BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Medewerkers DIV norm 1:25
Lange tijd is bij het vaststellen van het aantal benodigde DIV-medewerkers uitgegaan van de norm 1:25 (één DIV-medewerker op 25 bureau/behandelende ambtenaren).
Deze norm gaat uit van een analoge situatie. Bij de Rotterdamse Archiefinspectie komt regelmatig de vraag binnen naar een aangepaste norm, geschikt voor een digitale (of minstens hybride) situatie.
Het is natuurlijk erg lastig om zo’n norm te bepalen door het grote aantal variabelen, zoals de mate waarin het informatiebeheer rechtstreeks binnen het primaire proces plaatsvindt, het niveau van de (secretariële) ondersteuning, het niveau van kennis en bekwaamheid van het personeel, de faciliteiten voor de uitvoering van DIV-taken, etc, zoals ook de website van de Erfgoedinspectie meldt.
Dit is natuurlijk waar, maar er blijkt toch behoefte aan kengetallen. Weet iemand of zo'n bijgestelde norm bestaat, of dat er aan gewerkt wordt?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@Josje, Goede vraag. Inderdaad was de norm bij analoog altijd 1 op 25, maar taken en organisaties zijn sterk veranderd. Hoort het scanproces wel of niet tot DIV, gaat DIV met ICT naar de Backoffice of sluit het team meer aan bij de Frontoffice. Het schijnt dat DOXIS een jaarlijkse enquete houdt over kengetallen bij gemeenten. Via een abonnement worden de gegevens verstrekt aan belanghebbenden. Misschien is die op te vragen bij de adviescommissie van de VNG ?
Zie ook de benchmark / verkenning van VHIC op deze link.
Hartelijke groet, Yvonne Welings
-
Permalink Antwoord van Marius Jansen op
-
Het gemiddelde van 1:25 is voor zover ik weet nooit een soort van landelijke vuistregel geweest. Wel dat dit kengetal al vanaf de jaren ’90 in Rotterdam wordt gehanteerd. Maar de onderliggende analyse is nooit duidelijk geworden. De kengetallen in het document van VHIC (link Yvonne) bevestigt voor kleine gemeente min of meer deze verhouding, maar VHIC waarschuwt zelf voor de interpretatie hiervan omdat eigen onderzoek in 2003 bij gemeenten met 40.000 inwoners volstrekt afwijkende verhoudingen te zien gaven.
Bovendien zijn dit geen kengetallen die gekoppeld zijn aan kwaliteitsniveaus, maar gewoon door de gemeenten zelf ingevulde fte verhoudingen zonder daar een kwaliteitsoordeel aan toe te kennen. Enkele maanden geleden heb ik betreffende dit document hier met Ad van Heijst nog van gedachten gewisseld en bevestigde dat hier heel terughoudend mee omgegaan moet worden. Tevens gaf Ad van Heijst aan dat er behoefte is aan meer specifiekere kengetallen met name betreffende o.m. document-/registratieomvang en wie-doet-wat.
Zelf heb ik als archiefinspecteur met een werkgebied van uiteindelijk 12 gemeenten al jaren veel kengetallen verzameld en getracht daar relevante wetmatigheden in te ontdekken. De toen al bestaande vuistregels zoals bijvoorbeeld 1 fte DIV per 7000 inwoners en de relatie met het aantal ambtenaren heb ik nooit als relevant primair kengetal kunnen vaststellen. Tenminste als norm voor voldoende afgedekt archiefbeheer. We moeten ons de vraag stellen of de verhouding DIV fte / ambtelijk fte, en aantal inwoners wel de juiste kengetallen zijn om vanuit te vertrekken.
Leidend voor de werkdruk is primair de omvang van de documenten. Documenten zijn de kleinste archivistische eenheden met een actieketen, even los waar die worden gelegd of door wie/wat uitgevoerd (postbehandeling, registreren, metadata toekennen, distribueren, voortgang/afdoening, opnemen in dossier, etc.). Het zogenaamde zaaksgewijs werken doet daar niets aan af. Voor bosgewijs te denken heb je bomen nodig. Door bomen te planten maak je pas een bos.
Tot mijn verbazing was hier nog nooit echt in geïnvesteerd, behalve dan de aangroei in strekkende meters ( een meter per 1000 inw.) en het kengetal aantal geregistreerde documenten, maar dat is nu juist het verraderlijke. Een meter archief kan meer of minder documenten bevatten, en in de praktijk blijkt gewoon dat geregistreerde documenten slechts een deel van alle archiefwaardige documenten zijn. Soms zelfs maar 20 % van het totaal. Door hoeveel inwoners deze documenten worden gegenereerd en hoeveel ambtenaren hiermee moeten werken is dan feitelijk niet zo relevant. De omgekeerde relatie kan je wellicht wel leggen. Dat bijvoorbeeld een x aantal documenten (gemiddeld) die worden gegenereerd per x aantal inwoners etc. Die relaties kan je ook inzichtelijk maken. Tevens waar en hoe welke archivistische actie wordt uitgevoerd (DIV-gebruiker-automatisch gegenereerd).
Vooral de relaties tussen aantal documentomvang-archiefaangroei-inwoneraantal in relatie tot wie-doet-wat en regierol DIV lijken bepalend.
