BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Is archieftoezicht onderbezet ?

Over precies een maand is het twee jaar geleden dat het nieuwe generieke archieftoezicht is ingevoerd. De oogst op waarstaatjegemeente lijkt misschien nog schamel, toch lijken de bestuurlijke trajecten meer effect te hebben dan voor 1 oktober 2012.

Voor medewerkers bij gemeenten en gemeentelijke archiefdiensten is het hard bikkelen om al dat werk te verzetten. Het is ook geen sinecure om alle nieuwe digitale gemeentelijke ontwikkelingen bij te houden. Sommige archiefdiensten roepen daarom de hulp van derden (link). In mijn werkgebied van 12 gemeenten met meer dan 400.000 inwoners is 1,32 fte beschikbaar dat terwijl er normen zijn die richtlijnen geven van 4 fte (link). Ook vraagt het IBT veel extra tijd dan voorheen, er wordt allerlei toezichtinformatie te pas en te onpas opgevraagd, waar tijd aan besteed moet worden, die er vaak niet is. Overigens verschilt de werkwijze van de IBT's per provincie sterk. Archieftoezicht op intergemeentelijke samenwerkingen valt vaak tussen het wal en het schip.

Eerder in 2011 en 2012 heb ik een pleidooi gehouden, om de formatie vanuit de provincie over te hevelen naar gemeenten. Gedurende de afgelopen twee jaar zien we dat de bezetting van het IBT onderdeel archieven sterk is verminderd. Vele provinciale medewerkers werden boventallig en wisten soms elders werk te vinden of gingen met pensioen. Uit slechts een provincie heb ik geluiden gehoord dat er plannen zijn om de vrijgekomen middelen in te zetten voor de versterking van het gemeentelijke archieftoezicht.

Het lijkt me een goed idee om twee jaar na dato eens te evalueren hoe wij er als gemeentelijk archieftoezicht aan toe zijn. Zijn we geen burgemeesters in oorlogstijd geworden ? Wie ziet toe dat de bezetting adequaat is zoals de Archiefwet voorschrijft en veelal ook de eigen gemeentelijke wet- en regelgeving is vastgelegd, het IBT ? Zijn de afspraken vastgelegd in het informatiearrangement werkbaar ?

Maar wie deelt deze mening niet en is riant uitgerust op de veranderde taak en ziet met gerust hart de informatiestormen van de 3D 's op zich afkomen ? Ook dat hoor ik graag.

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Hajo de Roo op 29 Augustus 2014 op 14.13

Beste Yvonne, Ik onderschrijf volledig je epistel. Ook ik probeer al ruim 2 jaar de besturen van mijn gemeenten duidelijk te maken dat toezicht op deze manier niet werkt. 5 gemeenten bedienen, adviseren bij digitalisering en "het nieuwe werken", al die samenwerkingsverbanden en gemeenschappelijke regelingen (zeker 15 stuks). Waar haal ik de tijd vandaan. Gelukkig is ook hier op de Veluwe wel duidelijk geworden dat het anders moet, maar da gaat ten koste van dienstverlening. Meer structureel geld krijgen we nog niet.

Ik ben benieuwd naar andere reacties uit het veld.

Hajo de Roo

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 29 Augustus 2014 op 14.42

Beste Hajo,

Bedankt voor je bevestiging en openheid. Zelf zie ik het niet als vanzelfsprekend dat we gratis gemeenschappelijke regelingen erbij doen. Daar moet m.i. apart voor betaald worden en de bevoegdheden moeten ook worden vastgelegd.
Fijn weekend

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Hajo de Roo op 29 Augustus 2014 op 14.48

Yvonne, Volgens mij zitten we wel op één lijn. Ik heb in mijn Archiefcommissie ook al voorgesteld die clubs te laten betalen. Daar krijg ik de handen wel op elkaar! We houden contact!

jij ook fijn weekend!

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 29 Augustus 2014 op 15.01

@Hajo, ik vind het zelfs redelijk om het IBT een factuur te sturen als er specifieke toezichtinformatie wordt gevraagd, die niet wordt vereist in de eigen provinciale verordening. Je kunt je tijd echt maar een keer besteden.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Cora Lubben op 4 September 2014 op 14.40

Ik heb te maken met de erfgoedinspectie en ik heb ooit eens een kansberekening gemaakt wanneer onze ZBO in aanmerking kwam voor een inspectiebezoek. Die kans was nihil. Later is de erfgoedinspectie overgegaan op jaarlijkse enquêtes en aspect inspecties, toen kwam er een grotere kans op een inspectiebezoek.

Als ik dit lees en op basis van verhalen van medestudenten een paar jaar geleden doen jullie veel meer dan de erfgoedinspectie. Zo vertelde een medestudent dat de archiefinspecteur eerst de vernietigingslijst moest goedkeuren. Ik maak een verklaring van vernietiging op en bel papieranha voor de daadwerkelijke vernietiging. Mijn reactie was dus de vraag wat er in het verleden fout is gegaan waardoor er controle op was. Toen bleek het normale procedure te zijn.

Het lijkt mij een heel zinnige discussie om te komen tot een vaststelling van wat de primaire taken/diensten zijn en dat voor extra diensten kosten in rekening worden gebracht waaruit extra fte's kunnen worden bekostigd. Daarnaast activiteiten die niet echt nodig zijn maar uit gewoonte worden gedaan schrappen.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 4 September 2014 op 15.51

Beste Cora,

Er is inderdaad een groot verschil in de werkwijze bij het rijk en gemeenten. Nog een opmerkelijk feit, er is geen verticaal archieftoezicht op de provincies. Dat is niet in de wet geregeld.

Yvonne Welings