BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Informatiesystemen komen en gaan. Wat te doen met al die data?
Ik ben gevraag om eens na te denken over hoe we om kunnen gaan met het archiveren van data uit vervallen systemen. In de praktijk worden deze vaak overgepompt naar een nieuw systeem (dat op den duur ook weer vervangen moet worden, waardoor je conversie op conversie krijgt) of ze worden gewoon samen met het oude systeem gewist.
Ik zie diverse scenario's zoals conversie naar een vervangend systeem, het oude systeem laten draaien, alleen de database in de lucht houden (met eventueel toegang via een BI-tool) of de hele dataset om laten zetten in een XML-achtige oplossing. Die laatste oplossing is bijvoorbeeld het beste alternatief uit oogpunt van digitaal duurzame bewaring, maar om de informatie dan weer voor een gebruiker (visueel) inzichtelijk en interpreteerbaar te maken vraagt om heel wat werk; je mist de applicatielaag bovenop de database. plus de functionaliteit van de database-software (bijv. Oracle) zelf. Het lijkt mij dus geen geschikte oplossing voor informatie die (nog) regelmatig geraadpleegd dient te worden. Er kleven in ieder geval nadelen aan.
Daarnaast zie ik dat in bestaande praktijken, bijvoorbeeld bij onderzoeksdata, de hele database als één information package wordt opgeslagen. Dat betekent ook dat, als je jaren later op zoek gaat, je alleen de database als geheel kunt opzoeken en vinden. De zoekmethodiek zal je waarschijnlijk niet leiden tot een informatie-element (of record) uit die database. Dat lijkt me ook niet altijd wenselijk. We gaan het zaaksysteem immers ook niet als één information package in het e-Depot plaatsen.
Er zal van situatie tot situatie bekeken moeten worden wat de meest optimale oplossing is. Het is dan wel handig om al van te voren een overzicht te hebben van de mogelijke scenario's en op grond van welke afwegingen een keuze gemaakt kan worden.
Wie heeft hier al eens eerder over nagedacht en heeft bijvoorbeeld al actief beleid over data-archivering bij vervanging van systemen?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Denny Schouten op
-
Een heel interessante vraag, Marco. Volgens mij heb je gelijk als je zegt dat dé ideale oplossing niet bestaat.
Het is in ieder geval verstandig om overzicht te creëren: welke data bevinden zich in welk systeem? Een dergelijk overzicht is lang niet altijd beschikbaar, is mij in de praktijk gebleken. Met zo'n overzicht in de hand kun je de waarde van de inhoud van een systeem bepalen (en er waarschijnlijk een selectiecriterium aan vast plakken). Als de data bij een proces horen waar een vernietigingstermijn van 5 jaar aan hangt, dan kun je andere oplossingen bedenken dan wanneer het om materiaal gaat dat nog 20 jaar beschikbaar moet zijn. Uiteraard is ook de gebruiksfrequentie van belang voor het vinden van de beste strategtie. Als data nog vrijwel dagelijks nodig zijn, moet je misschien converteren, wordt er praktisch geen gebruik meer van gemaakt, dan is XML misschien een goede optie.
Kortom: volgens mij ligt er vooral een mooie taak om inzicht te verwerven in welke data zich waar bevinden. In de praktijk kom ik dat nog te weinig tegen. Laat staan dat er al een beleid op is geformuleerd. Ik houd me zeker aanbevolen voor tips op dit gebied!
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@Marco, wat me opvalt is dat de vernietigingsprocedures zich vaak beperken tot het DMS /zaaksysteem en dat de vernietiging uit de vele applicaties veelal buiten beeld blijven. Data worden vaak nodeloos lang bewaard. Het is wat Denny Schouten stelt, overzichten ontbreken veelal.
Daarnaast wellicht een zijdelingse vraag, hoe ga je dan om met de migratieverklaring ?
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/het-opstellen-van-een-migra...
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
