BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Keuze RMA of e-depot
In het analoge archiefwerk worden traditioneel drie fasen onderscheiden, dynamisch, semistatisch en statisch. Het semistatische deel wordt opgeslagen in een archiefruimte en het statische deel voor permanente bewaring na twintig jaar in een archiefbewaarplaats.
Elke gemeente zal hoe dan ook digitaal gaan werken. De genoemde informatiecyclus zou vertaald kunnen worden naar de dynamische periode in het DMS en/of andere bedrijfsapplicaties, semistatisch in een RMA en statisch naar een e-depot. Indien een organisatie over een e-depot zou beschikken zou een RMA overbodig moeten zijn. Maar slechts twee gemeenten Amsterdam en Rotterdam beschikken over een e-depotvoorziening, dus hoe nu verder ?
Veel document managementsystemen (DMS) en overige applicaties zijn niet toereikend voor duurzame opslag. Waar een DMS ‘aanschurkt’ tegen de kantoorautomatiseringomgeving en uitblinkt in flexibele inrichting, is de RMA hiervoor een degelijke archivistische basis. Het bezit het meest uitgebreid arsenaal aan functionaliteiten om digitaal documentbeheer op een duurzame en verantwoorde wijze mogelijk te maken. Veel DMS systemen zijn volgens de NEN 2082 gecertificeerd, maar beschikken niet over een aparte module voor het RMA. Sommige leveranciers hebben wel voorzien in een RMA module zoals Verseon van Circle.
Mijn vraag is: welke keuze maakt jouw gemeente m.b.t. tot het records management. Wachten op het e-depot of toch investeren in een RMA functionaliteit ? Of een geheel andere weg ?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Bij ons is de vraag wel gesteld, maar het antwoord nog niet gegeven.
Overigens vind ik dat men bij een e-Depot breder moet kijken dan het eeuwig kunnen bewaren van documenten. De tendens is dat er steeds meer informatie beschikbaar komt in databases. Ook moet men niet vergeten dat de archiefcentra niet alleen archieven beheert afkomstig van de overheid. Door acquisitie worden ook archieven van andere organisaties (nieuwsbladen, verenigingen, kunstenaren, etc.) naar binnen gehaald. Deze organisaties zullen ongetwijfeld ook digitale bescheiden hebben.
En hoe gaat het e-Depot om met het internet; van website tot sociale media? Gaat het actief crawlers inzetten om informatie te verzamelen?
Ik zie de discussies over de inrichting van het e-Depot vooral gaan over metadata over en duurzaamheid van documenten . Volgens mij is er veel meer nodig, al kan ik ook nog niet volledig overzien wat. Er is nog een lange weg te gaan.
-
Permalink Antwoord van Hans Dekker op
-
Hallo Yvonne,
Ik ben er geen voorstander van om het verschil tussen dynamisch, Semi-statisch en Statisch archieven te handhaven en daar zelfs in een RMA (de meta-data) of DMS (de documenten) ook nog eens een onderscheid in te maken. Dat is niet meer van deze tijd. De vraag komt op hoe houden wij het archief levend. Dat willen wij bereiken door al onze gekoppelde poststukken, dossiers, sub-dossiers, agendapunten e.d. gekoppeld te houden en zo via een archiefbeschrijvend inventarisatie programma op basis van ISAD(G) en ISAAR(CPF) op te nemen in ons digitaal depot en te publiceren via proMEAD als digitale inventaris.
Wat ik om mij heen zie gebeuren, dat haal ik ook uit jouw artikel is dat organisaties en RMA applicaties bij de digitale overdracht naar RHC's e.d. de onderlinge koppelingen verloren laten gaan, ik bedoel de koppeling tussen een archiefbeschrijving, dossier, sub-dossier, poststuk (image document maar denk ook aan een gekoppelde beelbank image) en agendapunt (mp3 bestand).
Om deze honderd duizenden koppelingen te bewaren houden wij al onze digitale documenten, e.d. in een RMA/DMS/Archiefbeschrijvend inventarisatie systeem bij elkaar. Wij hebben veel tijd en moeite gestopt om deze koppelingen sinds 2000 foutloos (via barcode) te koppelen aan sub-dossiers en dossiers. Dat gooien we niet weg.
Waar we naar toe werken is een omgeving zoals wij dat lokaal hebben voor bijvoorbeeld ons BIS maar vervolgens op een manier zoals dat ook werkt voor de decentrale regelgeving zie www.houten.nl/regelgeving. Een omgeving met alle archiefbeschrijvingen uit Nederland (Europa!) die ontsloten kan worden voor alleen Houtense archiefbeschrijvingen en in dezelfde omgeving ook gezocht kan worden in alle archieven van ons RHC en/of Nederland (Europa!).
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@ Hans,
Ook ik ben geen voorstander van verschillende fasen. Na afdoening van het proces, of het nu te bewaren is of nog te verwijderen, is opname in een e-depot is mijns insziens het beste. Het door jouw genoemde e-depot of die regelgeving, maar denk ook aan RO online zijn hiervoor niet geschikt. Alleen digitale ontwikkelingen gaan door en het e-depot is wsl. niet beschikbaar voor 2015 ? Vandaar de keuze voor een RMA, die door veel gemeenten worden gemaakt.
Overigens sluit de architectuur van archiefinstellingen niet aan, bij die van die van de voorkant van gemeenten. Je kunt het initiatief van TARA will open volgen via Twitter. Maar of de achterkant weer een aparte architectuur moet hebben ?
Klinkt goed het alternatief van Pictura, maar ik heb geen idee of dat nu de lange termijn oplossing is waar we op wachten.
-
-
Zie op deze link de presentatie tijdens de KVAN dagen 2011 over het Amsterdamse bouwarchief in het e-depot (bewaardepot).
-
-
Voor de presentatie van Rienk Jonker tijdesn de KVAN dagen, zie deze link.
-
-
Presentatie Stadsarchief Amsterdam op de KVBAn dagen over de aansluiting semistatisch archief naar het e-depot, zie deze link.
-
-
Het Nationaal Archief heeft het Metadatascheme gepubliceerd, zie deze link.
-
Permalink Antwoord van Chris Bellekom op
-
Geen idee wat er in Gouda besloten gaat worden, maar ik ben geen voorstander van een RMA tussen het DMS en een eventueel e-depot.
Graag zie ik vanuit een eventuele e-depot voorziening de eisen waar informatie uit DMS aan moet voldoen. Als dat is geregeld kan het hele RMA een onderdeel worden van de 'staging area'van een e-depot.
-
-
Yvonne, Chris,
Ik probeer echt te begrijpen wat jullie bedoelen maar kom daar niet uit. Geen idee waarom een RMA geen onderdeel kan zijn van een e-depot, daar staan toch de verbindende informatie (meta-data) in die het mogelijk maakt om leuke dingen met een DMS te doen: bijv. digitale inventarissen publiceren, door onderlinge verbanden te bewaren tussen dossiers, tabbladen, poststukken, agendapunten. Ik snap niet waarom dit dan geen onderdeel is van een e-depot?
Wat is een 'staging area' van een e-depot?
Groet
Hans
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
