BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Koppeling SharePoint en Corsa
Beste vakgenoten,
Binnen onze organisatie gaan we dit jaar starten met een project om SharePoint in te richten als samenwerkingsplatform waarbij ook aandacht is voor een juiste opslag van documenten. Waarschijnlijk wordt het DMS (Corsa NxT) als archiefsysteem/DMS erachter gezet.
Wij zijn intern nog volop aan het nadenken over hoe proces van bewaren en vernietigen plaats zal moeten vinden (gebruik makende van deze twee systemen). Maar ook zijn we aan het nadenken wanneer documenten en metadata overgeheveld moeten worden van SharePoint naar Corsa en welke type documenten dit zouden moeten zijn. Nu heb ik iets gelezen over een oplossing van de leverancier van Corsa om dit op een relatief eenvoudige manier te kunnen bewerkstelligen. Namelijk "Corsa on SharePoint".
Zijn hier organisaties die hier al ervaring in hebben? En zo ja, wat zijn die ervaringen?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Ward Heller op
-
Beste Roman,
Mijn naam is Ward Heller ik ben consultant bij BCT, als ik even kort onze insteek mag toelichten:
Vanuit de gedachte dat vastlegging van meta-data zo compleet mogelijk moet gebeuren gaan wij bij onze oplossing er van uit dat de eindgebruiker de meest cruciale informatie al tijdens het proces invult, maar dan wel in de applicatie waarin primair gewerkt wordt, dus SharePoint. Hiermee wordt het vastleggen van informatie in het archief meer gezien als onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden, en niet iets dat een verplichting is achter af. Door deze cruciale velden te combineren met procesinformatie uit SharePoint zelf, zoals de status en de site of bibliotheek waarin een document geplaatst is, kunnen we toch een compleet dossier creëren.
Wanneer archivering pas gebeurd aan het einde van een werkproces of samenwerking dan zie je dat vaak belangrijke informatie verloren gaat. De context van het document is dan niet meer te achterhalen, vervolgens wordt het als onderdeel van een generiek dossiers opgeslagen wat de terugvindbaarheid alleen maar verminderd.
In onze oplossing koppelen wij een bibliotheek op een SharePoint site aan een dossier in Corsa. Vervolgens wordt op basis de versie een kopie van de documenten in de bibliotheek op Corsa gezet. Daarnaast kan via een SharePoint Web Part procesinformatie weggeschreven worden naar Corsa, zoals bijvoorbeeld een sluitingsdatum bij het verwijderen van de site. Op deze manier wordt er volledig in SharePoint gewerkt maar toch betrouwbaar gearchiveerd.
M.v.g.
Ward Heller
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Beste Ward,
Fijn dat BCT gehoor heeft gegeven om te antwoorden.
Yvonne Welings
-
Permalink Antwoord van Hans Dekker op
-
Hallo Ward,
Zelf was ik bij een presentatie van BCT en Ometa is Microsoft en ERP- expert en tevens een specialist in het koppelen van SharePoint met gestructureerde omgevingen zoals die van BCT. Het maken van de SP bibliotheken wordt aangestuurd en beheert via het DSP van BCT (mogelijk gevoed vanuit de i-Navigator/i-Controler). Documenten die permanent bewaard moeten worden archiveer (bepaal je zelf via het DSP) je in MyCorsa NxT. Dit is de video die een en ander goed uitlegt: http://videodocs.houten.nl/Corsa/Ometa/Documentarchivering_bij_proj...
Na overdracht naar het e-Depot, zou je de SharePoint site kunnen vernietigen.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
