BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Het digitale postboek (outputmanagement)
Soms komen oude ideeën weer opnieuw opborrelen. In mijn organisatie hebben we het zaaksysteem gekoppeld aan MijnOverheid. Er moet nog een bug opgelost worden in de PDF-conversie, maar daarna zouden we - in theorie - brieven digitaal naar de burger kunnen sturen. Ik zeg " in theorie", want er ligt nog een beer op de weg.
Probleemomschrijving
Er wordt op dit moment nagedacht over de implementatie van MijnOverheid in de organisatie. Een uitdaging daarbij is dat het merendeel van de brieven die aan MijnOverheid worden aangeboden nog "onbezorgbaar" zijn. Nog niet iedere burger heeft immers een account en regelmatig is een geadresseerde geen burger, maar een bedrijf. Daar is een andere berichtenbox voor, waar wij nog niet op aangesloten zijn en die naar het schijnt ook (nog) niet erg populair is. Het duurt minimaal enkele minuten voordat duidelijk is dat een brief digitaal onbezorgbaar is. De medewerker gaat niet zitten wachten en gaat al verder met ander werk. Wie gaat dan de digitaal onbezorgbare post alsnog uitprinten en verzenden? Ik heb nog geen cijfers, maar ik vermoed dat het om honderden uitgaande brieven per dag zal gaan.
Beoogde oplossing
Ik ben bezig met een voorstel tot een oplossing, waarbij we een voorziening realiseren waarin een medewerker een brief kan "uploaden", bijlagen kan toevoegen, kan (laten) ondertekenen, kan adresseren en kan verzenden. De voorziening biedt de brief aan bij de relevante berichtenbox of, als de brief digitaal onbezorgbaar is, biedt hem aan bij een repro-dienst (mogelijk extern). Als de brief de deur uit is, dan ontvangt de afzender optioneel een verzendbevestiging. De brief en verzendbevestiging worden ook opgenomen in het zaaksysteem. Ik heb geleerd dat je bij nieuwe dingen altijd moet verwijzen naar de oude dingen (de eerste auto leek op een koets zonder paard), dus heb ik de voorziening " het digitale postboek" gedoopt.
Ervaring gezocht
Mijn vraag is of er al andere organisaties zijn die het uitgaande postproces hebben gedigitaliseerd of hierover hebben nagedacht? Het gaat mij dan vooral om de scheiding tussen post voor MijnOverheid en de papieren post. Zo ja, hoe hebben jullie dit gerealiseerd en wat waren de leerpunten?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Sommige gemeenten kiezen voor een bepaalde bulk zoals de WOZ aanslagen en facturen, daar is al veel winst mee te boeken.
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
@Jean-Luc, bedankt voor je tip! Via Yvonne heb ik de powerpoint van deze presentatie ontvangen en mag ik deze ook hier delen. In de oplossing die ik hierboven beschrijf ga ik ervan uit dat alleen de papieren stroom geoutsourced wordt, maar mogelijk kan dus ook de digitale stroom geoutsourced worden. Het is een interessante optie, al zal ik dan wel het e.e.a. met onze ICT-afdeling moeten afstemmen. Voor de koppeling met MijnOverheid moet TNT wel over beveiligingscertificaten (PKIoverheid) beschikken die aangeven dat zij namens de gemeente kunnen handelen. Het voordeel is echter ook duidelijk: ontzorging.
@Yvonne, allereerst uiteraard bedankt voor de presentatie van Nijmegen. Ook in "mijn" organisatie is er al gekeken naar een koppeling tussen de belastingen-applicatie en MijnOverheid. Ook daar geldt echter dat niet alle post digitaal de deur uit kan, maar daar hebben zij wel al een oplossing voor gevonden. Die oplossing is echter niet mogelijk voor de koppeling tussen het zaaksysteem en MijnOverheid.
Vanuit het sociale domein is men vragen aan het stellen over hoe ze beter om kunnen gaan met hun bulkbrieven en ik weet dat ze in het ruimtelijk domein ook regelmatig hele buurten aanschrijven. Dergelijke bulkbrieven worden vanuit diverse systemen gegenereerd. Verder wordt er ook gewerkt aan een Sharepoint-oplossing voor projectmatig werken, waar ook brieven opgesteld zullen worden.
