BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Managementinformatie uit zaakgericht werken

Hello,

Zaakgericht werken doen we o.a. om managementinformatie te genereren uit alles wat wordt vastgelegd. Naast verbeteren van dienstverlening, processen en informatievoorziening is managementinformatie één van de meest genoemde voordelen van zaakgericht werken.

Mijn ervaring is dat na invoering van zgw het onderdeel managementinformatie (mi) niet veel aandacht krijgt. MI zit vaak ook al niet lekker in het zaaksysteem als functionaliteit ingebakken.

Managers maken mijn inziens onvoldoende gebruik van mi om daadwerkelijk te sturen. Beleids- en/ of kwaliteitsmedewerkers maken onvoldoende gebruik van mi om te kijken of beleidsdoelstellingen gehaald worden of waar het verbeterpotentieel zit van de processen. Er zullen veel voorbeelden zijn van wat er allemaal mogelijk is met mi uit zgw, maar ik zie er weinig in de praktijk van terug. Maar goed, dat is mijn ervaring.

Wie kan mij aangeven dat zijn organisatie mi op basis van zgw zo goed inzet dat het de cirkel van plan-do-CHECK en vervolgens ACT rond maakt?

In mijn organisatie gaan we een managementdashboard voor onder andere zgw bouwen. Wat moet hier op het gebied van zgw in terug komen? Wie heeft goede voorbeelden?

Ik kom graag in contact.

Vind ik leuk

2 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 13 Februari 2017 op 21.18

Goede vraagstelling. Vandaag verbaasde ik me nog over het feit dat een vakambtenaar in een andere gemeente dan ik werk, het vreemd vond om een formeel
mailtje registreren. Je hebt dus managementinformatie nodig, maar hoe weet je echt zeket dat de gegevens echt geregistreerd zijn en niet in persoonlijke e-mailboxen verdwijnen. Een en ander heeft gevolgen voor de betrouwbaarheid van die managementinformatie.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Stefan van den Deijssel op 14 Februari 2017 op 10.54

Bij de gemeente Waalwijk heb ik managementinformatie zelf uit het zaaksysteem (Corsa Case) gehaald d.m.v. zelf ontworpen specifieke zoekvragen. Deze informatie richtte zich specifiek op zaken, zoals bijvoorbeeld overzichten van zaken waarvan de behandeltermijn binnen twee weken gaat verstrijken, zaken waarvan de behandeltermijn reeds verstreken was, zaken die na een week nog niet verdeeld waren aan een behandelaar en zaken die na een bepaalde termijn nog niet geaccepteerd (en dus nog niet in behandeling genomen) waren. Dit was best veel werk, aangezien de overzichten specifiek op team/afdeling moesten worden aangeleverd. Ik kreeg hier goede feedback van de leidinggevenden van en aan de hand daarvan soms ook verzoeken om specifieke informatie, bijvoorbeeld workload per medewerker.

Eind 2015/begin 2016 zijn we bezig geweest om deze informatie via een dashboard beschikbaar te maken voor de leidinggevenden. Zij konden dan ook eenvoudig bijvoorbeeld de periode aanpassen.

Daarnaast hielden we overzichten bij hoeveel e-mails en faxen (geregistreerd en ongeregistreerd) er via de officiële kanalen binnenkwamen.

Het was ook mogelijk om uit het DMS overzichten te creëren met totalen van geregistreerde e-mails en faxen per periode.

Ik ben sinds augustus bij de gemeente Uden werkzaam, dus ik ben niet op de hoogte van de huidige stand van zaken bij de gemeente Waalwijk. Het leveren van managementinformatie speelt hier ook, maar heeft op dit ogenblik niet de hoogste prioriteit.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Mark Hoogland op 15 Februari 2017 op 13.38

@Yvonne, betrouwbaarheid MI hangt inderdaad af van kwaliteit van registratie en vastlegging. Door MI te gebruiken ontstaan er vragen rondom betrouwbaarheid of betere vastlegging en dat leidt hopelijk weer tot beter MI. Een mooie cirkel ontstaat dan. Begint dan met überhaupt iets doen aan en met MI.

@Stefan, interessant. Ik ontvang graag een contactpersoon van je bij Waalwijk als dat kan. Kan je mailen naar mhoogland@velsenPUNTnl. En ik ben ook benieuwd waarom MI in Uden dan niet zo leeft. Er wordt toch wel zaakgericht gewerkt, toch?

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 15 Februari 2017 op 14.44

Bij de gemeente Tilburg wordt al enkele jaren gestuurd op tijdige afdoening en het gemeentebreed uitrollen van #zgw. Verantwoording onder andere via de gemeenteraad.