BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Ieder z'n eigen selectielijst
Ruim een maand geleden meldde de VNG dat een ontwerp-selectielijst ter inzage lag. Ik moest daar een beetje om glimlachen. Zo wist ik mij te herinneren dat in 2008 al gerept werd over een nieuwe selectielijst, met name vanwege de BAG. Maar goed, beter laat dan nooit.
Een kritiek die regelmatig over de VNG-selectielijst wordt geuit is dat het niet aansluit op het zaakgericht werken. Meestal gaat het zaakgericht werken hand-in-hand met zaakgericht archiveren, waarbij (o.m.) de bewaartermijn op zaaktype-niveau wordt vastgelegd en door iedere zaak van dat zaaktype wordt overgenomen, rekening houdende met het resultaat etc.
Nu moet iedere gemeente zelf de vertaalslag leveren tussen de VNG-selectielijst en de ZTC. Een oplossing zou kunnen zijn om de VNG te vragen om een zaakgerichte selectielijst op te stellen. We kunnen ook KING vragen om het ZTC van GEMMA aan te vullen met bewaartermijnen. Dat hebben ze overigens ook al enigszins gedaan.
Dit gaat echter niet werken. Iedere gemeente heeft namelijk enige bewegingsvrijheid in hoe zij haar DSP/ZTC inricht. Goed, er zijn wel modellen als het ZTC of het Model-DSP, maar de gemeente kan naar hartelust zelf zaaktypen verwijderen, wijzigen en/of toevoegen. Nee, zelfs het ZTC van KING geldt (nog) niet als standaard.
Ik vraag me dan ook af of het eigenlijk wel mogelijk is om één landelijke selectielijst te maken die op alle gemeentes past. Of nee, beter nog, ik vraag me af of het nodig is!
Nu moet de VNG aan enkele honderden colleges vragen of zij namens hun de selectielijst mogen ontwerpen. Het duurt lang voordat alle gemeenten een besluit hebben genomen. En nadat de opdracht binnen is, moet iedere gemeenten ook nog de kans krijgen om op concept-ontwerplijsten te reageren. Dat is een hoop werk. Vervolgens, als de ontwerplijst klaar is, moet de minister van OCW de lijst vaststellen, maar doet dat niet voordat de Raad voor Cultuur ook nog haar plasje erover gedaan heeft. Al met al zien we hier een enorme bureaucratische keten, die makkelijk enkele jaren kan duren. Vervolgens mogen alle gemeenten de selectielijst vertalen naar de eigen informatiehuishouding.
De ware grap is nu dat, zodra de selectielijst is vastgesteld, het waarschijnlijk niet lang meer zal duren voordat zij verouderd is. Een nieuwe wet kan verschijnen, waardoor een aantal bewaartermijnen aangepast moeten worden. Zo kan de bureaucratie-molen weer gaan draaien.
Ik snap niet waarom het zo geregeld is. Ik snap bijvoorbeeld niet waarom de minister de selectielijsten moet vaststellen. Ja, het is misschien mooi voor de uniformiteit, maar in een land dat enkele honderden overheidsorganisaties kent, schiet deze methode niet op. We lopen met z'n allen keer op keer jaren achter de feiten aan.
Wat is er mis mee om het vaststellen van de selectielijst bij het college zelf te beleggen? Wijs daarbij een formele rol toe aan de gemeentearchivaris. De VNG kan dan nog steeds ontwerplijsten opstellen, maar iedere gemeente kan dan op eigen initiatief de ontwerplijsten aanpassen aan de eigen identiteit en informatiehuishouding. De VNG heeft dan meer een adviserende rol en kent daardoor meer bewegingsruimte om snel in te spelen op de ontwikkelingen in overheidsland. Een gemeente doet er verstandig aan om de geadviseerde selectielijst (grotendeels) over te nemen, want het is een hele klus om alles zelf te doen en bij te houden.
