BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Is de houdbaarheid van het handboek vervanging verstreken?
Niet zo lang geleden heeft Jack Karelse een interessante en heldere stelling gepubliceerd op edocmanager.nl onder de titel "ontsla ons alsjeblieft" (http://www.edocmanager.nl/blogsedocmanager/ontsla-ons-alsjeblieft )
Ik raad iedereen aan om dat even te lezen. Kort gezegd komt de stelling erop neer dat het handboek vervanging in zijn huidige vorm eigenlijk achterhaald is. Ik ben het daar helemaal mee eens. Maar ik kan me ook voorstellen dat niet iedereen die mening deelt. Voer voor een mooie discussie zou ik zeggen! Ik ben benieuwd naar argumenten voor en tegen deze stelling.
Zelf vind ik dat een Rodin audit eigenlijk leidend zou moeten zijn. Als je daar als gemeente goed uitkomt, dan heb je je digitale informatievoorziening goed op orde. Scannen van papier om het daarna in diezelfde digitale omgeving op te slaan is feitelijk het minst spannende deel van digitaal informatiebeheer. Additionele eisen die daaraan gesteld worden zijn mijns inziens vrijwel allemaal overbodig. Je moet je digitale informatiehuishouding aantoonbaar goed op orde hebben. Dat is voldoende om op verantwoorde wijze een vervangingsbesluit te kunnen nemen.
95% (hele voorzichtige natte vinger schatting) van de info die nu gecreëerd wordt of de organisatie binnenkomt is al digitaal. Die digitale bestanden en hun samenhang vormen een veel grotere uitdaging om goed te beheren dan een gescand plat pdf bestand.
Dus het doorlopen van een traject om het handboek vervanging op te stellen in samenspraak met je Archiefdienst lijkt dus een achterhaalde zaak.
Ik besef dat ik hierboven scherp en wellicht kort door de bocht heb ingezet. Maar ik ben vooral benieuwd naar reacties en argumenten voor- of tegen.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Op digital born is geen vervanging op grond van AW artikel 7 van toepassing, tenminste als je de bestanden niet wil vervangen door papier. Daar hoef je dus ook geen proces van vervanging voor te doorlopen. Bij backlogging bestanden is er wel vaak sprake van vervanging.
Maar wat ik vooral mis in jouw verhaal is de nut en noodzaak van de inrichting van een duurzame voorziening voor te bewaren archiefbescheiden (term uit dezelfde wet). Dat is inderdaad de uitdaging op dit moment, waar nog maar weinig gemeenten en provincies in kunnen voorzien.
Misschien toch nog eens het gesprek aangaan met jullie archivaris, wat vervanging precies inhoudt ?
-
Permalink Antwoord van Bart van Oerle op
-
Uiteraard heb ik het hier over vervanging van papier dat gescand wordt en niet over digital born bestanden.
Ik begrijp je reactie denk ik niet helemaal. Ook de noodzaak van een duurzame voorziening voor te bewaren archiefbescheiden bestrijd ik niet. In tegendeel. Wel zie ik op termijn een trend ontstaan waarbij die inrichting uitbesteed wordt richting E-depot voorzieningen. Maar daar gaat deze stelling eigenlijk helemaal niet over.
Het gaat erom dat het scannen van papier tegenwoordig niet zo'n spannend proces meer is dat voor het vervangingsbesluit een heel apart traject nodig is. Als het goed is heb je allang aangetoond (bijvoorbeeld via een RODIN audit) dat je je digitale beheeromgeving goed op orde hebt. Daarmee zou ook gegarandeerd moeten zijn dat je op termijn goed kunt aansluiten op een E-depot voorziening.
Maar het gesprek met onze archivaris hierover is inderdaad al gepland :)
-
-
Goed om te horen dat je het gesprek aangaat. Voor lopende werkprocessen zou het m.i. nodig zijn deze cylus te 'vervangen' door de inregeling van artikle 18 Archiefregeling met behulp van KIDO/DUTO. DUTO wordt voor het Rijk verplicht.
Wat backlogging processen betreft blijft dit m.i. een ander verhaal zeker in relatie tot het niet hebben van een e-depot.
