BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Meerdere archiefsystemen bij 1 organisatie
Zo vlak voor de kerst zit ik eens na te denken. We hebben als overheidsorganisatie verschillende systemen waarmee we werken. Maar we werken nog veelal uit het dogma dat we maar 1 archief hebben.
In de papieren wereld was dat logisch en verstandig. Mijn vraag is nu, in deze digitale tijd waarom besluiten we niet om meerdere systemen als archief te benoemen.
Er wordt veel opgeslagen in Geosystemen, in een formaat dat niet altijd even makkelijk in een DMS te zetten, viewen en bewerken is. Dat zou een apart archiefsysteem kunnen zijn.
Het financiële pakket idem dito. De vraag met financiële informatie is sowieso in een DMS zou moeten, omdat het niet voor blijvende bewaring in aanmerking komt (99%)
En hoe ga je om met de netwerkschijf, zou je eventueel ook als archief kunnen kenmerken.
Wanneer je dan ook nog een Enterprise search engine over alle bronnen laat zoeken dan zou je in principe alle applicaties de dingen laten doen waar ze voor bedoeld zijn en hoop ik ook nog het aantal koppelingen te beperken.
Ik weet dat er de nodige consequenties zijn, wie doet het beheer, wie is eigenaar van de data die in de applicaties zit. Maar aan de andere kant hoeven medewerkers alleen in hun bekende systemen te werken en kan er voor DIV een rol van opleider of controller weggelegd zijn.
Zijn er al organisaties die op deze manier werken, dan wel deze manier onderzocht hebben en ervan zijn teruggekomen?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Bedankt voor je bijdrage, het is een herkenbare situatie. Doxis heeft een of twee jaar geleden hiervoor CEELO ontwikkeld.
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
hallo Yvonne, aardig punt! Vraag: heb je het rapport van o.a. NHA over het e-depot gelezen? Daarin wordt een oplossing als CEELO vrijwel niet behandeld. Hetzelfde geldt voor het rapport dat in Zeeuws verband is opgesteld. Belangrijkste argument lijkt te zijn dat men zo leverancierafhankelijk mogelijk wil zijn. Dan wel zouden met de leverancier zeer goede afspraken gemaakt moeten kunnen worden over toegang, eigendom en teruglevering van informatie. En de vraag is of dat lukt. Hoe denk jij hierover?
-
-
ha Jack,
Ik heb CEELO in dit verband niet genoemd als zijnde een e-depotoplossing. De vraagstelling gaat over de enterprise search engine. In dit verband vertelde Max Beekhuis me een paar jaar geleden over de ontwikkeling in deze, zie ook deze url.
https://www.doxis.nl/nieuwsbericht-doxis/persbericht-ceelo-oplossin...
In mijn optiek zou een e-depot bij alle systemen moeten aansluiten, het gaat toch om de ingest van de data en niet het systeem. Waar jij het over hebt, lijkt mij vooral een juridisch en procedureel vraagstuk vergelijkbaar met het plaatsen in de cloud.
Is het Zeeuws rapport over het e depot openbaar ?
-
-
hallo Yvonne, dank je voor de aanvulling/verduidelijking.
Mijn vraag is iets buiten de vraag van Rob en inderdaad richting e-depot. Ceelo zou ook bruikbaar moeten zijn, zie http://www.ceelo.nl/succesvolle-e-depot-bijeenkomst-bij-putten/
Ik denk dat het Zeeuwse rapport na presentatie wel openbaar zal worden. Anders kun je het navragen bij Hanneke van Aalst (wel bekend?)
groeten,
Jack
-
-
Waarom kun je nog niet digitaal overbrengen?
Het kan best ook een uitdaging zijn om je bestanden uit Corsa te halen om ze in een digitaal depot te kunnen krijgen.
-
Permalink Antwoord van Annemieke Adema op
-
Ik denk dat dit een mogelijke oplossing is (wat Rob beschrijft) om in back-offices archieffunctionaliteiten in te bouwen, voor met name te vernietigen archief. Dit scheelt koppelingen, die het al dan niet doen/ gebruikt worden.
Het blijvend te bewaren archief kan dan na afdoening / sluiten van de zaak overgezet worden naar het e-depot (naar een duurzame omgeving). De wijze daarop kan verschillend zijn, vast staat dat er een ingest moet plaatsvinden. Dit kan met behulp van een oplossing als Ceelo.
Belangrijk is dat zicht is waar wat gearchiveerd staat en wanneer het vernietigd wordt, dit is een regievoerende taak. En of DIV dat moet doen, of een informatiemanager... of pietje/keesje / klaasje, het gaat erom dat het is belegd en dat het wordt uitgevoerd.
Iedereen zijn eigen zaaksysteem, er dient wel een businesscase onderbouwd te worden of dit beter / goedkoper is dan een breed zaaksysteem (in een realistische situatie, waar rekening wordt gehouden dat verschillende backoffices blijven draaien).
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
CEELO is geen Enterprise Search Engine. Het is een oplossing waarbij je informatie uit diverse systemen kunt ophalen en duurzaam kunt opslaan in CEELO. Je zult dan wel moeten k(l)oppelen met al deze systemen. Een Enterprise Search Engine laat juist alle informatie staan waar het staat en zoekt door alle systemen heen. CEELO (en andere alternatieven) is een oplossing voor het uitgangspunt "'één centraal archief". Enterprise Search Engine sluit juist beter aan op het uitgangspunt "decentraal archiveren".
