BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Het e-depot in Putten
Aanleiding
E-depots schieten als paddenstoelen in de lucht. Tot een paar jaar geleden was het fenomeen e-depots nog voorbehouden aan de erfgoedsector zoals Rotterdam, Amsterdam en het Nationaal Archief , maar het besef dat digitale toegankelijkheid een uitdaging is voor iedereen, die met informatie te maken heeft, is steeds groter en het bedrijfsleven ontdekt de markt. Het e-depot is nog niet opgenomen in de GEMMA architectuur, dat zal ongetwijfeld ook gaan gebeuren. De scope van drie á vijf jaar digitale toegankelijkheid bij ICT wordt lang genoemd, dat terwijl informatie ook na vijf jaar toegankelijk en vindbaar moet zijn voor burgers, bedrijven en intern gebruik. Daarbij vormt ongestructureerde informatie een steeds ongrijpbaar probleem, waar antwoorden komen van Circle/DOXISen in vorm van de recordmanagement tool van VHIC. Het DSP is een papieren tijger gebleken, die vrijwel niet uit de kast is gekomen.
Het Puttense e-depot
Woensdag 11 juni was het zover, er werden nog net geen extra treinen ingezet naar het verre Putten , maar de belangstelling voor het Puttense e-depot was groot. De leverancier is Circle en veel Verseon gemeentelijke gebruikers namen aan de informatiedag deel. Deze keer waren er minder vertegenwoordigers uit de erfgoedsector. De aftrap werd gegeven door een trotse burgemeester Lambooij, die terecht benadrukte dat een kleine gemeente als Putten met minder dan 24.000 inwoners een grote prestatie heeft neergezet. Een dergelijk bewustzijn over de noodzaak om je digitale informatie op orde te hebben, had ik tot op dat moment uit de mond van een bestuurder nog niet zo verwoord gehoord als van deze burgemeester. Na de burgervader kwam het woord aan het IBT Gelderland, zonder de man te kort te willen doen, ik had echt andere informatie willen ontvangen vanuit de rol van een toezichthouder. Ik had verwacht dat we informatie zouden krijgen over een audit van het e-depot, en dan heb ik niet over ED3, maar meer zoals Zuid-Holland het e-depot van Rotterdam door het HEC, nu PBLC heeft laten auditen. Nee, we kregen te horen dat het IBT begrotingen van gemeenten bestudeert en de provincie Gelderland geen cent uittrekt voor gemeenten op dit gebied. Jammer, het voorbeeld uit Overijssel zou navolging verdienen en zoals Annemarie Jorrisma het gisteren in de NRC zo juist verwoordde: Gemeenten hebben geen behoefte aan tegenwind, maar een steuntje in de rug.
Daarna kwam de powervrouw Janneke Goudswaard aan het woord, die de ontwikkeling schetste van Putten, starten met vervanging, de behoefte ongestructureerde informatie te vangen en de weg, die begaan is naar het pakhuis CEELO. Ook digitale informatie van particulieren kan in CEELO mits passend in het profiel. De inzet en motivatie straalde van haar betoog af en werkte wat mij betreft erg enthousiasmerend.
Olga Minkema kon door omstandigheden het woord niet voeren, maar in een duogesprek met Jan Willem Rip werden veel vragen behandeld; vorming beleid en visie, cultuuromslag, basis ED3 zonder audit, dms/rma bedrijfsprocessen, e-depot op basis van ISAD en bereidheid van Putten om beleid te delen met anderen (indien dat klaar is). Daarna kwam Nico Joose aan het woord van het bedrijf Circle.
Vragen ?
Bij mij zijn niet alle zaken duidelijk geworden, is er echt sprake van een e-depot ? Hoe is de inzet van de preservation tools ? Putten zegt het TMLO te gebruiken, maar hoe wordt er gemapt naar e-depot met ISAD ?
Medatastandaarden moeten gehanteerd worden die capture in en export naar het e-depot mogelijk maken. Lopen leer je door stappen te zetten zei Arjan Kloosterboer vandaag op BREED en dat is wat ze in Putten doen, dank dat we een kijkje in de keuken mochten nemen om zelf te leren koken.
