Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Arjan de Vries op 12 November 2009 op 12.26

Op deze manier bestaat de mogelijkheid dat een rechter de brief op briefpapier wel als origineel ziet, en de elektronische versie niet. Handiger is het dan ook om dit soort sjablonen digitaal in het document te zetten.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Ingmar Koch op 12 November 2009 op 14.22

@Arjan In de papieren situatie komt het toch ook regelmatig voor dat de minuut op ander briefpapier wordt opgemaakt dan de expeditie. Bij mijn weten heeft dit nooit tot problemen geleid, dus ik zou ook niet weten waarom dit nu het geval zou zijn.
Het lijkt me trouwens wel zaak om heel goed bij te houden van wanneer tot wanneer welke huisstijl gebruikt is.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Arjan de Vries op 12 November 2009 op 15.57

Ik herhaalde slechts een discussie die zich ooit bij een cursus Archiefrecht ontspon. Ook toen was de aanrader om huisstijl gewoon in de digitale documenten te verwerken.

Voor de Noord-Brabantse huisstijl wordt dat een beetje lastig... ;)

Ingmar Koch zei:

@Arjan In de papieren situatie komt het toch ook regelmatig voor dat de minuut op ander briefpapier wordt opgemaakt dan de expeditie. Bij mijn weten heeft dit nooit tot problemen geleid, dus ik zou ook niet weten waarom dit nu het geval zou zijn.
Het lijkt me trouwens wel zaak om heel goed bij te houden van wanneer tot wanneer welke huisstijl gebruikt is.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Bertrand van den Boogert op 24 November 2009 op 21.13

En Arjan.... wat was daar de uitkomst bij de cursus Archiefrecht?
Ik ga nl. scriptie schrijven over digitale handtekening voor HMDI en dit is wel interessant om gelijk mee te nemen.

gr. Bertrand
waterschap Hollandse Delta
b.vandenboogert@wshd.nl

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marius Jansen op 15 Februari 2013 op 10.23

 

Mij bereikte hierover een concrete vraag.  Is hier inmiddels een breed gedragen standpunt over ingenomen.  Denk dat de meest voor de hand liggende benadering door iedereen helder is aangegeven. Kwestie van goed regelen, daarbij denk ik ook aan de toepassing van een logfile zoals Mariska voorstelde voor zowel het documentproces als versiebeheer van briefpapier. Dat is waarschijnlijk een nog meer betrouwbare wijze om authenticiteit te waarborgen dan in de oude situatie.

Bovendien zegt Artikel 17.a van de Archiefregeling:

de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan, een en ander voor zover deze aspecten kenbaar moesten zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces;

 

Is een logo een dergelijk aspect? Lijkt mij niet meer houdbaar wanneer het zoals in de voorbeelden goed is vastgelegd en gelogd. De oplossing van Arjan kan natuurlijk ook, de huisstijl opnemen in het digitale document. Zijn er voorbeelden waar die variant wordt toegepast? En werkt dat dan naar alle tevredenheid?

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Bianca Hornstra op 18 Februari 2013 op 15.38

We doorlopen momenteel een pilot mbt digitale handtekening en bij ons steekt de vraag ook het hoofd op. Echter niet zozeer vanuit archief-oogpunt, als wel vanuit gebruikers-/burgeroogpunt.

 

We hebben gekeken naar de mogelijkheden om de digitaal ondertekende stukken ook digitaal te verzenden. We beschikken momenteel nog niet over een PIP, waardoor we nog gebonden zijn aan de optie van e-mailen of via een tool als Cryptshare de bestanden over te dragen. Nu is het echter zo dat deze digitale bestanden wel volgens de regels digitaal ondertekend zijn (dus geldig), maar er voor de burger niet direct uitzien alsof ze van de gemeente komen, omdat de logo's die normaalgesproken op het briefpapier staan, in de digitale versie niet aanwezig zijn.

 

Buiten het feit dat dit niet 'mooi' is, vraag ik me ook wel af of je juist niet meer discussie gaat krijgen over brieven die niet de juiste (bekende) layout hebben met logo's, ook al heeft'ie een geldige handtekening. Ik ben in dit kader eens gaan opletten hoe ik zelf naar post kijk die ik thuis ontvang: ik let er vrijwel nooit op of iets ondertekend is, maar de layout en logo's vallen me wel erg op en hanteer ik als herkenningsteken voor de juiste afzender (denk aan het bekende uiterlijk van Belastingdienst-correspondentie, die ook altijd aangehaald wordt als voorbeeld van een organisatie die stukken niet meer met een krabbel ondertekent). 

 

Dit leidt er voor ons toe om te adviseren om pas digitaal te versturen, wanneer de briefpapier-layout ook beschikbaar is in het sjabloon zelf.  

• ▶ Beantwoorden

▶ Antwoorden op discussie