BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Ingangsdatum nieuwe selectielijst gemeenten 2017
De selectielijst 2017 voor gemeenten zal zo goed als zeker met terugwerkende kracht gaan gelden vanaf 1 januari 2017.
Kan B&W van een gemeente ook besluiten de ingangsdatum van de Selectielijst 2017 uit te stellen naar een latere datum in 2017?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Het antwoord is nee, alle colleges van B. en W. hebben de VNG in deze gemandateerd.
-
Permalink Antwoord van Antony Fokker op
-
In het kader van de steeds verdergaande decentralisatie lijkt mij dat het College van B&W het gremium is dat bepaalt of de nieuwe selectielijst in werking treedt. Het ondertekende formulier instemming met ontwerpselectielijst 2017 is voldoende om per 1-1-2017 gebonden te zijn.
Wanneer echter nog geen sprake is van digitaal werken en dat op korte termijn wel in het verschiet ligt, kan mijns inziens om organisatorische redenen een datum gekozen worden die niet gelijk is aan de datum van inwerkingtreding van de nieuwe selectielijst (inderdaad: na vaststelling door de Minister van OC&W 1-1-2017). Het is te zot voor enkele maanden het "oude" DMS te belasten met moeizaam in te brengen nieuwe regels voor bewaring en vernietiging.
Uiteraard is dit wel een College-beslissing: opschorting van invoering van een nieuwe selectielijst behoeft wel bestuurlijke instemming!
-
-
Aangezien de selectielijst een wettelijke status heeft, heeft de gemeente geen invloed op het van kracht worden. In de archiefcommissie VNG is gesproken over de archiefbescheiden waarop de selectielijst betrekking heeft, er is daarbij gekozen voor 1 januari 2017.
Op het moment dat de minister de selectielijst vaststelt (waarschijnlijk voorjaar 2017) wordt deze met terugwerkende kracht wettelijk verplicht.
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Wat doet iedereen? De nieuwe selectielijst gewoon hanteren vanaf 1 januari ook al moet hij formeel nog worden vastgesteld? Of wacht men tot 1 januari en gaat men dan alles met terugwerkende kracht bijwerken?
-
-
Voor veel gemeenten zal dat ook afhankelijk zijn van de update van de i-navigator.
Zie ook http://www.breednetwerk.nl/group/zaakgerichtwerken/forum/topics/dsp...
-
Permalink Antwoord van Antoon van der Aa op
-
In voeren per 1-1-2017. Wij werken sinds 2010 digitaal. De nieuwe selectielijst geeft de mogelijkheid tot automatisch archiveren. Er is veel geïnvesteerd in het aanpassen van de systemen om dit op 1-1-2017 klaar te hebben staan. Wachten tot de daadwerkelijke vaststelling en dan met terugwerkende kracht verwerken is geen optie.
-
-
@Antoon, hebben jullie ook al een werkend SIO?
-
-
We hebben een I-overleg. Dit is een overleg tussen ICT, de Informatiebeveiligingsfunctionaris (CSO) en Informatiebeheer. Hierbij gaat het onder andere over informatiebeveiliging, actieve openbaarmaking, conversie en migratie, nieuwe software e.d. De lijntjes met, in ons geval, het streekarchief (SALHA) zijn kort. Voordat er besluitvorming plaatsvindt is er altijd overleg met SALHA.
-
-
@Antoon, mooi om te horen. Bij de gemeente Tilburg is het SIO onderdeel van het CIO geworden.
Eind december 2016 zou de selecttool -gratis- beschikbaar komen, dat wordt iets later. Zodra er de publicatie op de VNG site een feit is, zal ik een ieder informeren.
http://www.vhic.nl/nieuws/1109-implementatie-nieuwe-selectielijst-m...
-
Permalink Antwoord van Marius Jansen op
-
Wanneer je als gemeente instemt met het proces tot ontwerpen en vaststelling van de selectielijst lijkt het mij dat je je dan ook conformeert aan het moment dat het van kracht wordt. Het zou merkwaardig zijn wanneer dan elk college weer haar eigen moment kan kiezen om deze in te laten gaan. En hoe lang mag dat uitstelmoment dan duren? 2 maanden, 6 maanden, een jaar? Of nog langer? Wie bepaald dan die maximale duur? Kan er dan ook geen sprake zijn van rechtsongelijkheid bij eventuele verschillende bewaartermijnen van dezelfde processen tussen gemeenten?
Bovendien weten we al vanaf de vaststelling van de huidige lijst in 2005 dat deze een geldigheid zou hebben van ten hoogste 20 jaar, te rekenen vanaf 1 jan 1996. We weten dus al minstens 11 jaar dat we in 2016-17 een nieuwe selectielijst konden verwachten. Meen zelfs al dat dit al in art 2, lid 2 van het Archiefbesluit is vastgesteld, dus al 20 jaar!
Daarnaast lijkt mij het vermeende “tijdkopen” door het later vaststellen, maar wel met terugwerkende kracht van toepassing een wassen neus. Feit blijft dat je uiteindelijk toch alle zaken die worden afgesloten vanaf 1 januari 2017 op basis van deze lijsten moet waarderen. Anticiperen op de huidige conceptlijst lijkt mij het minste inspanning achteraf op te leveren. Of denken we echt dat er nog zoveel zal worden bijgesteld?
Ik wil het niet nog vervelender maken:-). Maar het maakt helemaal niet uit of het analoge of digitale archiefbescheiden zijn. De lijst doet in dat opzicht geen uitspraak over de drager van de gewaardeerde proces- documentinformatie, of dat je DMS er al op zou zijn ingericht. Je zou dan ook een hele merkwaardige selectiewerkelijkheid krijgen. Dan zou de lijst niet van toepassing hoeven zijn voor die gemeenten die nog al dan niet gedeeltelijk analoog werken?
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
Eens met @Marius. Ook als je als (inter)gemeentelijke overheid niet met een DMS of zaaksysteem werkt zul je de lijst toe gaan passen. Vanaf 1 januari van dit jaar. Veel wijzigingen zijn volgens de peilingen niet meer te verwachten :-)
Volgens mij zijn de meeste DMS en zaaksystemen nog lang niet zo ingericht dat selectie op vernietiging grotendeels geautomatiseerd geregeld kan worden. Wat dat betreft is er nog werk te doen. In de tussentijd gewoon op basis van vakkennis invulling geven aan je selectie en vernietiging.
-
Permalink Antwoord van d635nk op
-
Antoon van der Aa zei:In voeren per 1-1-2017. Wij werken sinds 2010 digitaal. De nieuwe selectielijst geeft de mogelijkheid tot automatisch archiveren. Er is veel geïnvesteerd in het aanpassen van de systemen om dit op 1-1-2017 klaar te hebben staan. Wachten tot de daadwerkelijke vaststelling en dan met terugwerkende kracht verwerken is geen optie.
En een aantal gemeenten hebben niet de mogelijkheid tot geautomatiseerd verwerken van de export uit de iNavigator. Dat ligt veelal aan de leverancier, dus die gemeenten moeten alles handmatig gaan verwerken. En dat betekent achteraf bijwerken van een aantal zaken.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