De presentaties van de dag vind je hier. link
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
De toegevoegde waarde zit in de preservation tools,zie ook http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/rma-een-toegewijde-applicat...
En natuurlijk beheer is maar een aspect, ook de beschikbaarstelling !!!
-
Permalink Antwoord van Ingmar Koch op
-
Jean-Luc,
Misschien moet je dit eens goed lezen: Is een DMS bruikbaar als digitaal depot? (pdf)
-
-
@Jean-Luc, Hoe zou jouw denkrichting dan zijn ?
-
Permalink Antwoord van d635nk op
-
Interessante bijeenkomst. Dat moet ik wel even zeggen. Het gaf tevens veel stof tot nadenken. Vooral de wijze waarop gegevens uit een DMS op basis van zaakgericht werken moeten worden "getransporteerd" naar een e-depotvoorziening op basis van de ISAD-structuur. Ik ken de ISAD en weet dat het een bewerkelijk geheel is. Het is echter wel een standaard die internationaal toegepast wordt en dus voordelen heeft. Wellicht dat er methoden zijn om data (deels)te exporteren naar een voorziening op basis van de ISAD-structuur, maar er blijven dan volgens mij genoeg velden over die met de hand "gevuld" moeten worden. Een tijdrovende zaak denk ik, maar misschien ook niet? Document management systemen zijn er namelijk in alle maten en soorten en iedere organisatie gebruikt ze (en vult ze) op geheel eigen wijze. En dat is dus het verschil tussen een e-depotvoorziening op basis van de ISAD en de vele DMS-systemen die overheidsland rijk is, de ISAD biedt een standaard en is voor iedereen gelijk. Ik heb geen antwoord op al deze vraagstukken maar zie wel de voordelen in het gebruik van een internationale standaard (en het e-depot natuurlijk!)
-
-
@Edward, inderdaad een ontzettend goede bijeenkomst, die ook wat mij betreft veel stof geeft tot nadenken. Jammer dat ik je niet life heb gezien.
-
-
Yvonne Welings zei:@Edward, inderdaad een ontzettend goede bijeenkomst, die ook wat mij betreft veel stof geeft tot nadenken. Jammer dat ik je niet life heb gezien.
Ach yvonne, dat zal vast nog wel een keer gebeuren dat we elkaar "life" ontmoeten. Ik heb momenteel vakantie en kom pas half september weer terug. Even lekker lang genieten van bergwandelingen in Oostenrijk samen met mijn vrouw, een soort sabbatical. Daarna start ik in mijn nieuwe functie, adviseur DIV bij de gemeente Middelburg. Een nieuwe uitdaging waar ik met plezier naar uitkijk.
-
Permalink Antwoord van Ernest Verhees op
-
Bedankt voor je verslag, zoals je ook al had toegezegd in de discussie over het TMLO (en waar ook al wat geschreven is over Putten).
Grappig dat je schrijft dat de "erfgoedsector"(?) in Putten ontbrak. Het was me ook opgevallen dat op deze dag een heel ander doelgroep had dan die van bijeenkomsten van "archiefinstellingen" (!). Gezien de karikatuur die in Putten werd geschetst van de initiatieven door het Nationaal Archief ("allemaal maar achteraf") en deze reactie over de ontvangst van de presentatie over het TMLO op de KVAN-dagen lijkt er nog veel winst te behalen in (online) contacten en gesprekken tussen, laat ik het eens zo uitdrukken, "breednetwerkleden" en "archief2.0leden". (Al moet ik bekennen dat op archief2.0 het e-depot geen hot-topic is.)
Misschien dat archief2020 daar nog een rol in kan spelen, om bijvoorbeeld het blog van het WVI wat meer als discussieplek te laten fungeren of een plek (een nieuwe NING?) te bieden waar de ervaringen (tijdens en niet alleen na afloop) van de diverse pilotprojecten mbt e-depot gedeeld kunnen worden. Net als Putten allemaal mooie projecten tussen archiefinstellingen en gemeenten waar iedereen die met digitale duurzaamheid bezig is veel van kan leren.
