BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Lokale selectieoverleggen bij gemeenten, wie doet dat al ?

In juni (link) en september 2012 (link) werd door de VNG het volgende al aangekondigd dat de archiefwet zou worden gewijzigd in verband met de selectie van digitale stukken.

Wijziging archiefbesluit

Met ingang van 1 januari 2013 is het Archiefbesluit gewijzigd. De wijzigingen in het Archiefbesluit zijn doorgevoerd om archiefselectie mee te laten ontwikkelen met de digitalisering van de overheid en hebben drie achterliggende doelstellingen:

Selectie moet aansluiten bij de informatiehuishouding;
Selectiebeslissingen moeten op het juiste niveau genomen worden;
Selectiebeslissingen moeten vooraan in het proces van creatie, gebruik en beheer van informatie genomen worden.

Meer informatie vind je op de website van het Nationaal Archief.

Aan artikel 5 van het Archiefbesluit is een lid toegevoegd dat bepaalt dat de systematische opsomming van categorieën archiefbescheiden in de selectielijst in overeenstemming moet zijn met de ordeningsstructuur bij de zorgdrager:

De systematische opsomming, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, is in overeenstemming met de voor het archief geldende ordeningsstructuur

Niet alleen een wijziging, maar bij elke gemeenten moeten ook SIO's worden ingesteld.

Mijn vraag is wie heeft deze ontwikkeling al op de planning staan en kan kennis delen via BREED ?

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Marco Klerks op 21 Januari 2013 op 18.51

Hela! Betekent dit dat de (VNG-)selectielijst niet geschikt is voor een zaakgericht omgeving? En dat je eigenlijk je DSP/ZTC zou moeten laten vaststellen als selectielijst?

En als je toch heel stevig vast houdt aan de BAC, dat je dan eigenlijk zoiets als de Stukkenlijst als de selectielijst moet laten vaststellen?

Zo ja, dan heeft dit aardige consequenties voor de procedure waarmee de selectielijst tot stand komt (en dus je volledige DSP/ZTC).

Ik geloof / hoop dat ik de plank mis sla.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 22 Januari 2013 op 9.03

@Marco, Het is evident dat de huidige selectielijst aan moet sluiten op het zaakgericht werken. Daar hebben we het op 'Breed' over gehad.

Maar dit is niet het issue en misschien heb ik het niet duidelijk genoeg uitgelegd. Toen het aloude PIVOT werd geïntroduceerd ontstond er een tegenbeweging. Vooral professor Paul Klep van de Universiteit van Nijmegen verzette zich tegen de methode van selectie en vernietiging. PIVOT stierf helaas een zachte dood, al lijkt er de laatste tijd weer een revival te zijn voor het gedachtegoed.

Het is Charles Jeurgens, die als gemeentearchivaris van Dordrecht en nu hoogleraar in Leiden, die selectie en vernietiging weer op de agenda plaatste. Voor meer informatie lees eens het rapport gewaardeerd verleden. De Raad voor Cultuur heeft positief geadviseerd en 'men' heeft bedacht dat elke gemeente een SIO moet hebben.

Zelf ben ik gemeentearchivaris van 12 gemeenten in Midden- en West-Brabant en dat gaat nogal een impact krijgen. Ik wil graag weten hoe en ook een vertaling naar mensen en middelen. Het maakt nogal verschil of je bij iedere jaarlijkse selectieronde bij 12 gemeenten een commissie laat functioneren of dat je op grond van een lijst en evt. steekproef de selectie kan goedkeuren. Het heeft ook een cultuurhistorische achtergrond. Er is al over gesproken om een historicus op te nemen in een dergelijke commissie.

Ik zou graag beschikken over een best practise.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Ingmar Koch op 22 Januari 2013 op 11.18

Kijk, hier komen dus de problemen met het gewijzigde Archiefbesluit aan de orde. De wijzigingen zijn vooral gericht op het oplossen van problemen op "rijksniveau," wat voor de lokale overheden nieuwe problemen oplevert.