Enkel voorbeelden heb ik als bijlage bijgevoegd. Natuurlijk kunnen deze nog verder en professioneler worden uitgewerkt. Maar het levert naar mijn inschatting wel onderbouwde kengetallen op.
- Bijlagen:
-
-
kengetallen.doc, 329 kB
-
-
Permalink Antwoord van Hans van Rijn op
-
(op verzoek gekopieerd uit LinkedIn).
Het blijft vreselijk moeilijk om met kengetallen te werken en uit te gaan van kwaliteitseisen en kwantiteitseisen (wat is de productie van een gemiddelde DIV'er). Van belang is wat de organisatie wil dat DIV doet, vertaal dat naar echte producten / diensten en bereken dan de tijd die daar mee gemoeid is om dat te leveren. Zijn de aanwezige mensen in staat (kwalitatief) die producten / diensten te leveren (opleiding en ervaring), bereken dan de kwantiteit (een visiedocument schrijven kost meer tijd dan 100 registraties en zaakgericht werken levert per document tijdswinst op). Om die kwantiteit te kunnen berekenen moet je wat tijd voor inruimen (eenmalig) en voor het management / bestuur concretiseren. Als je eenmaal weet wat kan kun je ook extra vragen, versoberen of inzetten op creatief efficient werken. Vergelijken met anderen helpt je met een richting, maar voorzichtigheid is geboden met de echte taken die uitgevoerd moeten worden. Ik werk bij Delfland en wij (DIV) moeten in de komende jaren 32% fte inleveren. Dan helpt extra vragen niet, maar moeten we vooral inzetten op versoberen en efficient werken.
-
-
Dag Hans,
Denk dat je bevestigd wat ik bedoel te zeggen. Uiteraard moet je als organisatie weten wat je wilt, dat spreekt voor zich. Dan komt het erop aan dat je heel basaal analyseert wat dit betekent aan acties om van documenteenheid tot eindproduct te komen, het dossier of de zaak hoe je het ook maar wilt noemen. Volgens bepaal je wie dit gaat doen, waar leg je de procesactie en de acties met archivistische functionaliteit. Bij de gebruiker? automatisch gegenereerd? DIV medewerker? Welke vaardigheden vereist dat?. Levert zaaksgewijs werken per document tijdwinst op, dan impliceert dit dat dit per document dus tijd kost, hoe minimaal dan ook anders kan je immers geen tijdwinst claimen. Die tijdwinst wordt geboekt door de wijze van dossierregistratie, hoger toegekende metadata hoeven immers niet meer aan lagere delen worden meegegeven, maar ook daarvoor geldt heel simpel dat actieketen maal dossieromvang gewoon basale feiten blijven die je niet kan weggoochelen. Pas wanneer alles volledig geautomatiseerd wordt gegenereerd en weggevangen, ja dan...... Maar inmiddels hebben we toch wel geleerd dat we nog lang niet in deze situatie zitten, hoe graag ons dit soms ook wordt voorgehouden. Wat doen we dus in de tussentijd?
De tweede stroom van tijdfactoren zijn inderdaad moeilijker te bepalen. In welke mate wordt van DIV een regiepositie gevraagd. Hoe is dat dan geregeld en in welke omvang. Is de organisatie onderhevig aan "structurele" ad-hoc projecten waar telkens weer die onvoorziene rol in wordt verwacht. Of heerst er een opvatting van "dat doen we er toch even bij".
Maak ook consequenties van deze verschijnselenvoor het managent zichtbaar, dan kan die efficiënte keuzes maken in wat ze willen en wat ze ervoor over hebben, zodat ambitie en realiteit weer bij elkaar komen.
-
Permalink Antwoord van Frieke H op
-
Er is een organisatie die al jaren kengetallen verzameld. Onlangs heb ik hiervoor gegevens moeten aanleveren. Dit heet de benchmark gemeenten. Helaas viel me op dat de vraagstelling bij vele kengetal-elementen zo is, dat hij voor meerdere uitleg vatbaar wordt. En dat er ouderwetse opvattingen op het vakgebied gehanteerd worden.
In ieder geval... in de benchmark gemeenten worden deze cijfers verzameld. Dat boekje (jawel, 1.0 nog) kan je via deze site bestellen
Daarnaast is er een overzichtssite voor benchmarks onder Waar staat je gemeente? Helaas bevat ook dit geen direct bruikbare informatie maar links naar organisaties die tegen betaling benchmarks uit kunnen voeren. Kengetallen blijken geld waard ;-) Wel bevatten de pdf bij zo'n individuele benchmark wel een omschrijving van hetgeen waarop gemeten wordt. Dat kan mogelijk inspiratie bieden voor het samenstellen van een eigen norm.
Dus.. ja er wordt wel aan kengetallen gewerkt. Of daartussen het kengetal staat - en betrouwbaar is - dat je nodig hebt, durf ik niet te garanderen.
Ideetje... Kunnen we misschien beginnen met hier een aantal variabelen te bepalen en cijferinformatie van gemeenten te verstrekken?
Creëren we zelf een open kennisbron met bouwstenen voor kengetallen.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
