BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Meerdere archiefsystemen bij 1 organisatie
Zo vlak voor de kerst zit ik eens na te denken. We hebben als overheidsorganisatie verschillende systemen waarmee we werken. Maar we werken nog veelal uit het dogma dat we maar 1 archief hebben.
In de papieren wereld was dat logisch en verstandig. Mijn vraag is nu, in deze digitale tijd waarom besluiten we niet om meerdere systemen als archief te benoemen.
Er wordt veel opgeslagen in Geosystemen, in een formaat dat niet altijd even makkelijk in een DMS te zetten, viewen en bewerken is. Dat zou een apart archiefsysteem kunnen zijn.
Het financiële pakket idem dito. De vraag met financiële informatie is sowieso in een DMS zou moeten, omdat het niet voor blijvende bewaring in aanmerking komt (99%)
En hoe ga je om met de netwerkschijf, zou je eventueel ook als archief kunnen kenmerken.
Wanneer je dan ook nog een Enterprise search engine over alle bronnen laat zoeken dan zou je in principe alle applicaties de dingen laten doen waar ze voor bedoeld zijn en hoop ik ook nog het aantal koppelingen te beperken.
Ik weet dat er de nodige consequenties zijn, wie doet het beheer, wie is eigenaar van de data die in de applicaties zit. Maar aan de andere kant hoeven medewerkers alleen in hun bekende systemen te werken en kan er voor DIV een rol van opleider of controller weggelegd zijn.
Zijn er al organisaties die op deze manier werken, dan wel deze manier onderzocht hebben en ervan zijn teruggekomen?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Henk Sligman op
-
Als we nu eens in "domeinsystemen" gaan denken wellicht dat "keteninformatisering" dan ook een beter haalbare kaart wordt. Ook centraal, decentraal gaat dan over in geconcentreerd en gedeconcentreerd. "Deelnemers" in een domein, intern of extern, publiek of privaat maken gelijkelijk gebruik van de domeinvoorziening. En misschien moeten we wat los komen van het enge-re begrip "zaaksysteem" ter voorkoming van de dun (anorexia) of dik (obesitas) syndromen.
De "archieftraditie" laten we bestaan, zuiver en alleen voor de "historische gemeentearchivaris". Het huidige informatiekundige gebied is van een andere slagorde en vergt andere competenties.
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Dat is ook zeker een interessante gedachte, Henk! In "mijn" gemeente wordt dit al als optie genoemd voor het sociale domein. Ik vraag mij echter af of we dan niet weer aan een EPD-achtige oplossing beginnen. Desalniettemin vraagt de toenemende ketensamenwerking wellicht inderdaad om domain architectures i.p.v. enterprise architectures (of beide).
-
-
Ik denk dat DMS-en met name als "archief "vormend" systeem moeten worden gezien. Je hebt er velen van o.a. financieel systeem, vastgoedsysteem, personeelssyteem en net een demo gehad van een nieuw sociaal domeinsysteem (3D's) etc.. Echter na gedane zaken zou een "centraal Recordmanagement systeem" het "archiefbeheer" als taak moeten overnemen. (dit ook ter ontlasting van de DMS-en en de flexibiliteit die dan ingebouwd kan worden voor nieuwere geavanceerdere DMS-en). Na een goed ingericht en qua beheer ook een goede "organisatie" hieronder is de stap om al dan niet een "e-depot" in te richten niet zo groot meer want ook een e-depot vergt m.n. "mensen, middelen en organisatie" maar die staat dan al middels de RM-beheer omgeving. Of??? missen we dan iets??
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
Het RMS = e-depot?
In de dynamische fase is het volgens mij een utopie om alles in 1 systeem te hebben of te willen archiveren. Hoeveel applicaties heeft een gemiddelde organisatie? Kun en wil je alle informatie wel kwijt in het DMS? Hoeveel koppelingen zou je dan moeten realiseren om alle informatie in het DMS kwijt te kunnen vanuit de applicaties waarin deze informatie gevormd is? Nog los van de vraag of al deze informatie (technisch) in het DMS past.
