Aanleiding
E-depots schieten als paddenstoelen in de lucht. Tot een paar jaar geleden was het fenomeen e-depots nog voorbehouden aan de erfgoedsector zoals Rotterdam, Amsterdam en het Nationaal Archief , maar het besef dat digitale toegankelijkheid een uitdaging is voor iedereen, die met informatie te maken heeft, is steeds groter en het bedrijfsleven ontdekt de markt. Het e-depot is nog niet opgenomen in de GEMMA architectuur, dat zal ongetwijfeld ook gaan gebeuren. De scope van drie á vijf jaar digitale toegankelijkheid bij ICT wordt lang genoemd, dat terwijl informatie ook na vijf jaar toegankelijk en vindbaar moet zijn voor burgers, bedrijven en intern gebruik. Daarbij vormt ongestructureerde informatie een steeds ongrijpbaar probleem, waar antwoorden komen van Circle/DOXISen in vorm van de recordmanagement tool van VHIC. Het DSP is een papieren tijger gebleken, die vrijwel niet uit de kast is gekomen.

Het Puttense e-depot
Woensdag 11 juni was het zover, er werden nog net geen extra treinen ingezet naar het verre Putten , maar de belangstelling voor het Puttense e-depot was groot. De leverancier is Circle en veel Verseon gemeentelijke gebruikers namen aan de informatiedag deel. Deze keer waren er minder vertegenwoordigers uit de erfgoedsector. De aftrap werd gegeven door een trotse burgemeester Lambooij, die terecht benadrukte dat een kleine gemeente als Putten met minder dan 24.000 inwoners een grote prestatie heeft neergezet. Een dergelijk bewustzijn over de noodzaak om je digitale informatie op orde te hebben, had ik tot op dat moment uit de mond van een bestuurder nog niet zo verwoord gehoord als van deze burgemeester. Na de burgervader kwam het woord aan het IBT Gelderland, zonder de man te kort te willen doen, ik had echt andere informatie willen ontvangen vanuit de rol van een toezichthouder. Ik had verwacht dat we informatie zouden krijgen over een audit van het e-depot, en dan heb ik niet over ED3, maar meer zoals Zuid-Holland het e-depot van Rotterdam door het HEC, nu PBLC heeft laten auditen. Nee, we kregen te horen dat het IBT begrotingen van gemeenten bestudeert en de provincie Gelderland geen cent uittrekt voor gemeenten op dit gebied. Jammer, het voorbeeld uit Overijssel zou navolging verdienen en zoals Annemarie Jorrisma het gisteren in de NRC zo juist verwoordde: Gemeenten hebben geen behoefte aan tegenwind, maar een steuntje in de rug.
Daarna kwam de powervrouw Janneke Goudswaard aan het woord, die de ontwikkeling schetste van Putten, starten met vervanging, de behoefte ongestructureerde informatie te vangen en de weg, die begaan is naar het pakhuis CEELO. Ook digitale informatie van particulieren kan in CEELO mits passend in het profiel. De inzet en motivatie straalde van haar betoog af en werkte wat mij betreft erg enthousiasmerend.
Olga Minkema kon door omstandigheden het woord niet voeren, maar in een duogesprek met Jan Willem Rip werden veel vragen behandeld; vorming beleid en visie, cultuuromslag, basis ED3 zonder audit, dms/rma bedrijfsprocessen, e-depot op basis van ISAD en bereidheid van Putten om beleid te delen met anderen (indien dat klaar is). Daarna kwam Nico Joose aan het woord van het bedrijf Circle.

Vragen ?
Bij mij zijn niet alle zaken duidelijk geworden, is er echt sprake van een e-depot ? Hoe is de inzet van de preservation tools ? Putten zegt het TMLO te gebruiken, maar hoe wordt er gemapt naar e-depot met ISAD ?
Medatastandaarden moeten gehanteerd worden die capture in en export naar het e-depot mogelijk maken. Lopen leer je door stappen te zetten zei Arjan Kloosterboer vandaag op BREED en dat is wat ze in Putten doen, dank dat we een kijkje in de keuken mochten nemen om zelf te leren koken.

De presentaties van de dag vind je hier. link