BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Kost de registratie in zaaksystemen te veel tijd ?
Deze week was ik te gast bij de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant in Tilburg. Het was een druk bezochte bijeenkomst en bood tussen de bedrijven door ook veel gelegenheid om ervaringen te delen en nieuwe mensen in het vak te leren kennen.
Er ontstonden levendige discussies over het informatiebeheer. Zaaksystemen zijn dan ook een geliefd onderwerp. Een medewerker van een gemeente, die op het punt staat een definitieve keuze te maken voor een zaaksysteem vroeg naar de ervaringen bij een gemeente, die al langer met hetzelfde systeem werkt. Deze vraagstellende medewerker was hoopvol gestemd, maar kreeg alleen negatieve ervaringen te horen. Die ervaringen waren niet zo zeer toe te schrijven aan het systeem zelf, maar de tijd die het kost om alles te registreren. Was het vroegere normaal een telefoontje binnen een kwartier af te handelen, dat kost nu een uur. Andere verhalen waren een herhaling van dit soort ervaringen met als kernpunt dat er meer tijd nodig is voor het zelfde werk door de hoge registratiegraad.
Als je deze ervaring beziet vanuit de metadata discussie zit daar natuurlijk wel een kern van waarheid in dat een en ander meer tijd kost, juist in een tijd dat er steeds meer lean moet worden gewerkt. Aan de andere kant is er een ontwikkeling dat de registraties steeds meer verlegd worden naar de behandelaar. Wat registreer je wel, wat registreer je niet ?Hoe is je kanaalsturing ?
Wat zijn jouw ervaringen op dit gebied ?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Ger Wischmann op
-
Aan de voorkant (registratie, behandelen) kost het inderdaad meer tijd. De winst zit aan de achterkant (zoeken, hergebruik, (management)informatie). De meeste gebruikers merken dat niet direct bij de start van een project, dat komt later. Er ontstaat een verschuiving in taken en werkzaamheden, management moet daar alert op zijn en naar handelen.
Het kost dus meer tijd aan de voorkant, maar niet teveel tijd. De winst komt pas later. Een projectleider moet nut en noodzaak zichtbaar kunnen maken. Management moet daarover besluiten en dat uitdragen.
Niet digitaliseren is geen optie.
-
Permalink Antwoord van Eric Burger op
-
Hi Yvonne e.a.,
Vind dit wel interessant, maar is het risico niet dat we al gauw in termen van 'iets meer werk', 'teveel werk, etc terecht komen, zonder duidelijkheid over hoe en waarom. De winst 'aan de achterkant' wordt dan toch een beetje welles/nietes lijkt me zo.
Je schrijft "Was het vroeger normaal een telefoontje binnen een kwartier af te handelen, dat kost nu een uur." Ik denk dat het de discussie echt zou kunnen helpen als iemand een breakdown van de gegevensinvoer hier zou toevoegen plus de tijd per onderdeel. Ook vraag ik me af hoe dat telefoontje vroeger werd geregistreerd en met welke gegevens.
Kan iemand daar meer duidelijkheid over geven?
-
Permalink Antwoord van Henk Claassen - IgoPI Informatie op
-
Zeker op dit moment kost zaakgericht werken aanzienlijk meer tijd en dus geld. Voor eenvoudige processen/zaken is er ook nu al snel tijdwinst te halen, waarbij je je wel af moet blijven vragen of je werkelijk alles via een zaaksysteem moet regelen. Voor complexe zaken/projecten is het gewoon erg moeilijk om het goed gestructureerd in een zaaksysteem te krijgen, daar moet je gewoon eerlijk en open over zijn. De echte tijdwinst is vooral te halen bij het vereenvoudigen van processen en de te gebruiken software. Hou het simpel en praktisch. Het vereenvoudigen van die processen is vooral een politieke kwestie.
-
Permalink Antwoord van Frank de Keijzer op
-
De behandelaar voelt een hogere werkdruk (er komen nieuwe handelingen bij en er vallen bekende handelingen weg) maar uit de praktijk blijkt dat er geen achteruitgang is in de kwaliteit van het geleverde werk. De productie gaat niet omlaag en het verwachte werk wordt gehaald. Zaakgericht werken ondersteunt de specialist (de behandelaar) in zijn werk. De overhead wordt gereduceerd door het zaakgericht werken. Veel activiteiten worden zoveel mogelijk geautomatiseerd. Denk hierbij aan de post, het archief en het bode werk. Zaakgericht werken levert bij ons een bezuiniging op van vele tonnen.
In juni 2013 zijn wij begonnen met een klein team om de 1ste fase in ons All-in-One zaaksysteem in te richten en uit te rollen over de organisatie. Deze week (week 5, 2014) is het laatste cluster na volle tevredenheid overgegaan. Door de vele mogelijkheden van ons zaaksysteem, o.a. KCC, een volledig digitaal loket en transparantie in o.a. de doorlooptijden is de klantgericht flink verbetert. Ook zijn we veel efficiënter gaan werken door gebruik te maken van –voor ons- nieuwe mogelijkheden. Denk hierbij o.a. aan: 1. ‘Slimme e-formulieren’ 2. Beslisbomen 3. Deel- en vervolgzaken 4. Bronregistratie-functionaliteit 5. Terugbelzaken 6. Gebruik all-in-one functionaliteiten etc. Uiteraard hoort meer digitaal werken hier ook bij. Ook is het goed mogelijk om backofficehandelingen (bijv. de Wabo) af te handelen in ons zaaksysteem. Hierdoor worden dure backofficeapplicaties overbodig.
De behandelaar ervaart het veranderingsproces (van oud naar nieuw) in eerste instantie als een hogere werkdruk maar naar verloop van tijd, als ze de nieuwe werkwijze eigen hebben gemaakt, zien ze de voordelen van de nieuwe manier van werken. Het uiteindelijke resultaat wat ermee wordt bereikt is bij ons gigantisch!
Bij deze wil ik tevens iedereen, die informatie heeft geplaatst op deze site, bedanken. Ik heb er het afgelopen jaar veel aan gehad.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
