BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Kosten, in goede geordende en toegankelijke staat brengen dossiers Jeugzorg in systeem KITS

In 2015 ten tijde van de overdracht van AMK taken door jeugdzorg aan gemeenten is in de wet bepaald dat jeugdzorg dossiers (doorgaans Applicatie KITS) moeten worden overgedragen aan gemeenten. Tevens zijn de minister, jeugdzorg en VNG overeengekomen dat deze dossiers in goede geordende en toegankelijk staat moeten worden overgedragen en dat hiervoor te maken kosten voor rekening van JZ komen. In dit verband is er destijds een landelijk onderzoek uitgevoerd door Doxis om de staat van over te dragen dossiers te toetsen. Hieruit bleken oa de volgende hiaten:

--Achterstanden in vernietigen en het geheel ontbreken van vernietigingstermijnen in KITS.

--Het scannen van originele meldingen om die vervolgens alfabetisch per jaar te op te bergen.

Is er iemand die ervaring heeft met het repareren van één of beide en zijn ervaringen wil delen?

Het gaat me er in de eerste plaats om een kosteninschatting te kunnen maken.

Of je een dergelijke reparatie überhaupt wel zou moeten uitvoeren wil ik voor de overzichtelijkheid nog even buiten beschouwing laten

Vind ik leuk

2 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van René van Rijn op 17 Januari 2018 op 15.23

Ik zie dat er geen reacties zijn op mijn eerdere vraag. Als mijn inschatting klopt moet dit bij veel (zo niet alle) gemeenten spelen. Ik bedoel dus de achterstanden in het vernietigen van clientendossiers voortkomende uit AMHK taken, het ontbreken van vernietigingstermijnen en het scannen en op volgnummer wegzetten van de bescheiden die in 2015 volgens de wet in goede geordende en toegankelijke staat moesten worden overgedragen aan gemeenten. Is er iemand die zijn ervaringen over hoe dit is opgepakt wil delen? Wellicht is dit ook niet geheel onbelangrijk irt de avg? Of is dit simpelweg niet op de radar bij de informatiebeheer afdelingen.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Wilma Koolen op 18 Januari 2018 op 10.54

Wat ik weet is dat naar aanleiding van bovengenoemd rapport (Dossiers en dossieroverdracht bij de overgang naar en de uitvoering van de Jeugdwet, concept-versie 26 januari 2015, opdrachtgever VWS) de Jeugdwet is aangepast. Aanvankelijk was inderdaad bepaald dat de jeugdzorgdossiers zouden worden vervreemd aan gemeenten. Dat was opgenomen in artikel 12.3 van de Jeugdwet. Dat artikel is aangepast in de zgn. Veegwet VWS 2015 (gepubliceerd september 2015, kamerstuk 34191, onderdeel O). De jeugdzorgdossiers mochten (gelukkig) blijven waar ze waren.

De invoering van de Jeugdwet leverde namelijk op dit punt nogal wat knelpunten op. De bureaucratie zou de uitvoering belemmeren, zo is in een brief uit april 2015 van staatssecretarissen van VWS en V&J te lezen (Kamerstuk 31389). Naast administratieve lasten waren er problemen rondom rechtmatigheid en privacy. Praktisch zou het ook een te groot risico zijn om de vele duizenden dossiers te gaan herverkavelen.

De jeugdzorgdossiers (veelal analoog met digitale registratiegegevens, en inclusief de toegang ertoe in Kits) bleven dus bij de opvolgers van de bureaus Jeugdzorg, de gecertificeerde instellingen.

De lopende dossiers van de AMK verhuisden wel naar de Veilig Thuis organisaties. Maar dat ging over een overzichtelijk aantal dossiers en was goed te organiseren.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 18 Januari 2018 op 13.05

Bijdrage van Peter Diebels uit 2014:

http://www.ingovernment.nl/artikelenedocmanager/nieuwe-jeugdwet-zeg...

Nieuwe Jeugdwet zegt niets over toekomstig archiefbeheer

1 april | Auteur: P.G.M. Diebels | 0

Met ingang van 2015 zijn de gemeenten in ons land verantwoordelijk voor de taken op het gebied van werk, zorg en jeugd. Taken die nu nog bij het rijk en/of de provincie berusten, worden dan lokaal belegd. Weliswaar is er nog weinig duidelijk over de financiële middelen die gemeenten meekrijgen, maar duidelijk is wel dat dit minder zal zijn dan nu nog het geval is. Hoe gemeenten hier in de praktijk mee omgaan is te lezen in magazines, websites, kranten en in de verkiezingscampagnes voor de gemeenteraden van de afgelopen maanden. Binnen het vakgebied van de informatievoorziening is ook al wel wat aandacht voor de naderende komst van de nieuwe taken en daaruit voortvloeiende werkprocessen en zaken. Maar er zijn nog wel de nodige vragen te beantwoorden over de wijze waarop de (analoge?) en digitale archiefbescheiden en gegevens op een correcte manier naar de gemeenten komen. In de komende tijd wil de redactie van de e-Docmanager aandacht schenken aan de gevolgen van de decentralisaties voor de informatievoorziening, te beginnen met de Jeugdzorg. Via blogs en andere signalen willen we u, als lezer, op de hoogte houden.

