BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Inrichten van de rol / functie van gemeentearchivaris
Hallo allen,
Ik kon hier nog geen eerder topic over vinden. Als die er wel is, mijn excuus!
Achtergrond:
Op dit moment hebben wij geen gemeentearchivaris met een diploma Archivistiek aangewezen.
AW95 art. 32 lid 1:
De gemeentelijke archiefbewaarplaats wordt beheerd door een gemeentearchivaris, die in het bezit dient te zijn van een diploma archivistiek of, zo geen zodanige archivaris mocht zijn aangewezen, door de secretaris.
De nieuwe Archiefwet 2021 verplicht om een gemeentearchivaris aan te wijzen. De verplichting voor een diploma Archivistiek verdwijnt. (Zo staat het in het huidige concept. AW 2021 is nog niet vastgesteld).
AW2021 (concept) Art. 5.2 lid 2:
Elke decentrale archiefdienst heeft een archivaris, die verantwoordelijk beheer van de documenten die blijvend door de dienst worden bewaard.
Onze situatie:
Ons overgedragen archief stond voorheen in het gemeentearchief Rotterdam. Hiermee was de gemeentearchivaris van Rotterdam ook onze gemeentearchivaris. In 2015 staat ons overgedragen archief bij VADA Archieven in Nijverdal. Wij hadden toen geen gemeentearchivaris meer via de archiefbewaarplaats en hebben in de archiefverordening vervolgens gekozen dat de gemeentesecretaris hiervoor aangewezen wordt. Met de komst van de AW2021 zullen we straks een gemeentearchivaris moeten aanstellen. Nu zijn wij tegelijkertijd ook met een (door)ontwikkelingstraject bezig voor DIV/informatiemanagement. Daarin wil ik deze ontwikkeling gelijk meenemen en kijken hoe we de functie / rol van gemeentearchivaris in de organisatie kunnen borgen.
De tweejaarlijkse archiefinspectie wordt bij ons gedaan door een extern ingehuurde inspecteur (Jeroen Jonkers).
Mijn vraag:
Hoe hebben jullie dat geregeld? Hoe hebben jullie de rol van gemeentearchivaris belegd? hebben jullie daar documenten over die je met mij wilt/kunt delen? Welke taken heeft de gemeentearchivaris? Wie verzorgt de (archief)inspecties? Wat is zijn/haar positie in de organisatie? Zit deze persoon bij DIV? Doet deze persoon ook nog andere taken / heeft deze persoon ook nog een andere functie in de organisatie?
Ook andere tips/trucs/leesmateriaal over dit onderwerp ontvang ik graag. Je mag dit doen via het forum (zodat anderen er ook iets aan hebben) of ook via mijn persoonlijke contactkanalen (hieronder).
Mijn vraag staat op dit moment los van de diploma vraag. Ik weet dat als we iemand aanstellen voor de werking van de AW2021 we iemand aan moeten stellen met een Archivistiek diploma.
Alvast bedankt!
Groetjes Kirsten van Opijnen
k.c.van.opijnen@capelleaandenijssel.nl / 010 284 8461
wnd unithoofd DIV
Gemeente Capelle aan den IJssel
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Ook al zou de vraag gesteld zijn, is dat natuurlijk helemaal niet erg. Je stelt overigens een zeer actuele vraag. Op dit moment is het volgens de Archiefwet 1995 helemaal niet verplicht een archivaris aan te wijzen. De benoeming is in verband met de Wnra vervangen door een aanwijzing. In dat geval vervult de gemeentesecretaris de rol.
Nu is het zo dat een diploma archivistiek verplicht is. In de praktijk betekent dit voor belangstellenden die het vak in willen dat ze een extra master moeten halen en dat is onbetaalbaar.
De archivaris kent twee primaire taken, beheer van de archiefbewaarplaats en toezicht op niet overgebrachte archieven.Dat alles gaat veranderen. Met de Archiefwet 2021 wordt de aanwijzing van een archivaris verplicht voor gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Daarentegen vervalt de diploma eis en komt er ook toezicht op de archiefbewaarplaats zelf. Hoe dat allemaal precies in zijn werk gaat, wordt nog over nagedacht.
Een mogelijke oplossing is dat je de functie inkoopt bij je buurgemeente. Mijn werkgever is de gemeente Tilburg, maar vervul die rol ook voor andere gemeenten.
-
-
Permalink Antwoord van Suzanne Kool op
-
Hallo, ik heb hier ook een vraag over!
Het betreft een openbaar lichaam, o.g.v. de Wgr, en wij hebben via een ingekochte dienst "de archivaris" van Archief Eemland aangewezen en tevens een archiefbewaarplaats aangewezen middels een AB aanwijzingsbesluit dd. 2014 (liep destijds voor op z'n tijd denk ik..).
Actualisatie van de archiefverordening etc. is straks met de AW2021 wel weer aan herziening toe, maar is er nu nog - in het kader van de Wnra - actie nodig? Er is al een aanwijzingsbesluit en daarnaast is er geen sprake van een arbeidsrelatie.
Alvast bedankt!
Yvonne Welings zei:Ook al zou de vraag gesteld zijn, is dat natuurlijk helemaal niet erg. Je stelt overigens een zeer actuele vraag. Op dit moment is het volgens de Archiefwet 1995 helemaal niet verplicht een archivaris aan te wijzen. De benoeming is in verband met de Wnra vervangen door een aanwijzing. In dat geval vervult de gemeentesecretaris de rol.
Nu is het zo dat een diploma archivistiek verplicht is. In de praktijk betekent dit voor belangstellenden die het vak in willen dat ze een extra master moeten halen en dat is onbetaalbaar.
