BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Hoe archieftermijn bepalen in dossiers\zaken die een nieuwe selectielijst\stukkelijst overlappen

Goedemorgen,

Intern is er een kleine discussie over wanneer een zaak\dossier wordt gearchiveerd, welke lijst dan van toepassing is.

Stel een zaak start in (september) 2016 en eindigt in (januari) 2017. Wordt deze zaak dan gewaardeerd op basis van de selectielijst 2017 (afronding van de zaak en besluit genomen). Of de selectielijst 2012, start van het proces (en de daarbij geldende voorwaarden)?

Leeft dit bij jullie ook? En hoe waarderen jullie zo een zaak, die op de scheidslijn ligt van 2 lijsten (en vooral waarom)?

Alvast dank voor jullie bijdragen \ reacties.

Groet,

Nico Barski

applicatiebeheerder gem. Beekdaelen

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Nicole Fielmieg op 31 Augustus 2023 op 9.52

Hallo Jack,

Goede vraag. Helaas/gelukkig is de wereld niet uniform. Ik zie bovenstaande als een richtlijn en uitzonderingen zijn er altijd. De organisatie waar ik werk is sowieso al redelijk apart als het gaat over het toepassen van de Selectielijst.

Het komt namelijk regelmatig bij mij voor dat we niet direct een duidelijke link hebben met een categorie in de Selectielijst.

Positief gezien geeft dat de ruimte om de bewaartermijnen/categorieën te matchen met de weloverwogen passende categorie. Dit past ook volledig in mijn werkwijze om pragmatisch en vanuit de bedoeling - by design - informatiebeheer te organiseren.

Om tot een passend bewaartermijn te komen heb ik daarom een "afwegingskader" ontwikkeld, waarmee ik verschillende overwegingen beschrijf om te komen tot een bewaartermijn.

Een stelling in dit afwegingskader is dat de Selectielijst moet worden toegepast, die op het moment van ontstaan/start van een volledige handelingsproces, geldend is.

De gewenste toepassing van een categorie (en bijbehorend bewaartermijn) toets ik, aan de hand van mijn afwegingskader, met de adviseurs van de archivaris.

Hieronder wil ik ook een voorbeeld geven van een afwijking/uitzondering op de stelling over de toepassing van de Selectielijst:

In het verleden is er een wijziging geweest van bewaartermijnen voor jeugddossiers van 15 naar 20 jaar.

In "mijn theorie en stelling" zouden wij dit niet met terugwerkende kracht hoeven toe te passen. (Indien dit wel moet staat dit vaak ook aangegeven bij desbetreffende wijziging.) De adviseurs van de archivaris vonden het echter wel wenselijk dit bewaartermijn met terugwerkende kracht aan te passen. Om uniformiteit hierin te bewaken heb ik hen gevraagd deze aanpassing, samen met de andere archivarissen waar wij mee te maken hebben, vast te stellen.

Met dat gezamenlijke akkoord hebben wij toch een nieuwer bewaartermijnen toegepast dan dat wij in onze stelling zouden doen.

Deze andere aanpak, net als mijn overwegingendocument om een passende categorie vast te stellen, leg ik natuurlijk zwart op wit vast en bewaar ik, zodat bij vragen wij gegrond aan kunnen geven hoe wij handelen.

Ik blijf het lastig vinden om mijn gedachten schriftelijk te verwoorden. Om die reden ga ik graag met mensen in gesprek. Mijn excuus als mijn reactie niet helemaal helder is.

Hoe de gedachten bij anderen zijn over mijn invulling en andere onderwerpen in onze (vak-)wereld vind ik altijd interessant. Misschien dat BreedNetwerk een digitale sparbijeenkomst kan organiseren over dit onderwerp?! (als daar voldoende animo voor is natuurlijk)