BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Hoeveel lagen in je DMS??
Ik heb altijd gehoord dat het het beste is om het aantal lagen in je DMS zoveel mogelijk te beperken. Het ideaal zou 3 tot 5 lagen zijn.
Maar....... ik heb nog nooit een stukje degelijke archieftheorie gezien, waar deze 'kennis' op gebaseerd is. Wie o wie kan me helpen aan goede artikelen over het optimale aantal lagen in de DMS??
Of aan eervaringsverhalen over DMS-sen met teveel of juist te weinig lagen??
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Wat bedoel je met "laag"? Bedoel je het aggregatieniveau?
Het TMLO vermeldt vier aggregatieniveau's ("archief", "serie", "dossier" en "archiefstuk"). Je zou kunnen beargumenteren dat daaronder ook nog "versie" als aggregatieniveau nodig is.
-
Permalink Antwoord van Rens op
-
Afhankelijk van hoe je het DMS hebt gepositioneerd (als backend onder een zaaksysteem of als frontend voor handmatige invoer), zou je ook nog met subdossiers kunnen werken. Bijvoorbeeld bij omvangrijke projectdossiers kan een subordening de vindbaarheid van informatie vergroten. Bij eenvoudige processen juist weer niet. Het is vooral van belang om bij je gebruikersorganisatie op te halen wat zij prettig vinden, dat kun je per zaaktype of proces bepalen.
Als je het DMS als documentopslagbak onder een zaaksysteem hangt, dan heb je in principe maar één laag nodig en kun je de aggregatieniveau's die Marco noemt vanuit het zaaksysteem als metadata aan het document meegeven.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