Om terug te komen op Rob's vraag, ik heb hier op BREED ook al meer dan eens het centraal-archief-denken aan de kaak gesteld. Bijvoorbeeld in de reacties onder deze discussie of door op zoek te gaan naar publicaties over alternatieve aanpakken.
Het idee om al het archief op één plek bij elkaar te zetten vind ik naïef, inefficiënt en egocentrisch. Naïef, omdat informatie om ons heen is. Als je vast blijft houden aan "ons archief zit in het DMS", dan zet je oogkleppen op zodat je al die andere opslagmedia en systemen niet hoeft te zien en er niet over hoeft na te denken (not my problem). Hoezo records continuüm?
Ik vind het inefficiënt, omdat het DMS geschikt moet zijn voor de langdurige, kwalitatieve opslag van belangrijke informatie, maar dat je er ook een hoop niemendalletjes in gaat opnemen (of je laat het buiten je oogkleppen staan). In het DMS kost iedere gigabyte evenveel, het opslaan van een document vergt evenveel handelingen en ieder record wordt evensnel gevonden. Bovendien zijn DMS'en documentgericht, terwijl heel veel informatie in data(bases) is vastgelegd. Je kunt daar wel XML's o.i.d. van draaien en die opslaan in het DMS, maar dan ben je in feite informatie dubbel aan het opslaan. Of je "archiveert" geen data(bases).
Egocentrisch, omdat het één-archief–gedachtengoed vooral gevoed wordt door het argument "dan kunnen wij het beter beheren". En de gebruiker dan? Die vind het juist handig als de informatie (waaronder, maar niet uitsluitend documenten) op de plek staat waar hij het heeft aangemaakt, gepresenteerd op een wijze die aansluit op zijn werkwijze en bewerkt en verrijkt kan worden op een wijze die voor hem efficiënt is.
In "mijn" organisatie zie je de kanteling al ontstaan in het denken van centraal naar decentraal. Dit zie je bijvoorbeeld terug in onze aanpak van de risico-analyses. Daarbij onderzoeken wij samen met "onze klanten" waar informatie is opgeslagen en of het beheer hierover voldoende geregeld is. Als afdelingen hun informatie opslaan in ons centrale archief dat door *ons* beheerd wordt - het zaaksysteem met geïntegreerd DMS - dan is dat uiteraard prima. Als zij echter informatie opslaan in een andere omgeving en het beheer daarover voldoende hebben ingericht, dan is dat ook prima! Sterker nog, is het beheer in die andere omgeving niet voldoende geregeld, dan denken wij graag mee over hoe het beheer in die omgeving verbeterd kan worden!
-
-
Overigens heb ik nog niet volledig uitgedacht hoe het e-Depot hierin past. Ik denk aan een voorziening (= systemen, mensen en processen) die door dwars door de systemen heen de digitale duurzaamheid van bestanden controleert, hierover rapporteert en waar nodig ingrijpt. En daarnaast een voorziening voor de storage en ontsluiting van te bewaren bescheiden ouder dan 20 jaar.
-
-
stel dat je van het e-depot een voorziening maakt met bewaar/vernietigingsmogelijkheden waarin je alle informatie opneemt die administratief niet meer nodig is? Dan hoeft alleen deze voorziening over die specifieke functionaliteit te beschikken en hou je de bedrijfssystemen 'schoon'. Het e-depot is dan deels eenzelfde voorziening als het vroegere semi-statisch archief.
-
-
Jack, dat wordt bij de pilot Haarlem uitplaatsing genoemd.
-
-
ja, als je het e-depot buiten de deur vorm geeft. In de pilot wordt nog wel uitgegaan van informatie vanuit het dms/zaaksysteem dacht ik. Andere toepassingen waren daarin nog niet meegenomen.
Als je daarvoor kiest heb je geen archiefsysteem meer in huis :-)
-
-
Jack, jouw voorstel betekent ook dat er in de organisatie niet één centraal archief is, maar dat documenten en informatie in verschillende systemen kunnen zitten. Voor alle duidelijkheid, ik beschouw het dynamisch archief als onderdeel van het archief.
Ik vermoed dat we het eens zijn over het centraliseren van het statische archief en het decentraliseren van dynamische archief. Over het semi-statische archief vind ik dat deze ook beter (deels) gedecentraliseerd kan worden, zeker wanneer het gaat om informatie en documenten die maar kort te bewaren zijn. Informatie en documenten die decennia-lang bewaard moeten worden, kunnen misschien beter naar een centraal archief tenzij zij beter bewaard en/of ontsloten kunnen worden in de bron-applicatie. Hoe dan ook, het gesprek hierover moet m.i. intern gevoerd kunnen worden zonder dogma's op te leggen vanuit de archief-traditie.
In een dergelijke situatie is het overigens meer dan ooit belangrijk om te weten welke informatie (incl. documenten) in welk systeem wordt opgeslagen.
P.S. "Administratief niet meer nodig" vind ik een zeer wazige uitdrukking. Die zou ik niet willen gebruiken in mijn communicatie naar andere afdelingen.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
