BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Hoe om te gaan met digitale bestanden ?

Op mijn werk heb ik de discussie gevoerd hoe om te gaan met bestanden die staan op de computer en/of bedrijfsnetwerk van ambtenaren of bestuurders die de organisatie verlaten. Het komt steeds vaker voor dat ambtenaren en bestuurders bestanden rechtstreeks toegezonden krijgen buiten het zicht van de DIV- afdeling om. Deze bestanden zijn bij de DIV- afdeling niet bekend en worden ook niet vastgelegd in een DMS- systeem. De DIV afdeling heeft geen enkel inzicht in deze problematiek. Als een ambtenaar of bestuurder de organisatie verlaat is de kans aanwezig dat de bestanden die staan op de computer of bedrijfsnetwerk door hemzelf of ICT- afdeling worden gewist. Voor de neerslag en reconstructie van het handelen lijkt het mij noodzakelijk inzicht te krijgen welke bestanden dit zijn en te beoordelen in hoeverre dit in het (digitale) archief op te nemen. Dit voor de organisatiebrede relevante informatiehuishouding en het reconstructie van het werkproces (en misschien ook wel vanuit het cultuurhistorisch oogpunt). Naar mijn mening zou je dit in een beleidsnotitie moeten vastleggen hoe hiermee om te gaan.

Hierbij een aantal concrete vragen:

- Welke overheidsorganisaties hebben hier goede ervaring mee ?

- Welke wet- en regelgeving is hierop van toepassing ?

- Welke organisatie heeft dit in beleid vastgelegd en gecommuniceerd bij de ambtenaren ?

- Om dit in beleid vast te leggen waar moet ik precies rekening mee houden ?

Wie kan mij hier meer duidelijkheid in geven en informatie hierover verstrekken ?

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 6 Februari 2011 op 12.58

@Gerrit-Jan, Uit je blog blijkt dat DIV niet de gehele regie over informatie voert. Zowel netwerkschijven als een DMS zijn niet geschikt voor archivering. Wat me ook opvalt dat in tegenstelling tot het papieren tijdperk dat er bij vrijwel geen een gemeente beleid is ontwikkeld om digitale bestanden zowel uit het DMS als netwerkschijven te verwijderen. Het papieren exemplaar wordt vernietigd en het digitale scan vaak niet.

Schaduwarchivering gebeurde in het papieren tijdperk ook al en nu digitaal. Ik denk als er informatiebehoefte is dat de gebruiker ook meer centraal moet komen te staan. Het is ook een signaal om serieus te nemen.

Een analyse waarom dat gebeurt is op zijn plaats. Naast het centraler plaatsen van de gebruiker is het van belang om verkenning te doen naar de ict-architectuur . Naast netwerkschijven zijn er zoveel verschillende applicaties in gebruik waar informatie naast het DMS wordt opgeslagen, denk alleen al aan het GBA en die van Centric. Daarbij heeft een DMS niet altijd een RM –functionaliteit. Applicaties zijn ook niet altijd gekoppeld aan het DMS.

Zaak- en procesgericht werken kan ook schaduwarchivering tegen gaan. Smartdocuments is ook een mogelijkheid om op korte termijn registratie af te dwingen. De laatste tijd wordt er discussie gevoerd of het DMS niet moet worden vervangen door een Midoffice. Dat zou ook de visie op informatie geformuleerd moeten worden.

Lat but no least, ik vraag me vaak elke dag af waarom gemeenten in deze niet samenwerken. Voor meer informatie kijk ook eens op de surfgroepen van GEMMA.

Wat cultuurhistorische aspect betreft gaat heel wat bestuurlijke informatie verloren. Dat is al begonnen met de telefoon, sms, e-mail. Ik had best alle sms en van Vreeman willen bewaren van de dag van zijn aftreden. Het Gemeentearchief Rotterdam gaat alle tweets in het e-depot beheren over het overlijden van voetballer Coen Moulijn. Al die info staat ook niet op netwerkschijven.....

