Ruim een maand geleden meldde de VNG dat een ontwerp-selectielijst ter inzage lag. Ik moest daar een beetje om glimlachen. Zo wist ik mij te herinneren dat in 2008 al gerept werd over een nieuwe selectielijst, met name vanwege de BAG. Maar goed, beter laat dan nooit.

Een kritiek die regelmatig over de VNG-selectielijst wordt geuit is dat het niet aansluit op het zaakgericht werken. Meestal gaat het zaakgericht werken hand-in-hand met zaakgericht archiveren, waarbij (o.m.) de bewaartermijn op zaaktype-niveau wordt vastgelegd en door iedere zaak van dat zaaktype wordt overgenomen, rekening houdende met het resultaat etc.

Nu moet iedere gemeente zelf de vertaalslag leveren tussen de VNG-selectielijst en de ZTC. Een oplossing zou kunnen zijn om de VNG te vragen om een zaakgerichte selectielijst op te stellen. We kunnen ook KING vragen om het ZTC van GEMMA aan te vullen met bewaartermijnen. Dat hebben ze overigens ook al enigszins gedaan.

Dit gaat echter niet werken. Iedere gemeente heeft namelijk enige bewegingsvrijheid in hoe zij haar DSP/ZTC inricht. Goed, er zijn wel modellen als het ZTC of het Model-DSP, maar de gemeente kan naar hartelust zelf zaaktypen verwijderen, wijzigen en/of toevoegen. Nee, zelfs het ZTC van KING geldt (nog) niet als standaard.

Ik vraag me dan ook af of het eigenlijk wel mogelijk is om één landelijke selectielijst te maken die op alle gemeentes past. Of nee, beter nog, ik vraag me af of het nodig is! 

Nu moet de VNG aan enkele honderden colleges vragen of zij namens hun de selectielijst mogen ontwerpen. Het duurt lang voordat alle gemeenten een besluit hebben genomen. En nadat de opdracht binnen is, moet iedere gemeenten ook nog de kans krijgen om op concept-ontwerplijsten te reageren. Dat is een hoop werk. Vervolgens, als de ontwerplijst klaar is, moet de minister van OCW de lijst vaststellen, maar doet dat niet voordat de Raad voor Cultuur ook nog haar plasje erover gedaan heeft. Al met al zien we hier een enorme bureaucratische keten, die makkelijk enkele jaren kan duren. Vervolgens mogen alle gemeenten de selectielijst vertalen naar de eigen informatiehuishouding.

De ware grap is nu dat, zodra de selectielijst is vastgesteld, het waarschijnlijk niet lang meer zal duren voordat zij verouderd is. Een nieuwe wet kan verschijnen, waardoor een aantal bewaartermijnen aangepast moeten worden. Zo kan de bureaucratie-molen weer gaan draaien.

Ik snap niet waarom het zo geregeld is. Ik snap bijvoorbeeld niet waarom de minister de selectielijsten moet vaststellen. Ja, het is misschien mooi voor de uniformiteit, maar in een land dat enkele honderden overheidsorganisaties kent, schiet deze methode niet op. We lopen met z'n allen keer op keer jaren achter de feiten aan.

Wat is er mis mee om het vaststellen van de selectielijst bij het college zelf te beleggen? Wijs daarbij een formele rol toe aan de gemeentearchivaris. De VNG kan dan nog steeds ontwerplijsten opstellen, maar iedere gemeente kan dan op eigen initiatief de ontwerplijsten aanpassen aan de eigen identiteit en informatiehuishouding. De VNG heeft dan meer een adviserende rol en kent daardoor meer bewegingsruimte om snel in te spelen op de ontwikkelingen in overheidsland. Een gemeente doet er verstandig aan om de geadviseerde selectielijst (grotendeels) over te nemen, want het is een hele klus om alles zelf te doen en bij te houden.

Het college kan dan bijvoorbeeld ook het advies (ontwerplijst) van de VNG laten vertalen naar het eigen DSP/ZTC en kan vervolgens datzelfde DSP/ZTC aanwijzen als de formele selectielijst. Desnoods mandateert het wijzigingen naar de gemeentearchivaris. De VNG kan bij een willekeurige wetswijziging haar eigen ontwerplijst redelijk snel  op onderdelen aanpassen en de archivaris kan snel (laten) analyseren welke impact dit heeft op de eigen selectielijst (DSP/ZTC).

Want laten we eerlijk zijn, in de praktijk wijken wij ook regelmatig noodgedwongen af van de VNG-selectielijst. Maar gaan we daarmee niet in tegen een besluit van "Onze minister"?

Momenteel wordt al gewerkt aan een wijziging van de Archiefwet, waarbij het provinciaal toezicht sterk terug gebracht wordt. Van mij mag bij een volgende wetswijziging artikel 5 een "revitalisering" krijgen.