Bureau Jeugdzorg Op 1 januari 2015 wordt de nieuwe Jeugdwet van kracht, waarbij de gemeente de verantwoordelijkheid krijgt voor de uitvoering van de maatregelen van jeugdbescherming en jeugdreclassering (art. 12.4 van de Jeugdwet) en het zorgen voor de toegang van jongeren tot de vrijwillige jeugdhulp en het zogenaamde gedwongen kader. De uitvoering van de maatregelen van jeugdbescherming en jeugdreclassering berust nu nog bij de Bureaus Jeugdzorg (BJZ) van de provincies, maar wordt een taak van gecertificeerde instellingen. Naar verwachting zullen veel van de BJZ’s een dergelijk certificaat gaan krijgen, want de taken van de huidige BJZ blijven in het nieuwe stelsel relevant en de medewerkers van een BJZ die deze taken nu uitvoeren zullen ook in 2015 nodig zijn.

Uitvoer taken BJZ Voor het uitvoeren van hun taken, inclusief archiefbeheer, ontvangt een BJZ nu nog geld van het Rijk via de provincies. De Inspectie Jeugdzorg houdt vanuit het rijk toezicht. Op dit moment zijn de BJZ’s particuliere bureaus (stichtingen) en valt alleen de uitvoering van de voogdijtaak onder de Archiefwet. Het toezicht op de BJZ qua archiefzorg berust bij de Erfgoedinspectie, afdeling Archieven. Alle andere taken van de BJZ zijn wel wettelijk bepaald, maar niet met openbaar gezag bekleed, en vallen daarom niet onder de Archiefwet. Indien een BJZ zijn archiefzorg voor die taken niet op orde heeft kan de Erfgoedinspectie hier formeel niet op ingrijpen, maar wel de Inspectie Jeugdzorg verzoeken hier een opmerking over te maken.

Transitieplan In de nieuwe Jeugdwet is niets geregeld over het toekomstig archiefbeheer. In een aparte Inrichtingswet komt wel een voorziening voor de voogdijdossiers inclusief de toekomstige bewaring, waarop de EGI zal adviseren. Wel zijn de huidige BJZ’s volop bezig met het maken van een transitieplan naar de nieuwe situatie en in dat verband heeft de EGI aangedrongen op het maken van een beheersplan voor het totale archief- en informatiebeheer. Medio 2014 zal ook een nieuwe selectielijst voor alle bescheiden rond zorg voor kinderen en jeugd worden vastgesteld, waarmee het BJZ (en straks de gecertificeerde instelling!) voor alle taken op het terrein van Jeugdzorg bewaartermijnen kan toepassen. Ook als ze niet onder de Archiefwet vallen, omdat ook particuliere instanties zich aan deze lijst moeten houden.

Archiefwet? Nog niet duidelijk is of de taken van de huidige particuliere bureaus geheel of gedeeltelijk overgaan op de gemeenten. In het eerste geval betekent dit dat de archiefzorg in zijn geheel onder de Archiefwet komt te vallen. Het archieftoezicht wordt dan uitgevoerd door de gemeentearchivaris en het IBT. Indien de uitvoering deels bij het particulier bureau blijft zal het toezicht op de voogdijdossiers bij de EGI blijven. Verder is de Archiefwet dan niet van toepassing en houdt de inspectie Jeugdzorg toezicht op de uitvoering van de primaire taken. Binnen het Interprovinciaal Overleg (IPO) wordt gesproken over de eventuele verantwoordelijkheid van de provincies voor de bewaring van de archieven van de instellingen voor jeugdzorg. Na overleg met het rijk is geconcludeerd dat bij het overdragen van archieven geen actieverantwoordelijkheid voor de provincies is weggelegd en dat dit dus in de eerste plaats iets is waar rijk en de instellingen zelf iets mee moeten.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van René van Rijn op 18 Januari 2018 op 15.36

Hoi Yvonne: De link van mij hierboven betreft volgens mij een aangepaste latere versie (2015) van het VNG- stuk datjij hebt ingevoegd. In de versie waarnaar ik refereer zijn ook de (later) gedane aanpassingen in de Veegwet meegewogen. Wellicht zorgt de door jou ingevoegde versie daardoor voor verwarring .....