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Roel Snijders op 7 Februari 2011 op 22.01

Er is indertijd in Hardenberg wel een richtlijn opgesteld en voor korte duur ook uitgevoerd. Zo heb ik toen een aantal laptops/mailboxen onderzocht qua lokale opslag bestanden en e-mail. Gelet op de grote hoeveelheid bestanden is achteraf beheer nagenoeg ondoenlijk. In de praktijk blijkt dat de meerderheid van bestanden concepten en digitae kopien zijn die via de mail weer lokaal zijn opgeslagen. Ook de mail is veelal vergelijkbaar met het telefoonverkeer. De praktijk leert dat de meerderheid van de medewerkers voldoende bewust is dat belangrijke mail gearchiveerd moet worden. Deze wordt dan tot voor de invoering van het digitaal werken netjes uitgeprint en toegevoegd aan de analoge zaak. Het betreft hier wel een organisatie waar de analoge papierstroom nog lijdend was. Ben mij wel bewust zoals yvonne ook stelt dat een deel van de informatie verloren gaat en volledige recontructie van bepaalde zaken niet meer mogelijk is.

In het kader van de digitale overheid neemt dit probleem wel toe. Wij werken naar een situatie dat de mogelijkheid van lokaal wordt gereguleerd. Je moet hierbij denken dat men nog op 1 plaats lokaal kan opslaan nu >3, met een maximum aan opslag. Deze locale opslag wordt ook periodiek centraal geschoond.

In het kader van zaakgericht werken wordt geacht dat elke medewerker de documenten in welke vorm dan ook opslaat in het zaakinformatiesysteem.

Gemeente Hardenberg heeft jou problematiek onderkend en zal in de nabije toekomst beleid gaan ontwikkelen zie bovenstaande, om het geschetste probleem te voorkomen. Het is wel bekend dat het regulieren van de opslag veel weerstand oproept bij de medewerkers.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Mathilde Polinder op 7 Maart 2011 op 8.13

@ Yvonne. Je schrijft:

Zaak- en procesgericht werken kan ook schaduwarchivering tegen gaan. Smartdocuments is ook een mogelijkheid om op korte termijn registratie af te dwingen. De laatste tijd wordt er discussie gevoerd of het DMS niet moet worden vervangen door een Midoffice. Dat zou ook de visie op informatie geformuleerd moeten worden.

Maar hoezo kan zaak/procesgerciht werken, het werken met SD en/of een Midoffice dit tegengaan? Het is toch nog steeds de ambtenaar zelf die zijn verzonden of ontvangen e-mail, notitie, etc. moet opslaan op de juiste plaats. Welke systemen je hiervoor ook kiest (die het overigens wellicht makkelijker kunnen maken) de verantwoordelijkheid hiervoor ligt nog steeds bij de medewerker zelf.

Kortom: volgens mij is een cultuurverandering meer van belang om goede archiefvorming te kunnen garanderen dan een systeemverandering.

En dat betekent dan ook meteen veel voor DIV, die dan meer een adviserende en sturende rol krijgen en de organisatie de reden waarom moeten uitleggen.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Christa de Knegt op 8 Maart 2011 op 14.59

Het antwoord ligt ergens in het midden: cultuurerandering, werkprocesverandering én aanpassingen aan systemen die bepaalde manier van werken afdwingen.

Er zijn overigens email-beheer systemen die ervoor zorgen dat een bestand of een email maar één keer wordt opgeslagen in plaats van onder iedere gebruikersaccount (bv zoals outlook werkt). Als binnen een organisatie dezelfde mail naar meerdere personen gaat wordt de mail zelf maar éénmaal opgeslagen. Een beetje zoals een midoffice werkt dus. Als mailberichten en bijbehorende bestanden op één plek zijn opgeslagen is de stap naar een beter beheer en control ook te maken. Helemaal als er een combi is met een zaaksysteem/dms en er zicht ontstaat is op de berichten en bestanden die niet in een zaak/dms dossier worden gestopt.

Overigens praat ik als het gaat om mijn eigen organisatie vanuit kennis en theorie; wij staan nu aan het prille begin van de invoering van zaakgewijs werken en een hele kleine losse pilot met zo'n emailsysteem.

Voor wat betreft dat wel/niet afdwingen van anders en digitaal werken praat ik vanuit praktijkervaringen elders :)