De archivaris kent twee primaire taken, beheer van de archiefbewaarplaats en toezicht op niet overgebrachte archieven.Dat alles gaat veranderen. Met de Archiefwet 2021 wordt de aanwijzing van een archivaris verplicht voor gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Daarentegen vervalt de diploma eis en komt er ook toezicht op de archiefbewaarplaats zelf. Hoe dat allemaal precies in zijn werk gaat, wordt nog over nagedacht.
Een mogelijke oplossing is dat je de functie inkoopt bij je buurgemeente. Mijn werkgever is de gemeente Tilburg, maar vervul die rol ook voor andere gemeenten.
-
-
Tot 1 januari 2020 werd de archivaris benoemd en niet aangewezen. De eerder geplaatste blog geeft achtergrondinformatie. Vanaf 1 januari 2020 moet de archivaris zijn aangewezen op persoonlijke titel. In de praktijk een situatie kunnen voorstellen dat een archivaris allemaal verschillende contracten heeft, dat is natuurlijk niet wenselijk. Het is ook niet zo dat de archivaris onbezoldigd archivaris is bij die andere wgr of gemeente, de werkgever is de centrumgemeente. Je kunt dit ondervangen door in het aanwijzingsbesluit de volgende passage op te nemen:
De aanwijzing eindigt van rechtswege met ingang van de datum dat de uitoefening van de functie van gemeentearchivaris geen onderdeel meer uitmaakt van de werkzaamheden van de betreffende ambtenaar.
-
Permalink Antwoord van Kirsten van Opijnen op
-
Bedankt voor de reacties tot nu toe. Inhuren is natuurlijk een optie, maar ik zou graag kijken hoe we dit zelf in de organisatie kunnen borgen. Zou je rol van gemeentearchivaris bijvoorbeeld kunnen koppelen aan de functie van de beleidsadviseur of hoofd DIV? Of moet de gemeentearchivaris hiervan los staan?
-
-
Als gemeentearchivaris heb je een toezichthoudende functie op wat wordt omschreven in de Archiefwet als de niet overgebrachte archieven. Je kunt geen toezicht op jezelf houden. Ook kan je geen advies geven over zaken waar je toezicht op houdt anders dan de Archiefwet omschreven.
Je moet rollen en verantwoordelijkheden duidelijk scheiden. Het is om deze reden dat ik zelfs niet ben ingedeeld bij de afdeling informatievoorziening, hoewel ik daar wel vakmatig het meeste binding mee heb, maar bij juridische zaken. Misschien is het een optie om het meer richting de FG te zoeken, een gemeentearchivaris moet ook onafhankelijk kunnen opereren.
Daarbij is het nog steeds zo dat in de Archiefwet een diploma-eis geldt.
-
Permalink Antwoord van Jean-Luc Rouvroye op
-
Hoi Kirsten, een tijdje geleden kwam dit artikel voorbij: https://www.pzc.nl/zeeuws-vlaanderen/gemeentearchief-hulst-wordt-in...
Je bent dus niet de enige die in deze richting denkt. Zelf denk ik dat door het loslaten van de diploma-eis meer organisaties een hoofd DIV of informatiemanager aanwijzen als archivaris.
Zelf vraag ik mij af wat de toegevoegde waarde is van horizontaal toezicht, als er ook sprake is van verticaal toezicht. Een toezichthouder die geen stok heeft om mee te slaan, wat kan die nou helemaal? De recente ledenbrief van de VNG vraagt er nog aandacht voor:
De praktijk laat vaak zien dat de raad dit verslag als een hamerstuk afdoet. Overweeg als raad het archief KPI verslag actief te bespreken.
Best veelzeggend. Dat komt omdat de raad zich doorgaans niet bemoeit met bedrijfsvoering, tenzij het negatieve gevolgen heeft voor de begroting. Dus als het eigenlijk niet zoveel zin heeft, waarom doen we het dan?
Mijn gemeente is aangesloten bij een GR en er is een archivaris benoemd. Ik heb vraagtekens bij de doelmatigheid van de procedures, bijvoorbeeld voor het verkrijgen van een advies m.b.t. vervanging. Omdat de archivaris op grote afstand staat kost het erg veel tijd om beleidsdocumenten te beoordelen. Als je deze rol intern belegt, dan kan je veel sneller schakelen, wat m.i. het informatiebeheer ten goeden komt. Deze mening wordt uiteraard niet door iedereen gedeeld.
-
-
Die wetswijziging wordt wsl. Niet voor 2023 verwacht.
-
-
Jean-Luc, je hebt zelf een tijd bij een archiefdienst gewerkt. Zie jij een oplossingsrichting het beheer uit te besteden aan vrijwilligers?
-
-
Yvonne, als processen inefficiënt blijken, dan vind ik dat er kritisch moet worden gekeken naar verbetering. Als ik nu kijk naar de kwaliteit van het inspectieverslag in relatie tot de tijdsinvestering, dan is die onvoldoende. De raad doet het af als hamerstuk en de provincie checkt op hoofdlijnen, maar vooral of zij de stukken op tijd hebben ontvangen. Welke kwaliteitsverbetering hebben we met deze procedure bereikt? Ik denk helemaal niets.
het risico is natuurlijk ook heel laag. Vandaar ook dat de provincies terecht een stap terug hebben gedaan.
-
-
Daar denk ik anders over en zie ook concrete resultaten. In de tijd van voor 2012 was het m.i. niet beter. Wel ben ik het met je eens dat kwaliteit van belang is, maar dat geldt ook voor het beheer van statische archieven.
-
-
Zie als voorbeeld: https://www.werkeninwestbrabant.nl/vacatures/gemeentearchivaris/?cn...
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
