BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Hybride situatie
Hallo,
Wij werken sinds 2007 zowel digitaal als analoog. Wij willen langzaam van de hybride situatie af.
We hebben al wel een losse reeks serie voor de te vernietigen stukken jonger dan 10 jaar.
Wie kan mij vertellen hoe we het best kunnen beginnen om alleen nog mar digitaal te gaan werken ?
grt. Martin
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Rob Haans op
-
Hoi Martin,
dat is nogal een vraag! Er hangt veel aan vast: hoe is het met de kennis van je medewerkers gesteld, kan je DMS het aan, ook qua inrichting, kunnen je scanners het aan, hoe staat het met de afdelingen die analoog werken (draagvlak) en niet onbelangrijk: heb je voldoende budget?
ik zou beginnen met een inventarisatie om te kunnen bepalen wat de omvang is van het werk wat op je af gaat komen en wat mogelijke besparingen zijn op andere plekken. Alleen op die manier kun je een besluitvormingsdocument maken dat je nodig zult hebben om voldoende budget te verzekeren.
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Begin met een visie: Waarom zou je volledig digitaal willen werken? Vorm samen met anderen in de organisatie een inspirerend verhaal over waar je als organisatie heen wilt, waarom je dat wilt en hoe je daar wilt komen. Begin met een analyse van de omgeving (landelijke ontwikkelingen, technologische ontwikkelingen, de burgers, etc.) en van de eigen organisatie (ambities, politiek, cultuur, bezuinigingen, etc.). Vanuit dat vertrekpunt kun je beschrijven hoe de gemeentelijke organisatie daarmee kan omgaan en hoe de (digitale) informatievoorziening daaraan kan bijdragen.
Een krachtige visie moet zorgen voor draagvlak en daadkracht, zowel bij het management als bij de medewerkers. Als dat "gevoel" is gerealiseerd, is het zaak om gauw concreet te worden. Probeer vanuit de visie concrete doelen te halen. Bijvoorbeeld: "Door verder te digitaliseren verbeteren wij onze dienstverlening aan de burgers," is een weinig zeggende uitspraak die in menige visie staat. Die kun je echter vertalen naar een concreet doel als bijvoorbeeld: "Onze behandeltermijnen worden (met x % procent) verkort," of "In ons burgertevredenheidsonderzoek scoren wij vanaf 2015 minstens een 8." Probeer de doelstellingen zo SMART mogelijk te maken en maak er niet te veel; maak keuzes. Geef bij iedere doelstelling aan wie er (op hoog niveau) verantwoordelijk voor is en er dus op gaat monitoren en sturen.
Als de doelstellingen helder zijn kunnen er ideeën voor projecten geopperd worden, bijv. in brainstormsessies of iets dergelijks. Bij ieder idee wordt bekeken in hoeverre het aansluit bij de doelstellingen (baten) en wat er aan tijd en geld nodig is (kosten). Degenen die verantwoordelijk zijn voor de doelstellingen mogen dan het geld ophoesten en, nogmaals, monitoren en sturen (opdrachtgeverschap).
Inmiddels zitten we in een Plan-Do-Check-Act-cyclus, waarbij de visie is gebruikt als start-motor voor de eerste "Plan"-fase.
In de vakliteratuur valt het bovenstaande verhaal onder de vakterm governance. Er zijn overigens verschillende smaken in dit onderwerp (IT governance, information governance, enterprise governance, etc.) en governance omvat meer dan ik hier heb beschreven, maar een beetje rondsnuffelen kan je misschien verder op weg helpen.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@Marco, goed verhaal !!!!
-
Permalink Antwoord van Martin van Driel op
-
Marco Klerks zei:Begin met een visie: Waarom zou je volledig digitaal willen werken? Vorm samen met anderen in de organisatie een inspirerend verhaal over waar je als organisatie heen wilt, waarom je dat wilt en hoe je daar wilt komen. Begin met een analyse van de omgeving (landelijke ontwikkelingen, technologische ontwikkelingen, de burgers, etc.) en van de eigen organisatie (ambities, politiek, cultuur, bezuinigingen, etc.). Vanuit dat vertrekpunt kun je beschrijven hoe de gemeentelijke organisatie daarmee kan omgaan en hoe de (digitale) informatievoorziening daaraan kan bijdragen.
