BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Het uitlenen van overgedragen archieven: ambtelijke dienstverlening

Het Nationaal Archief kopte deze week: Pilot uitleenbeleid archief aan zorgdragers (link).Nu ben ik ervan overtuigd dat een gemiddelde Nederlander niet weet wat een zorgdrager is. De term komt uit de Archiefwet en dat is de bestuurslaag , die bestuurlijk verantwoordelijk is voor de archieven. Bij een gemeente blijft een college van B en W ook na overbrenging zorgdrager. Op rijksniveau is dat een beetje anders geregeld. Na overbrenging wordt formeel de minister van OC en W verantwoordelijk, terwijl dat voor overbrenging dat bijvoorbeeld de minister van Binnenlandse Zaken was. Over het algemeen worden archieven na 20 jaar overgedragen naar een archiefbewaarplaats,

Wat houdt die pilot in ? Tegen een vergoeding worden documenten van het Nationaal Archief gescand en ter beschikking gesteld. De originelen gaan niet meer de deur uit. Dat biedt veel voordelen. Bezoekers die dezelfde stukken willen raadplegen bij het Nationaal Archief hoeven niet meer te worden teleurgesteld. Maar vooral ook de dossiers raken niet meer kwijt. Het Nationaal Archief meldt niet hoe de scans verder worden gebruikt, maar meldt wel dat na de pilot het beleid van uitleningen wordt aangepast.

Een soortgelijke pilot heeft het Regionaal Archief Tilburg op verzoek van twee gemeenten twee jaar geleden ook gehouden (link).De ene gemeente is enthousiast en de andere niet. Dit jaar wordt gestart om de verkregen scans ook online te plaatsen. Het meest grote voordeel is natuurlijk dat de dossiers niet kwijt raken bij het postverkeer en dat bezoekers niet voor niets richting Tilburg komen. Wij zijn niet zover gegaan om fysieke uitlening geheel niet meer toe te staan. Dat doen we uiteraard wel voor dossiers van voor 1960 en stukken die niet openbaar zijn.

Wat ik geconstateerd heb, is dat het slagen van een dergelijke pilot ook afhankelijk is van de medewerking van de ambtelijke gebruikers zelf. Of kan ik beter zeggen weerstand ? Deze traditionele ambtenaren zo heb ik gemerkt willen graag dossiers op papier en niet digitaal. Het is vaak geen technische onvolkomenheid, maar een cultuurverandering die plaats moet vinden. Ambtenaren hebben informatie nodig om het werk te kunnen doen en veel dossiers verdwenen vroeger in bureaus, nu zijn dat volle netwerkschijven. Ik kan me ook voorstellen dat semistatische archieven uit archiefruimten alleen nog maar digitaal wordt uitgeleend.

Wie wil ervaringen op dit gebied delen ? Dit vraagstuk speelt natuurlijk niet alleen bij archiefdiensten.

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Mart Mommers op 4 Januari 2013 op 16.32

Interessant om te volgen. In het kader van Het Nieuwe Werken en de verbouwing van de stadskantoren speelt dit vraagstuk. Uitgangspunt is digitaal werken en in dat kader; waar moeten afdelingen digitaal over kunnen beschikken van wat nu nog in analoge vorm aanwezig is. Scanning on demand is daarbij een optie in plaats van alles wat we analoog hebben digitaal maken.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Ellen Roelfs op 8 Februari 2013 op 11.43

Maar hoe werkt het in de praktijk. Hoe stel je een eenmaal 'on demand' gescand dossier beschikbaar? Hoe 'leen' je het dan uit?

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 8 Februari 2013 op 21.43

Een dossier dat in een archiefbewaarplaats berust is geheel openbaar en kan worden gepubliceerd op de website.

Dat kan natuurlijk ook met dossiers jongers dan 20 jaar.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Cees de Groot op 12 Februari 2013 op 8.54

Ellen,

er zijn meerdere mogelijkheden. In een begin fase leen je niet uit maar verstrekt een digitale kopie.

Vaak komt het voor dat een dossier maar één maal wordt geraadpleegd. De ambtenaar heeft een digitale kopie en zorgt zelf voor de bewaring en beschikbaarstelling in zijn/haar organisatie.

Je kunt als archiefdienst natuurlijk besluiten deze digitale kopie te bewaren op je eigen systeem. Misschien met een aantekening bij de papierendocumenten dat er al een digitale kopie aanwezig is.

Er kleven natuurlijk bezwaren aan bijvoorbeeld is het dossier compleet, wordt er iets aan toegevoegd, hoe vindt ik het terug. Geen goed overzicht van wat wel en niet digitaal beschikbaar is.

De problemen verschijnen van zelf of blijven juist uit omdat de behoefte niet zo groot is.

In een volgende fase zorgt de archiefdienst dat digitale dossiers gestructureerd bewaard worden en via internet beschikbaar (mits openbaar maar dat zijn de meeste).

De meeste archiefdiensten hebben wel de mogelijkheden in huis om digitale documenten aan hun archiefbeschrijvingen en inventarissen te koppelen. Als deze vrij te raadplegen en te downloaden zijn vind er geen uitlening meer plaats.

Dit is natuurlijk in een “notendop” de situatie geschetst. Want in praktijk komen er heel wat technische en logistieke problemen om de hoek kijken.

Ellen Roelfs zei: