BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Hoe compleet is het informatiebeheer bij uw organisatie
Ik las vanmorgen een zeer goed artikel van John Mancini van AIIM. Het artikel beschrijft 4 manieren waarom ECM implementaties anders verliepen en verlopen dan aanvankelijk gepland wordt.
De kern van het verhaal is dat ECM systemen (Enterprise Content Management) systemen -dus ook onze welbekende DMS en RMA en zaaksystemen- nooit de volledige informatiestroom bevatten van de werkprocessen waarover we verantwoording willen kunnen afleggen.
In het artikel wordt helder ingegaan wat daarvoor de oorzaken zijn, uit eigen ervaring bij mijn klanten en relaties kan ik het met de conclusies in dat artikel alleen maar mee eens zijn.
beknopt samengevat, waar liggen nou de risico's:
1. Informatie wordt weggeschreven op fileshares die beheerd worden door ICT buiten het zicht van de record manager of DIV.
2. Het invoeren van een DMS, RMA of zaaksysteem wordt niet top down opgelegd, maar het wordt overgelaten aan de vakafdelingen of men daar wel of niet gebruik van wil maken.
3. Informatie wordt bewaard in meerdere DMS systemen en vakapplicaties en staat daarmee los van voorgeschreven bewaartermijnen, metadata formats, bewaking open bestandsformaten, versiebeheer enz.
4. Opkomst van Saas en cloud storage, eveneens in beheer door ICT en niet door de record manager of DIV.
Dan noem ik er nog een 5e punt bij en dat is dat het wel of niet archiveren van e-mail in de meeste gevallen volledig wordt overgelaten aan de discipline van de uitvoerende medewerkers.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
en dan is de vraag: wat nu?
Wil je het artikel delen?
-
Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op
-
Beste Jack,
ik heb geen generieke oplossing. wel wordt het tijd dat informatiebeheer meegenomen wordt vanuit beleid.
Als we in Nederland af willen van het zoeken naar verloren bonnetjes dan wordt het tijd dat we de regels over informatiebeheer in beleid opnemen en niet als uitvoeringsverantwoordelijkheid bij DIV over de schutting gooien.
maar onderaan mijn tekst staat de link naar het artikel, mijn bedoeling is dat mensen nadenken over de constateringen in dat artikel .
-
-
in het verlengde kan ik dit artikel van Hans Kaashoek in Computable aanbevelen:
Geen verhuizing zonder opruimenHet opruimen van informatie is niet ...n
-
-
ach ja, op naar het paradijs....
De vraag is en blijft: wat ga je doen met deze constateringen? Het is allemaal -denk ik- een feest van herkenbaarheid en velen zullen beamen wat wordt geschreven.
In plaats van technische oplossingen zullen we eerst en vooral met elkaar moeten zorgen dat we ons bewust zijn van nut en noodzaak van bewaren, vernietigen en -in het algemeen- het omgaan met (digitale) informatie.
Tot die tijd is het gewoon een kwestie van aandacht vragen en achteraf opruimen.
De technische oplossingen zijn immers vaak al in huis; ze worden alleen niet gebruikt zoals de bedoeling is of zoals het zou kunnen zijn. Om wat voor reden dan ook.
Beleid alleen verandert niets.
@Leon, bedankt voor het leesvoer.
Leon van Oosterom zei:in het verlengde kan ik dit artikel van Hans Kaashoek in Computable aanbevelen:
Geen verhuizing zonder opruimenHet opruimen van informatie is niet ...n
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
