BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Is de Archiefwet2021 gebaseerd op de juiste aannames?

Zo nu en dan worden we geïnformeerd over de 'nieuwe ' Archiefwet, die in 2024 in werking treedt.

Een belangrijke wijziging bestaat uit de halvering van de overbrengingstermijn van overheidsinformatie van twintig naar tien jaar. Daarnaast wordt beoogd van meet af aan de duurzame digitale toegankelijkheid van overheidsinformatie te borgen. In dit artikel worden een aantal aandachtspunten toegelicht. De Rijksoverheid communiceerde onlangs het volgende:

Het kabinet wil dat overheden belangrijke informatie na 10 jaar overbrengen naar het Nationaal Archief of een lokale of regionale archiefdienst. Nu is dat nog 20 jaar. Archiefdiensten hebben experts en systemen om digitale bestanden eeuwig leesbaar en bruikbaar te houden. Door de informatie na 10 jaar naar een archiefdienst te sturen, is deze beter toegankelijk voor gebruikers.

Wat tegenargumenten:

- Omdat de AW2021 pas in 2024 in werking treedt en ook niet met terugwerkende kracht, zullen de eerste verplichte overbrengingen pas in 2033/2034 plaats gaan vinden.

- Deze blokken betreffen over het algemeen papieren archief. De meeste vervangingsbesluiten dateren van rond het jaar 2015. De gemeente 's-Hertogenbosch met de Digiplus begin 21ste eeuw was echt een uitzondering. De digitale bestanden blijven gewoon in beheer bij de gemeente zelf.

- Het bureau Panteia, dat in 2017 de gevolgen van de beoogde wijzigin...CW onderzocht, benadrukte in haar rapport dat verkorte overbrenging niet leidt tot grotere openbaarheid omdat veel overheidsinformatie vanwege privacywetgeving niet openbaar kan worden. De andere beperkende factoren zijn auteursrecht en openbare veiligheid.

- Daarnaast stelde Panteia dat digitale ontwikkelingen zo snel gaan dat het niet te voorspellen is hoe de informatiehuishouding er over twintig jaar uitziet. Dat wordt verwoord in het recent uitgebrachte VNG rapport over Bewaren bij de bron.

- Overheden gaan juist door de wet open overheid steeds meer documenten actief openbaar maken en de AW2021 (feitelijk 2024) is vooral passief. De openbaarheid vermindert juist,

zie ook: Afname openbaarheid nieuwe archiefwet (dossiernummer 35968) - BREED...

- Als gevolg van archivering by design kan het niet anders dat duurzaamheid direct bij de bron wordt geborgd voor documenten, die bewaard moeten worden.

Wat zie jij als ontwikkeling, zitten we met de Archiefwet2021 wel op het juiste spoor.

Vind ik leuk

2 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Marco Klerks op 28 Maart 2022 op 13.23

;-)

Als informatiebeheerder aan de zijde van de archiefvormer verwacht ik de komende jaren meer aan de Woo en de Who te hebben dan aan de Archiefwet in mijn queeste om de informatiehuishouding te verbeteren.

De kortere overbrengingstermijn vind ik inderdaad waardeloos. Voor de openbaarheid levert het niks op, vanwege de vele (en overigens vaak terechte) uitzonderingsgronden. Voor de duurzame toegankelijkheid levert het niks op, want daarvoor is 10 jaar nog te lang en komt digitale preservering te laat.

Bovendien veroorzaakt het tal van problemen, doordat bij overbrenging de content uit de eigen systemen vernietigd moet worden, terwijl die content vaak nog wel nodig is in de primaire bedrijfsprocessen van de archiefvormer. Gaan de e-depots de ZGW-API's ondersteunen, zodat we vanuit de taakapplicaties eenvoudig de benodigde informatie op kunnen halen? En uiteraard gaat het niet alleen om de ZGW-API's, maar om alle API-standaarden behorende bij permanent te bewaren informatie (data).

Een oplossing zou kunnen zijn om niet met vaste overbrengingstermijnen te werken, maar met flexibele overbrengingstermijnen. Deze zouden opgenomen kunnen worden in de selectielijst en vergt een beperkte aanpassing van de (ZGW-)standaarden.

Nóg beter zou het zijn om openbaarheid van overheidsinformatie in één wet te regelen, maar dat station zijn we al gepasseerd.

En zo kan ik nog een heel epistel schrijven over onderwerpen als toezicht (versplinterd en tandenloos), selectie en waardering (te bureaucratisch), vervanging (80% is digital-born), vernietiging en overbrenging (ouderwets), risico-gericht beheer en passende maatregelen (onvoldoende uitgewerkt), digitale preservatie (niet geregeld), acquisitie en educatie (niet geregeld), et cetera. Maar heeft het nog zin?...

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 28 Maart 2022 op 13.32

Geheel mee eens. Dit weekend bedacht ik me waarom laten we die ambtenaren bij de Ministeries niet een aantal weken op de werkvloer meedraaien, wie weet beseffen ze dan wat ze feitelijk voorschrijven?