Het college kan dan bijvoorbeeld ook het advies (ontwerplijst) van de VNG laten vertalen naar het eigen DSP/ZTC en kan vervolgens datzelfde DSP/ZTC aanwijzen als de formele selectielijst. Desnoods mandateert het wijzigingen naar de gemeentearchivaris. De VNG kan bij een willekeurige wetswijziging haar eigen ontwerplijst redelijk snel op onderdelen aanpassen en de archivaris kan snel (laten) analyseren welke impact dit heeft op de eigen selectielijst (DSP/ZTC).
Want laten we eerlijk zijn, in de praktijk wijken wij ook regelmatig noodgedwongen af van de VNG-selectielijst. Maar gaan we daarmee niet in tegen een besluit van "Onze minister"?
Momenteel wordt al gewerkt aan een wijziging van de Archiefwet, waarbij het provinciaal toezicht sterk terug gebracht wordt. Van mij mag bij een volgende wetswijziging artikel 5 een "revitalisering" krijgen.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Rob van der Velde op
-
Marco,
Deze wijziging is nu juist wat de Commissie Jurgens en anderen bij de revitalisering van de vaststelling van selectielijsten hebben bepleit. Op dit moment zijn de provincies bezig om een vaststellingsprocedure op te starten voor de provinciale selectielijst en deze problematiek hebben wij ook mee te maken.
De archiefwet eist nog steeds een behoorlijk stroperige vaststellingsprocedure waarbij gemeenten en provincies vanuit efficiency er vaak voor kiezen om een gezamelijke lijst op te stellen. Ook de Minister zal er niet blij van worden als hij voor 400+ gemeenten en 12 provincies afzonderlijk een driehoeksoverleg etc moet houden.
Wanneer aan deze werkwijze een eind gemaakt kan worden en de vaststelling veel meer in lijn met een trendanalyse, risicoanalyse kunnen laten lopen en er bij de gemeenten, provincies, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen voldoende kennis en know how is dan kunnen we inderdaad gaan voor een selectielijst gemeente 's Hertogenbosch of een selectielijst provincie Groningen.
Daarmee zouden veel problemen zoals jij die benoemd hebt tot het verleden behoren. Vanuit een ander oogpunt zijn er aan het vaststellen van gemeentelijke of provinciaal oogpunt echter wel gevaren. Ik ben benieuwd hoe daar van uit historisch perspectief naar gekeken wordt. En wat de eisen van een nationaal e-depot dan zijn. Consequentie is namelijk dat wat Drenthe bewaard heeft, in Groningen vernietigd kan zijn. Dus voor een onderzoeker zijn twee gelijke overheden minder makkelijk te vergelijken. En voor een nationaal archiefbeheerder is er moeilijker controle uit te oefenen. Het sluit echter beter aan op de eigen organisatie en bedrijfsvoering. Het zijn boeiende discussies wat mij betreft.
Maar weet ook dat welke selectielijst je ook maakt. Selecteren blijft mensenwerk, mensen beoordelen de selectielijst naar eigen goeddunken. Wat jij vindt dat tegen "Onze minister" ingaat, kan ik wel heel goed in lijn met "Onze minster" vinden.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Er wordt altijd gezegd dat wetgeving achterloopt, maar zonder dat iemand te willen beledigen, de aanpassing van de reguliere selectielijst komt bij mij ook wel erg lang over.
Wat mij betreft ook een aandachtspunt is naast de ZTC, is de keteninformatie. Het selectiebeleid van de rijksoverheid moet volgens mij in samenhang met gemeenten, waterschappen en provincie worden bepaald.
Nu ben ik vorige week donderdag aan het lezen geslagen in het advies van de Raad voor Cultuur, maar het is niet echt sprankelend en to the point geschreven dat je het op je nachtkastje legt. Misschien na een paar glaasjes wijn dat ik wat luchtiger kan lezen en beter de grote lijnen kan herkennen. Als ik heb ontdekt, bericht ik erover.
-
Permalink Antwoord van Henry van der Zwan op
-
Misschien moeten we toe naar een doorlopend geactualiseerde selectielijst?
-
-
@Marco, een aandachtspunt dat ik hier en daar nog wel eens bij een overheidsinstelling zie.
De reguliere analoge bestanden worden op grond van de geldende selectielijst vernietigd volgens een vastgestelde procedure, maar de bijbehorende digitale bestanden incl. de metadata in het DMS/RMA niet.
