Steeds meer gemeenten kopen hun producten in bij andere gemeenten en/of intergemeentelijke organen. Maar welke selectielijst wordt dan gehanteerd ? Gaat het intergemeentelijke orgaan een eigen selectielijst vaststellen of kan de gemeentelijke selectielijst gebruikt ? Het is een belangrijk aandachtspunt, waar niet altijd aan gedacht wordt als een gemeente naast de uitvoering van het product ook de selectie en vernietiging  delegeert  aan het intergemeentelijke orgaan. Gemeenten hebben de VNG gemachtigd en die mogelijkheid wordt ook aan intergemeentelijke organen geboden.

Wij horen graag ervaringen op dit gebied.

Er is een voorbeeld van een machtigingsformulier beschikbaar:

MACHTIGINGSFORMULIER

Het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam / de gemeenschappelijke regeling

………...

in de hoedanigheid van zorgdrager voor de archiefbescheiden

op basis van artikel 30 en 40 van de Archiefwet

machtigt

de Vereniging van Nederlandse Gemeenten om met in acht neming van de bepalingen in de

Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995:

1. aansluiting te verzoeken op de geactualiseerde 'Selectielijst voor archiefbescheiden van

gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf l januari 1996’;

(Staatscourant 25 juni 2012 nr. 11906).

2. namens het dagelijks bestuur waar nodig een Ontwerp voor de volgende wijzigingen te maken met behulp van een door de Archiefwet 1995 en Archiefbesluit 1995 artikel 3 voorgeschreven commissie:

a. wettelijk verplichte wijzigingen;

b. wijzigingen in bewaartermijnen die op basis van jurisprudentie of de gemeentelijke praktijk problematisch blijken te zijn;

c. indien de opname van een categorie dermate spoedeisend is dat een formele wijziging van

de lijst niet kan worden afgewacht;

3. het onder 2 bedoelde Ontwerp zelfstandig ter vaststelling aan de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) aan te bieden.

4. op de daartoe geëigende termijn de lijst geheel of modulair (c.q. hoof stuksgewijs) te actualiseren met behulp van een door de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 artikel 3 voorgeschreven commissie, het Ontwerp daarvan eerst ter ondertekening aan te bieden aan het dagelijks bestuur en vervolgens ter vaststelling aan de minister van OCW.

Plaats,...

Datum, ...

Het dagelijks bestuur voornoemd,

de voorzitter,                                                                                                de secretaris