Ik wil voorkomen dat de digitale snelweg naar MijnOverheid keer op keer opnieuw gelegd wordt. En ik wil al helemaal voorkomen dat er ook keer op keer nieuwe snelwegen aangelegd worden naar de Berichtenbox voor Bedrijven en/of een (andere) repro-dienst. O ja, en de boel moet ook nog gearchiveerd worden! Ik creëer dan liever een verkeersplein waar alle brieven bijeenkomen en gedistribueerd worden richting een van de berichtenboxen of de repro-dienst, en richting het zaaksysteem.
Overigens heb ik ook al overwogen of alle brieven eerst naar het zaaksysteem moeten en vanuit het zaaksysteem aangeboden moet worden aan een van de kanalen. Daar is iets voor te zeggen, maar ik zie ook nadelen.
-
-
Marco, de gemeente Tilburg is sinds september 2015 aangesloten, ook de Equalit gemeenten zijn met de berichtenbox aan de slag.
-
-
Medewerkers van Logius denken actief mee is de ervaring !
-
-
@Yvonne, bij Tilburg staat op MijnOverheid: "Wij werken aan de aansluiting op MijnOverheid. U ontvangt op dit moment nog geen berichten van ons in de Berichtenbox. U kunt ons wel aanvinken, deze keuze wordt dan opgeslagen in uw instellingen."
Dat betekent dat zij de technische aansluiting geregeld hebben. Dat is ons in 's-Hertogenbosch ook al (vorig jaar) gelukt. De kunst is nu om het ook functioneel te regelen, oftewel om ook de proceskant te regelen. Dan pas kan de burger digitaal post ontvangen van de gemeente en heeft het ding zin.
@Marion, dat is ook de oplossing die bij onze belastingenapplicatie is verzonnen en ook bij het zaaksysteem zou dit een oplossing kunnen zijn. De vraag is dan wel in hoeverre de repro al geregeld is. Bij een bulkbrief (bijv. aanslagbiljetten), waarbij iedere individuele brief uit evenveel vellen papier bestaat en overal dezelfde flyer moet worden bijgevoegd is dit nog wel te doen. Maar bij een lading verschillende brieven uit o.a. het zaaksysteem (van ontvangstbevestiging tot DHV-vergunning) wordt het al een stuk "uitdagender" om dit proces goed te automatiseren.
Als ik groen licht krijg van het management om hier verder mee aan de slag te gaan, dan zal ik uiteraard het e.e.a. aan ervaringen delen. ;-)
-
-
Een notitie over het idee is inmiddels als discussiestuk naar het management gegaan. Ik kan - omdat de besluitvorming nog plaats moet vinden - niet al gelijk het hele stuk delen, maar ik kan wel de tekening delen die ik heb gebruikt om de oplossingsrichting te illustreren.
De tekening geeft het idee heel globaal weer. Zo ontbreekt o.a. de benodigde PDF-conversie en de gwenste bulk-functionaliteit (bewondersbrieven).
De tekening geeft ook slechts de functionaliteit weer en niet de techniek. Het is waarschijnlijk dat delen van het digitaal postboek met andere systemen opgelost moeten worden, waaronder de ESB.
-
-
Ik zal hier nog even een korte update geven. Het voorstel is intern uitvoerig besproken. Een paar weken geleden is er besloten om het digitale postboek vooralsnog niet te realiseren, omdat:
- De strategische doelstellingen op dienstverlening zich nu vooral richten op de digitale toegang (webformulieren) en op houding en gedrag (cultuurvraagstuk), en
- De impact op de organisatie en op de techniek groot en complex is; dit regel je niet even tussendoor.
Het voorstel werd wel gewaardeerd en zit nu in de hoofden (en in het archief). Misschien dat het in andere tijden, wanneer de ambities verschuiven naar de "achterzijde" van de dienstverlening, weer opduikt.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