-
Permalink Antwoord van Rob van der Velde op
-
@Yvonne snap dat je het punt maakt, maar is het niet zo dat je het volledige digitale gedeelte in principe ten alle tijde kan weggooien daar het schaduwarchief is zolang je vervanging niet hebt geregeld. Een selectielijst helpt daarbij dus niet.
-
Permalink Antwoord van Branco Jorissen op
-
@Marco Uiteraard heb je gelijk wanneer je aangeeft dat het proces van het vasstellen van selectielijsten wel erg traag verloopt. Ook de aansluiting op het lokale ztc is ver te zoeken. Toch weet ik niet of "het vasstellen van de selectielijst bij het college beleggen" de ideale oplossing is. Hoewel colleges ongetwijfeld het nut van goed informatiebeheer inzien, kunnen andere motieven zoals de kosten van langdurige bewaring een rol gaan spelen. Bij het invoeren van een dergelijk model moet inderdaad, zoals je zelf ook al aangeeft, een duidelijke rol zijn weggelegd voor de gemeentearchivaris. Ik denk dan aan een onafhankelijke rol (ook waar het het dienstverband betreft) en minimaal advies- en vervolgens instemmingsbevoegdheid. Het (cultuur)historisch belang mag niet verwaarloosd worden.
-
-
@Rob, wellicht heb ik het niet duidelijk genoeg omschreven het betret organisaties die naar eigen zeggen geheel analoog werken, maar wel digitaal registreren in een DMS en hier ook een digitaal afschrift van het analoge document in een pdf of tiff vorm opslaan. Het analoge document wordt op grond van de lijst vernietigd, maar het bijbehorende pdf object in het DMS niet.
Hier is geen vervangingsprocedure voor nodig, het document heeft formeel zelfs geen status.
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
@Rob @Yvonne Wanneer je de authentieke documenten gaat vernietigen, moeten alle kopieën (in principe) ook vernietigd worden. Kopieën mag je eerder vernietigen dan de authentieke documenten, maar waarom zou je? Zo'n kopie (vaak een digitaal kopie) kan best handig zijn.
Wat ik wel her en der hoor is dat de bewaartermijn in de digitale situatie niet correct berekend wordt. Uitgaande van een DSP/ZTC wordt aan een zaak(-dossier) een bewaartermijn toegekend en een vernietigingsdatum (of overbrengingsdatum) berekend. Vaak hebben gemeentes het zo geregeld dat de bewaartermijn begint te lopen bij het afhandelen van de zaak. In de selectielijst staan echter diverse bewaartermijnen die beginnen te lopen "na vervallen belang", "na geboorte", "na schoolverlaten", etc. Hier wordt vaak in de praktijk geen rekening mee gehouden.
@Branco Grotendeels mee eens, maar zou de VNG geen rekening houden met de opslagkosten? Geld speelt altijd een rol. Ook de minister zal niet uitsluitend aan het cultureel-historisch belang denken, neem ik aan. Ik vermoed zelfs dat het college grotere risico's loopt bij een onjuiste selectie en waardering in het gemeentelijk archief dan het ministerie van OCW.
-
-
@Marco, vernietiging is geen vrijblijvende aangelegenheid. Het is een verplichting, handig of niet. Analoog bewaren is dan ook handig.
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
en zo zie je dat het nooit goed is.
Met het oog op enige uniformiteit en de gedachte dat niet iedere (inter)gementelijke organisatie zelf het selectiewiel hoeft uit te vinden heeft de VNG het vraagstuk van de selectielijst opgepakt.
Wordt een item niet gezamenlijk opgepakt, dan wordt om het hardst geroepen dat dat handig zou zijn. Wordt het wel gedaan, dan is het niet nodig....
Maar goed, los daarvan: als de lijst door de minister is vastgesteld staat het individuele organisaties vrij om van de lijst af te wijken. Dit gebeurt ook: er wordt gebruik gemaakt van de gezamenlijke inzichten en indien gewenst afgeweken. Met deze manier van werken lijkt mijn niet heel veel mis.
