BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Is voor het archiveren van beslisnota's meer nodig?

Sjabloon openbaarmaking beslisnota's

In de nieuwsbrief van het RDDI is te lezen dat per 1 juli 2021 de beslisnota’s voor de categorieën ‘wetgeving’ en ‘beleidsvorming’ actief openbaar zijn. Met actief openbaar wordt bedoeld, publiceren.

Deze wijziging geldt alleen voor de Rijksoverheid, niet voor lagere overheden zoals gemeenten. Die volgen vooralsnog de richtlijnen van Wet elektronische publicaties (Wep), die vanaf 1 juli 2022 wordt uitgebreid. Op dat moment moeten gemeenten de dan geldende beleidsregels (zo nodig) met terugwerkende kracht in het regelingenbestand op overheid.nl beschikbaar te stellen én om stukken elektronisch ter inzage te leggen.

Om de openbaarheid te faciliteren stelt het RDDI een werkinstructie voor het sjabloon op. De werkinstructie is aanvullend op het stappenplan van BZK dat duidelijk maakt hoe de openbaarmaking van beslisnota’s in zijn werk gaat.

Link naar sjabloon RDDI

Meer nodig?

Opvallend nieuws in een week dat bekend werd dat een memo over de Toeslagenaffaire bewust niet is gearchiveerd. Volgens Van Huffelen was ‘het verzoek om het memo nu niet te archiveren bedoeld om een zuivere reconstructie van de opvolging van het memo mogelijk te maken’. “Ik heb geen enkele reden om aan de integriteit van deze medewerkers te twijfelen.”

Werden in het verleden documenten vernietigd om aan de openbaarheid te onttrekken, de nieuwe variant is om die niet te archiveren.

De vraag is dus, is er meer nodig dan een sjabloon, cultuurverandering, i-bewustzijn, wat zijn jouw suggesties?

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Rens op 17 Juni 2021 op 8.14

Zo lang archiefsystemen (zoals DMS) los bestaan naast werksystemen waar informatie wordt gecreëerd, is het archiveren een handmatige actie. Medewerkers kunnen zelf beslissen om iets wel of niet niet in het archiefsysteem op te slaan en de enige manier om het af te dwingen is ze te 'verleiden' met beleid en awarenesscampagnes. Wat mij betreft een systeemfout.

Natuurlijk zullen mensen altijd manieren vinden om 'om het systeem heen' te werken, maar laten we ook in de spiegel kijken en ons afvragen wat wij als vakgroep beter kunnen doen. Het slimmer inrichten van de informatiehuishouding kan zeker een bijdrage leveren. Het helpt als informatie direct van creatie automatisch in een beheeromgeving wordt opgeslagen, zodat medewerkers dit niet handmatig hoeven te doen.

Geen nieuw inzicht dit, maar het wordt wel tijd dat dit regel gaat worden in plaats van uitzondering. Werk aan de winkel dus en niet alleen wat betreft cultuurverandering en i-bewustzijn, maar ook zorgen dat archiving/informatiebeheer by design structureel wordt toegepast.