Een krachtige visie moet zorgen voor draagvlak en daadkracht, zowel bij het management als bij de medewerkers. Als dat "gevoel" is gerealiseerd, is het zaak om gauw concreet te worden. Probeer vanuit de visie concrete doelen te halen. Bijvoorbeeld: "Door verder te digitaliseren verbeteren wij onze dienstverlening aan de burgers," is een weinig zeggende uitspraak die in menige visie staat. Die kun je echter vertalen naar een concreet doel als bijvoorbeeld: "Onze behandeltermijnen worden (met x % procent) verkort," of "In ons burgertevredenheidsonderzoek scoren wij vanaf 2015 minstens een 8." Probeer de doelstellingen zo SMART mogelijk te maken en maak er niet te veel; maak keuzes. Geef bij iedere doelstelling aan wie er (op hoog niveau) verantwoordelijk voor is en er dus op gaat monitoren en sturen.
Als de doelstellingen helder zijn kunnen er ideeën voor projecten geopperd worden, bijv. in brainstormsessies of iets dergelijks. Bij ieder idee wordt bekeken in hoeverre het aansluit bij de doelstellingen (baten) en wat er aan tijd en geld nodig is (kosten). Degenen die verantwoordelijk zijn voor de doelstellingen mogen dan het geld ophoesten en, nogmaals, monitoren en sturen (opdrachtgeverschap).
Inmiddels zitten we in een Plan-Do-Check-Act-cyclus, waarbij de visie is gebruikt als start-motor voor de eerste "Plan"-fase.
In de vakliteratuur valt het bovenstaande verhaal onder de vakterm governance. Er zijn overigens verschillende smaken in dit onderwerp (IT governance, information governance, enterprise governance, etc.) en governance omvat meer dan ik hier heb beschreven, maar een beetje rondsnuffelen kan je misschien verder op weg helpen.
-
-
Bedankt voor het heldere verhaal, hier kan ik wel wat mee.Martin
-
Permalink Antwoord van Mart Mommers op
-
Mag ik aannemen dat er van de documenten, die als losse reeks te vernietigen stukken jonger dan 10 jaar, worden bewaard wel digitale dossiers bestaan?
-
Permalink Antwoord van Marc Bonnes op
-
Mijn ervaring is dat het DMS zaakgericht werken moet ondersteunen. Ik heb een pilot gedraaid met volledig digitaal werken en liep er al heel snel tegenaan dat de gebruiker de stukken van één zaak bij elkaar wil kunnen zien.
Mijn advies zou dan ook zijn om kleinschalig een pilot te starten met een afdeling die hier graag aan mee wil werken. De resultaten hiervan kun je gebruiken om het verder uit te bouwen.
-
-
Ok, bedankt voor je antwoord
Marc Bonnes zei:Mijn ervaring is dat het DMS zaakgericht werken moet ondersteunen. Ik heb een pilot gedraaid met volledig digitaal werken en liep er al heel snel tegenaan dat de gebruiker de stukken van één zaak bij elkaar wil kunnen zien.
Mijn advies zou dan ook zijn om kleinschalig een pilot te starten met een afdeling die hier graag aan mee wil werken. De resultaten hiervan kun je gebruiken om het verder uit te bouwen.
-
-
Hoi Marc
Nog een vraagje,
Hoe reageerden de gebruikers hier in het begin op toen ze volledig digitaal gingen werken ?
En hoe ging je met eventuele kritiek van de gebruikers om ?
Deden de gebruikers zelf e-mail en interne stukken registreren, of gebeurde dit door afdeling div ?
Martin van Driel zei:Ok, bedankt voor je antwoord
Marc Bonnes zei:Mijn ervaring is dat het DMS zaakgericht werken moet ondersteunen. Ik heb een pilot gedraaid met volledig digitaal werken en liep er al heel snel tegenaan dat de gebruiker de stukken van één zaak bij elkaar wil kunnen zien.
Mijn advies zou dan ook zijn om kleinschalig een pilot te starten met een afdeling die hier graag aan mee wil werken. De resultaten hiervan kun je gebruiken om het verder uit te bouwen.
-
-
Hoi Martin,
Op zich waren ze al wel gewend aan CORSA als DMS. Er was geen enkele weerstand. Als ewr kritiekpuntjes waren, heb ik die, waar mogelijk, gelijk opgelost. Interne stukken worden hier al door de medewerkers zlef geregistreerd vanuit de KA integratie. Maar, zoals gezegd als er meer dan 2 stukken ontstaan, werkt het in ons geval niet meer omdat ze de stukken niet bij elkaar hebben.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