-
Permalink Antwoord van Roland Bisscheroux op
-
Beste Bart,
Persoonlijk ben ik niet eens met jouw stelling, sterker nog, ik vind de Handreiking vervanging niet toereikend en ben voorstander van de invoering van een eenvoudige kwaliteitscontrole volgens Metamorfoze. Dit punt heb ik ook aangedragen bij de werkgroep Handreiking vervanging maar heeft daar uiteindelijk geen gehoor gevonden.
Ik heb voor mijn standpunt twee argumenten:
- Het menselijk oog is aantoonbaar onbetrouwbaar bij de beoordeling van beelden (en dus ook scans). Zonder objectieve kwaliteitscontrole (meting aan de hand van een kleurenkaart) kan geen objectieve uitspraak gedaan worden over de kwaliteit van de scans.
- Wat wij nu vervangen is (voor het te bewaren deel) voor de eeuwigheid. Daarom moeten wij nu geen enkele concessie doen aan de kwaliteit van de scans. Niet in de procedure en ook niet in de techniek (lossy compressie!).
En laat het vervolgens aan volgende generaties over om te beoordelen of wij een goede keuze hebben gemaakt in het vervangingsproces...
-
-
Dag Roland,
Bedankt voor je reactie. Wij hebben het hier eerder over gehad. We verschillen van inzicht op dit punt.
Ik begrijp je argumenten, maar vind dat je daar veel te zwaar aan tilt. Ook het kosten-baten aspect wordt mijns inziens met jouw benadering volledig over het hoofd gezien. Zolang je het niet over kunstwerken hebt van cultuur historische waarde, gaat het erom dat de informatie leesbaar is (en blijft). Daar is het menselijk oog (wel 4 ogen principe) meer dan betrouwbaar genoeg voor. Enorm kunnen inzoomen is wat mij betreft nutteloos. Een ander argument is dat je nu zwaar zou moeten investeren om leesbaarheid bij toekomstige conversies te kunnen garanderen. Ook dan denk ik dat we doorschieten als je daarom nu al heel ingewikkeld gaat doen omdat dat misschien ooit in de toekomst iets op kan leveren. Mijn ervaring is dat de voortschrijdende techniek juist steeds meer kan en dat kwaliteit zeker niet terug zal lopen.
Ik spreek hier vanuit de optiek van een gemeente, die het postproces digitaliseert. Uiteraard kan het bij andere organisaties waar het om anderssoortige documenten gaat heel reëel zijn om andere afwegingen te maken.
-
-
Bart, het is vooral een hier en nu standpunt, maar niet bedacht vanuit een toekomstigbestendig informatiebeleid als we spreken over te bewaren besdtanden.
Hierbij is nuance wel van belang, ik zou ook niet opteren voor metamorfoze normen voor clientendossiers.
We hebben het misschien over 15 a 20 % dat voor permanente bewaring in aanmerking komt.
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
Metamorfose is voor veel documenten te zwaar; voor specifieke documenten, met veel nuances e.d. kan ik me er iets bij voorstellen. Ik heb eens gezien op welke wijze historische boeken worden gefotografeerd (niet om te vervangen, gelukkig!). Daar mogen zware eisen aan gesteld worden.
@Roland, welke maatregelen neem je nu om de kwaliteit van papieren documenten die in het archief belanden te bewaken? Maak je een kopie van papieren documenten waarvan je niet zekere weet of dit papier is wat aan de NEN2728 voldoet en/of de eisen die aan inkt en toner gesteld worden? Zo niet, waarom niet?
In onze papieren archieven bevinden zich documenten die vervagen en aan elkaar plakken en zeer waarschijnlijk op termijn onleesbaar worden. Hoe gaan we daar mee om? (beetje flauwe vraag, geef ik toe. Onderliggend: meten we met 2 maten?)