Artikel 3 beschrijft niet wie iets moet vinden bij de jaarlijkse "vernietigingsronde", maar wie betrokken moet zijn bij het vaststellen van de selectielijst. Dat gaat dus over waardering, dat staat ook zo in de memorie van toelichting op de wijzigingen:

De oude selectieaanpak is uitsluitend gericht op beantwoording van de vraag of informatieobjecten na verloop van tijd vernietigd dan wel voor de eeuwigheid bewaard moeten blijven. Om daadwerkelijk te kunnen bijdragen aan de kwaliteit van de informatiehuishouding van de overheid, moet bij waardering echter ook rekening worden gehouden met vraagstukken van informatiebeveiliging, actieve openbaarmaking van informatie, rubricering, vervroegde overbrenging en openbaarheidsbeperkingen.

[...]

In het SIO wordt gesproken over de waardering van informatie en de gevolgen daarvan voor zowel selectie-besluiten als voor vervreemding, overbrenging en openbaarheid van archiefbescheiden.

Je hoeft dus niet bij iedere vernietiging ook nog een keer met allerlei "deskundigen" te gaan overleggen of dat echt wel moet. Die deskundigen hebben hun zegje bij het vaststellen van de selectielijst gedaan, de daadwerkelijke vernietiging is alleen nog maar "uitvoering."

Voor gemeenten ligt het, volgens de VNG, overigens voor de hand om dat overleg over het vaststellen van selectielijsten in VNG-verband te (blijven) doen en dus een VNG-SIO te organiseren. Speciaal daarom is het tweede lid aan artikel 3 toegevoegd.

Dan ontstaan echter de problemen:

Artikel 5, lid 2:

de systematische opsomming, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, is in overeenstemming met de voor het archief geldende ordeningsstructuur.

Als je een selectielijst voor één zorgdrager maakt, bijvoorbeeld een ministerie, dan kun je de selectielijst best afstemmen op de archiefordening. Maar als het om meer dan 400 verschillende zorgdragers gaat, wordt dat toch al wat complexer. Niet alle gemeenten ordenen hun archief hetzelfde, dus moet iedere gemeente dan maar een eigen selectielijst laten vaststellen? Lijkt me niet wenselijk.

In de Memorie van Toelichting staan verder nog allerlei onderwerpen benoemd waar dat SIO over zou kunnen of moeten praten:

In het SIO wordt gesproken over de waardering van informatie en de gevolgen daarvan voor zowel selectie-besluiten als voor vervreemding, overbrenging en openbaarheid van archiefbescheiden. In het SIO worden alle belangen meegewogen en kunnen de besluiten inhoudelijk op elkaar worden afgestemd. Het SIO werkt in een informatieomgeving die steeds in beweging is. Het is daarom niet een eenmalig overleg ter vaststelling van een selectiedocument, maar een structureel overleg dat de besluitvorming inzake de informatiehuishouding vanuit de verantwoordelijkheid voor de keten in samenhang voorbereidt.

Betekent dit dat er dus op VNG-niveau gepraat moet worden over de overbrenging en de informatiebeveiliging bij de gemeente Baarle-Nassau (om in Yvonne haar werkgebied te blijven)?
Lijkt me niet efficient.

Tenslotte, er staat nergens in het Archiefbesluit (noch in de toelichting) dat iedere gemeente verplicht is om een SIO te organiseren. Of zoals de Raad voor Cultuur schreef:

In de toelichting op het voorstel wordt verwezen naar de bredere taakstelling van het SIO. Deze is echter niet in het wijzigingsvoorstel zelf opgenomen. Het lijkt vooralsnog een voornemen en bedoeling die niet in regelgeving zijn vastgelegd.

En wat Baarle-Nassau betreft is het ook zeer de vraag of het zinvol is om een dergelijk apart overleg te organiseren, het is er namelijk al:

Het SIO wordt niet alleen omschreven als het overleg ter voorbereiding van selectie, maar ook als overleg ten aanzien van de overheidsinformatie in het algemeen. Dit is momenteel voor het rijksniveau ontwikkeld, voor de andere overheidslagen niet. Dit besluit zou daarvoor een stimulans kunnen zijn. Voor het gemeentelijk niveau is dit momenteel echter al goed geregeld omdat op daar dit overleg tussen archivaris en zorgdrager al bestaat in het archieftoezicht.