BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Hoe lang bewaar je data?

Sinds gemeentelijke selectielijst 2020 weten we dat we besluitvormende algoritmes moeten bewaren en archiveren, maar hoe staat het met data. Algoritmes en de nieuwe gemeentelijke selectielijst 2020 - BREED - ... We weten ook niet wie precies toezicht gaat houden op deze algoritmes bij gemeentes, althans dat is bij mij althans niet bekend.

Wat bij mij ook niet bekend is, wat de bewaartermijn van is van data. Ik merk bij gesprekken in het land dat de ene gemeente een bewaartermijn hanteert van zeven jaar. Toen ik vroeg waar die termijn op gebaseerd was, werd verwezen naar de Archiefwet. Maar helaas daar staan geen termijnen in, er wordt alleen gesteld dat een selectielijst moet worden vastgesteld en dat er een vernietigingsplicht is. Dat laatste komt overeen met de eisen in de AVG, met uitzondering van art. 89 van UAVG.

Er is gewoon behoefte aan een dergelijke bewaartermijn. In de selectielijst staan generieke procestypen die hiervoor kunnen worden gebruikt. Er kan worden gedacht aan 19.1 (hulpadministratie zonder financiële gegevens) of 19.2 (niet-verwerkte gegevens) als bijvoorbeeld ruwe data wordt opgeslagen die enkel in geabstraheerde vorm wordt gebruikt.

Mijn vraag is eenvoudig gesteld, maar waarschijnlijk niet eenvoudig beantwoord. Hanteren jullie een bewaartermijn en zo ja, welke en op basis waarvan?

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Johan Boomsma op 19 April 2023 op 10.19

Moet je niet het proces als uitgangspunt nemen en afhankelijk hiervan een bewaartermijn vaststellen?

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 19 April 2023 op 12.00

Dat zou m.i. wel juist zijn, daarom valt me op dat verschillende gemeenten standaard de termijn van zeven jaar noemen.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Milan Bor op 26 April 2023 op 17.32

Ingewikkeld vraagstuk!

Ik denk dat we het moeten hebben over wat voor soort data?

Ruwe data (zoals bodem- of milieu data) is vaak blijvend te bewaren.

Bepaalde data over processen wil je bewaren als managementinformatie, zelfs de AVG laat dat toe voor persoonsgegevens! Wel onder voorwaarden van statistisch onderzoek (art. 5).

Daarnaast, kunnen we onder common ground straks uberhaupt data vernietigen?

Gezien dit rapport, weet niet hoe actueel de veronderstelling nog is:

"Wanneer de bewaartermijn is verstreken worden informatieobjecten in bronregisters vernietigd, nadat daar opdracht toe is gegeven door de DuTo API. Wat bij de beschrijving van deze vernietigingsprocedure onduidelijk blij_ is hoe wordt omgegaan met de gegevens waaruit deze informatieobjecten zijn samengesteld. Worden die dan
ook vernietigd? Dat laatste lijkt in strijd met het uitgangspunt van Common Ground, omdat deze gegevens
ook in andere processen (kunnen) worden gebruikt en dus de basis vormen voor informatieobjecten die in
het kader van die processen worden gegenereerd. Bezien vanuit de visie van Common Ground lijkt het erop
dat alleen informatieobjecten vernietigd worden en gegevens in principe niet".