-
-
@Ernest, hoewel ik net als jij opgeleid ben als archivaris, heb ik eigenlijk nooit last gehad van waterscheiding en zie het als een informatievak, zie eerder pleidooi. BREED had voor het zelfde geld bij archief 2.0 kunnen zitten, dat hebben we ook gevraagd in die tijd, maar die vonden dat destijds een andere doelgroep. Het zij zo, het is een gepasseerd station.
-
-
Dat een paar jaar geleden het als verschillende doelgroepen werd gezien begrijp ik wel. Je ziet ook zeer verschillende discussies gevoerd worden. Soms is er wel raakvlak en vaak is dat m.b.t. digitale duurzaamheid. Misschien was toen de tijd er niet rijp voor maar nu wel, dat nu wel het gedeelde belang wordt ingezien. Het gaat mij niet om het slechten van muren maar om een plek waar iedereen (ongeacht opleiding of werkplek) die betrokken is bij digitale duurzaamheid (in de archiefwereld) kennis kan delen en het gesprek/de discussie aan kan gaan. Die plek mis ik nu zeer en dat komt volgens mij mede door die traditionele scheiding van de disciplines. Met de diverse gemeenschappelijke e-depot-projecten komt daar langzaam verandering in. Zou mooi zijn als dat ook online tot uiting komt.
-
-
@Jean-Luc, er is een belangrijke actor aan toe te voegen, KING. Het e-depot moet in de GEMMA, WILMA en PETRA architectuur komen.
Dat was ook zo aansprekend in Putten, daar is niet gewacht op de achterkant, maar van het begin het proces ingericht en samengewerkt ! Dat de erfgoedsector de duurzaamheid op de agenda heeft geplaatst, wil niet zeggen dat daar alle antwoorden vandaan komen. En inderdaad, bij sommige archiefdiensten zelf moet de cultuuromslag plaatsvinden.
-
-
Blijft jammer, dat "wij-zij-denken" (erfgoed tegenover business). Een paar mensen die bezig zijn met digitale duurzaamheid hebben nagedacht over wat daarvoor volgens hen noodzakelijk voor is. Een van de aandachtspunten is de metadata. Die mensen werken over het algemeen bij archiefinstellingen maar zijn zich er goed van bewust dat dit aan de voorkant van het archiveringsproces moet gebeuren en dat hier het klassieke probleem voordoet dat voor archivering op de lange(re) termijn andere (meer) eisen worden gesteld dan voor de korte. Door alleen maar eisen te stellen en niet mee te denken hoe dit (makkelijk en het liefst automatisch) gerealiseerd kan worden is niet de weg die volgens mij gevolgd wordt. Ik zie vooral samenwerking in pilotprojecten ontstaan, als het gemeenschappelijk belang van digitale duurzaamheid wordt ingezien. Daarnaast zal er voor de organisaties van bovenaf (KING) wat meer druk moeten komen om dit onderwerp op de (bestuurlijke) agenda te krijgen.
In het geval van Putten heeft de leverancier gekozen voor een andere omgeving en geen uitbreiding van de functionaliteit van het DMS. Als ik het goed begreep was dat vooral omdat ze anders de meerwaarde hiervan alleen kwijt kunnen aan klanten die nu hun DMS afnemen. Zonder die keuze hadden ze alle extra functionaliteiten (waaronder extra velden) in principe ook aan het DMS kunnen toevoegen. Of werd het DMS dan te zwaar belast?
Als ik hiervoor (terecht) lees dat de meerwaarde van een e-depot (vooral) in preservation zit en ik hier in de presentatie weinig tot niets over hoor dan is het inderdaad de vraag wat in dit geval Ceelo precies toevoegt. Welke risico's met de bestanden in Verseon worden in Ceelo nu weggenomen of verlaagd?
-
-
Het belang van digitaal archiveren zit niet nog niet tussen de oren en de bijbaan van de archivaris in het VNG magazine link
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