-
Permalink Antwoord van Stella Mechelse op
-
Hopelijk niet te laat,
Morgen bij het AIDO congres staat Vervanging ook op het programma: https://www.vngcongressen.nl/producten/archiefinnovatie-decentrale-...6. Handreiking vervanging
In 2014 verscheen de Handreiking Vervanging, opgesteld door een werkgroep van deskundigen uit de werkpraktijk. Dit handboek is vorig jaar geëvalueerd en vervolgens geactualiseerd. Ook is het uitgebreid met een praktisch handvat waarin praktische tips en praktijkvoorbeelden worden gegeven over vervanging. Peter Diebels (provincie Zuid-Holland) en Mirella van der Velde (Waterschap Drents Overijsselse Delta) gaan aan de hand van een aantal prikkelende stellingen over vervanging de discussie aan met de zaal. Waarom zou je willen vervangen, waarom is de keuze voor vervangen in bepaalde gevallen onmogelijk? Wat zijn nu eigenlijk echte uitzonderingen op vervanging? Op welke manier kun je als organisatie praktisch omgaan met scaneisen? Hoe verhouden risicomanagement en vervanging zich tot elkaar? Zo willen we de handreiking en het handvat opnieuw onder de aandacht brengen, ingaan op vragen die leven en bepaalde mythes ontzenuwen.
-
-
Dag Jack,
Mijn punt is nu juist: met papier werken we al honderden jaren en daarvoor is de impact van het gebruik van verkeerde materialen wel duidelijk (en de normen inderdaad ook: zie de Archiefregeling). Voor digitaal staan we aan het begin van een nieuw tijdperk en tasten we nog in het donker (zie opnieuw de Archiefregeling). Dus laten we nu uitgaan van de hoogste norm!
Overigens betekent het gebruik van Metamorfoze helemaal niet dat het onwerkbaar wordt. Ik pleit voor een eenvoudig toepasbare kwaliteitsmeting, bijvoorbeeld één keer per dag/week een scanner controleren met een testkaart en Photoshop. That's it!
Het manco van de Handreiking is dat Metamorfoze wel wordt genoemd (inclusief bijlage), maar niet toepasbaar wordt gemaakt. Het advies is nu dus: ieder bepaalt de kwaliteit voor zichzelf... Ben benieuwd welke digitale erfenis dat oplevert?
jack karelse zei:Metamorfose is voor veel documenten te zwaar; voor specifieke documenten, met veel nuances e.d. kan ik me er iets bij voorstellen. Ik heb eens gezien op welke wijze historische boeken worden gefotografeerd (niet om te vervangen, gelukkig!). Daar mogen zware eisen aan gesteld worden.
@Roland, welke maatregelen neem je nu om de kwaliteit van papieren documenten die in het archief belanden te bewaken? Maak je een kopie van papieren documenten waarvan je niet zekere weet of dit papier is wat aan de NEN2728 voldoet en/of de eisen die aan inkt en toner gesteld worden? Zo niet, waarom niet?
In onze papieren archieven bevinden zich documenten die vervagen en aan elkaar plakken en zeer waarschijnlijk op termijn onleesbaar worden. Hoe gaan we daar mee om? (beetje flauwe vraag, geef ik toe. Onderliggend: meten we met 2 maten?)
-
-
@Roland, mijn punt is dat er weinig aandacht besteed wordt aan het vervangen van papieren documenten waarvan we de herkomst niet weten. We weten dat er informatie op papier verloren gaat en daar doen we niets aan.
Los daarvan: ik ben het volledig met je eens dat we zorgvuldig te werk moeten gaan en moeten doen wat nodig is om digitale documenten duurzaam te hebben en te houden.En een belangrijk punt is: digitaal kopietje van een digitaal kopietje van een digitaal kopietje. Dan heb ik het al lang over mijn digitale beheeromgeving en niet meer om mijn digitale kopietje van een papieren stuk.
Een test zoals je aangeeft is eenvoudig.
Idere bepaalt de kwaliteit voor zichzelf: ja. Gelukkig zijn we het met elkaar redelijk eens; ik denk dat 9 van de 10 scant met ppi 300, in kleur, origineel van de scan en een pdf/a worden opgeslagen.Over de digitale erfenis die we achterlaten maak ik me tot op zekere hoogte zorgen. Meer over de volledigheid van de dossiers/zaken en het kunnen reconstrurene hiervan, het op termijn kunnen vertellen van volledige verhalen. Technisch zijn we op weg naar een redelijke mate van zekerheid, waar er technische oplossingen zijn en ontwikkeld worden voor het omzetten van documenten naar andere formaten. Ik kan mijn wp-documentje ook omzetten naar iets leesbaars inmiddels.
En velen van ons hebben inmiddels meer of minder ervaring met het scannen van documenten. Ken jij veel gevallen waarbij sprake is van veel gegevensverlies door de jaren heen?
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
