er zijn contacten gelegd met VNG/KING, respectievelijk IOG-Div met als doel zoveel mogelijk samen op te trekken en het uiteindelijke product voor alle organisaties bruikbaar te maken.
...
-
Permalink Antwoord van Peter de Punder op
-
Waarom niet het toepassingsprofiel voor de rijksoverheid als uitgangspunt nemen ? Waarom zou de metadata van de lokale overheid afwijken van die van andere overheden ? De ervaringen van de waterschappen lijken me waardevol.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Dag Peter, sterker nog, het toepassingsprofiel van de rijksoverheid moet als basis dienen. Ik stuur je seperaat het draaiboekje e-depot toe.
-
-
De vraag stellen is haar beantwoorden: prima uitgangspunt!
Peter de Punder zei:Waarom niet het toepassingsprofiel voor de rijksoverheid als uitgangspunt nemen ? Waarom zou de metadata van de lokale overheid afwijken van die van andere overheden ? De ervaringen van de waterschappen lijken me waardevol.
-
Permalink Antwoord van Ingmar Koch op
-
En dat is dus precies wat de werkgroep op dit moment aan het doen is: bekijken of en in hoeverre het toepassingsprofiel voor de rijksoverheid van toepassing *kuch* kan zijn op de lokale overheden.
Daarnaast onderzoekt de werkgroep welke aanvullende informatie nodig is om de inhoud, de betekenis en het nut van een generiek toepassingsprofiel en een organisatiespecifiek toepassingsprofiel duidelijk te maken. Voorlopig gebruiken we dit eenvoudig schemaatje daarvoor.
Tenslotte: het feit dat er een generiek toepassingsprofiel is (of komt), betekent niet dat alle lokale overheden klaar zijn. Iedere overheidsorganisatie zal zelf moeten vaststellen welke metagegevens zij in welke vorm vastlegt en die metagegevens moeten relateren aan het generieke toepassingsprofiel. Enkel op die manier kan informatie simpel en eenduidig uitgewisseld worden.
-
-
Misschien kan het voor gemeenten gematcht worden met het RGBZ? Heeft iemand dat al eens gedaan?
-
Permalink Antwoord van Bas de Groot op
-
De werkgroep Metadata E-Depot lijkt zich ook op het standpunt te stellen dat de Richtlijn en het Toepassingsprofiel Metadata voor de Rijksoverheid vrijwel in zijn geheel bruikbaar is voor gemeenten.
Bovendien hebben de waterschappen al een historie van samenwerken op het gebied van metadata: http://www.informatiehuiswater.nl/producten_diensten/aquo-standaard
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
