Collegae,

Bij de gemeente Tilburg gaan we een verkennend onderzoek en een programma van (functionele) eisen opstellen op het gebied van intelligente scansoftware. Momenteel scannen we een gedeelte van de post (± 10% van alle inkomende post). Het gescande document gaat in tif-formaat (plaatje) naar software (Autostore), waar de tif omgezet wordt in een door middel van OCR tekstherkende pdf. Deze wordt vervolgens geregistreerd in ons postsysteem.

Op termijn willen we de fysieke poststroom, die nu parallel loopt aan de digitale, laten vervallen. Om dit te kunnen realiseren moet er meer gescand worden.

Met die reden willen we kijken wat er op de markt aanwezig is aan software die naast OCR ook de mogelijkheid geeft om door middel van trefwoorden, documentopmaak, barcode te bepalen in welk proces of postbakje in het postsysteem een document thuishoort; uiteraard met zo min mogelijk tussenkomst van een registrator. Bijvoorbeeld: bij het 'zien' van het woord "hondenbelasting" kan de software bepalen dat dit document naar de afdeling belastingen moet.

Onze vragen:

Zijn er organisaties zijn die al gebruik maken van software met deze kenmerken?
Zo ja, van welke leverancier?
Wat is/ was het programma van eisen bij aanschaf?
Wat zijn de ervaringen?

Met vriendelijke groet,
Steven