En je bent het met deze werkwijze -zoals dit in de praktijk eigenlijk al het geval is- eens.
Een globale lijst vanuit de VNG op basis waarvan iedere (inter)gemeentelijke organisatie een eigen lijst vast zou kunnen stellen -en niet meer door de minister- zou meer flexibiliteit kunnen betekenen, maar draagt het risico dat er nonchalant mee omgegaan wordt en de landelijke selectiedoelstellingen uit het oog worden verloren.
Periodiek wordt er een selectielijst vastgesteld, maar nogmaals: het staat (inter)gemeentelijke organisaties vrij om deze aan te passen, er van af te wijken en te handelen op basis van gewijzigde wet- en regelgeving. Graag zelfs, dan is er sprake van een (deels) eigen beleid en wordt er over selectie en vernietiging nagedacht!
Ik verwacht dat de gemeentelijke baseline hier ook aandacht aan zal besteden en dat bijv. risicomanagement van invloed zal zijn op het (inter)gemeentelijk selectiebeleid, waardoor afwijkingen van de lijst ontstaan. In het ontwerp van de gewijzigde lijst wordt dit genoemd bij de bijstand-dossiers, waarbij aangegeven wordt dat organisaties op basis van eigen afweging de termijn van 20 jaar naar 7 jaar kunnen terugbrengen (zoals diverse gemeenten al hebben gedaan).
(Inter)gemeentelijke organisaties dienen de lijst te vertalen naar de eigen organisatie; indien zaakgericht wordt gewerkt zal een vertaling plaats moeten vinden naar zaaktype c.q. werkproces.
In het model-DSP is deze vertaling gemaakt. Ook selectiehulpmiddel i-Select heeft deze vertaalslag gemaakt; naar aanleiding van wijziging van de selectielijst zal een nieuwe versie van i-Select verschijnen, waarin huidige en nieuwe lijst zijn verwerkt.
Instrumenten waar (inter)gemeentelijke organisaties gebruik kunnen maken voor de inrichting van de informatiehuishouding en het selectiebeleid.
De Archiefwet, met bijbehorende procedures, mag in mijn ogen gezien worden als een kader waarbinnen organisaties hun informatiebeheer vormgeven. De Archiefwet biedt m.i. voldoende mogelijkheden om een eigen selectiebeleid vorm te geven.
Zo is het ook toegestaan zijn om de lijst van brondocumenten BAG al lang te gebruiken als basis voor selectiebeleid. Het zou gek zijn als dit niet het geval was.
Ik ben er voorstander van dat organisaties zelf nadenken over o.a. selectiebeleid en de manier waarop zij de selectielijst toe willen passen, zaakgericht werken vorm willen geven, enz.
Ook wanneer gebruik gemaakt wordt van gezamenlijke ontwikkeling van instrumenten of modellen mag en moet er zelf nagedacht worden over de organisatiespecifieke invulling. Soms wordt dat uit het oog verloren.
-
Permalink Antwoord van Paul Huismans op
-
@ Jack,
Hoewel de huidige selectielijst - en ook de vorige versies - inderdaad in een moeizaam en langdurig proces tot stand zijn gekomen zit er toch wel een logica in het systeem van gezamenlijkheid. Het biedt ook een zekere mate van uniformiteit in de selectiepraktijk van gemeenten die me wel wenselijk voorkomt. Bovendien: niet elke organisatie, of die nou een gemeentearchivaris in dienst heeft of niet, bezit de expertise om zo'n lijst zelf samen te stellen.
Vandaar ook het systeem dat nu wordt gebruikt: er is een landelijke lijst met minimum bewaartermijnen en zorgdragers kunnen daarvan een eigen specificatie maken, die beter aansluit op de indeling van het eigen archief: zaaktypen, processoorten e.d. Paragraaf 1.5 van de vigerende selectielijst noemt die mogelijkheid ook uitdrukkelijk.
-
-
@Paul, volgens mij heb ik hetzelfde geschreven, dus het is me onduidelijk waarom je je uitdrukkelijk tot mij richt? Ik ben het helemaal met je eens.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