De nodige middelen kun je ook inzetten voor een goede e-depotvoorziening en aan inspanningen om in overleg met de organisatie te bekijken hoe de informatie in de verschillende omgevingen (DMS, zaaksysteem, netwerkschijven, etc.) zo goed mogelijk beheerd kan worden en waar koppelingen tussen systemen daadwerkelijk inhoudelijke meerwaarde bieden. Niet koppelen ‘omdat het kan/zou kunnen of omdat iemand het wil’.Dossiers die zijn afgehandeld, om het even in welk systeem of systemen deze zijn gevormd, zouden in een e-depotvoorziening (uit)geplaatst kunnen worden, in afwachting van vernietiging dan wel formele overbrenging. Liefst komen ze in de e-depotvoorziening op een platformonafhankelijke wijze (ook de soft- en hardware van een e-depot is ‘eindig’ en zo nu en dan aan vervanging of upgrades onderhevig; risico op informatieverlies moet in een e-depot geminimaliseerd zijn).
Ook digitale dossiers waarvan informatie in de dynamische fase zich in meerdere systemen bevindt (bijv. in DMS en in een vakapplicatie) zouden als 1 geheel in de e-depotvoorziening moeten worden opgenomen. Vergelijk dit met de papieren omgeving, waarbij een dossier in de vergunningserie gerelateerd wordt aan een projectdossier.
Een (uit)geplaatst dossier in de e-depotvoorziening zou in zijn geheel te raadplegen moeten zijn door de archiefvormer. Ook een intranet/extranet zou door de archiefdienst kunnen worden aangeboden en beheerd. Het intranet/extranet kan onderdeel zijn van de e-depotvoorziening en is voor de ‘designated community’ (waaronder de archiefvormers, maar ook de burgers) de ingang die ze moeten gebruiken om informatie te raadplegen/op te vragen.
-
Permalink Antwoord van Max Beekhuis op
-
Ik zou jullie nog op een ander aspect willen wijzen. Als ik jullie discussie goed volg en begrijp richten jullie je vooral op de informatie, de systemen, het beheer, e.d. Ik voorspel echter dat in toenemende mate de discussie gaat lopen langs de as van zelf/doen versus ondersteunen. In de politiek correcte taal gebruik wordt de kenniswerker opgezadeld/toegedicht dat zij/hij zelf verantwoordelijk is voor vastleggen en delen van informatie. Dat blijkt in de praktijk toch iets ingewikkelder te zijn dan dat men heeft aangenomen. De vraag is wat mij betreft dan ook niet welke info en waarmee, maar veel eerder wie gaat het informatiebelang afdekken. En ik denk -zie de bijdrage van Henk Sligman- dat er een domeindiscussie plaats zal vinden waarbij de optie van uitbesteden -wie wil er uiteindelijk overhead in z'n organisatie?- m.i. de dominante discussie voor de komende jaren. En die partijen die zo'n dienst aanbieden ach die gaan voor standaardisatie, doelmatig en doeltreffend. En toegevoegde waarde voor de klant. Ben benieuwd wat jullie hiervan vinden?
-
-
"ach, die gaan voor standaardisatie, doelmatig en doeltreffend." hmmm. En dus hoeven we ons over de te leveren diensten c.q. systemen geen zorgen te maken? Ik denk dat ik niet helemaal begrijp wat je bedoelt.
Wie gaat informatiebelang afdekken? Dat is inderdaad een heel wezenlijke vraag. En wat moet deze partij kennen en kunnen?
-
-
Het is 1-1-2015 dus wettelijk kunnen we van start met "taakuitvoerende domeinen" In de WGR benoemd als Bedrijfsvoeringsorganisaties (BVO). Heel voorzichtig ontstaat bij mij het beeld van het oude dienstenmodel/secretariemodel maar dan met andere lokale overheden samen. De "secretarie" wordt de sturende factor van de "regie gemeente". En @ Max, bij de "regie-gemeente" zit alleen nog maar "overhead" en vooral geen "uitvoering".
In deze nieuwe constellatie met domeinen (en ketens) zal het "rechtmatig en rechtzeker handelen" van de (lokale) overheid geborgd moeten zijn. Gaan we dan voor geintegreerde domein ondersteuning??? of een generiek domein informatiehuishoudkundig beheer? Denk daarbij aan de doelmatigheid en doeltreffendheid en met name het "lokaal/regionaal maatschappelijk rendement"
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
