In Noord-Brabant hebben er in 1996/1997 de nodige herindelingen plaatsgevonden.  Om een voorbeeld te noemen uit mijn werkgebied met 12 gemeenten, Berkel-Enschot en Udenhout werden bij de gemeente Tilburg gevoegd. Maar vaak werd dan niet de gehele oude gemeente ingedeeld bij de wat grotere entiteit, hier en daar werden wat kleinere  delen van het grondgebied weer aan een andere gemeente toebedeeld. Zo werd de kern Biezenmortel toegewezen aan de gemeente Haaren. Biezenmortel behoorde tot die tijd tot Udenhout. Nu bijna twintig jaar later blijken er allerlei varianten te zijn hoe de beschikbaarstelling aan de nieuwe administratie werd geregeld:

• Vervreemding

  Bij vervreemding wordt het eigenaarschap (zorgdrager) van de ene gemeente naar de nieuwe gemeente overgedragen. Formeel is hier toestemming voor nodig van het Ministerie.

• Uitlening

  De dossiers werden door de ene gemeente aan de andere gemeente voor langere tijd uitgeleend.

• Geen statusverandering

  Archief bleef bij de oude gemeente berusten.

Soms blijkt het best moeilijk te zijn om te achterhalen wat nu precies de afspraken zijn geweest, het gaat ook om minimale archieven van enkele archiefdozen. De vraag van de burger is vaak toch de tricker om precies uit te zoeken hoe een en ander in het vat is gegoten.

In 1997 bestond de BAG nog niet, sterker nog ik denk dat in 1997 een ambtenaar zich nog geen voorstelling kon maken van deze ontwikkeling. Voor degenen, die niet weten wat de BAG is; Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) is de registratie waarin gemeentelijke basisgegevens over alle gebouwen en adressen in Nederland zijn verzameld. De bestanden passen niet meer bij de BAG van de oude gemeente, alleen van de nieuwe gemeente. Heb je ook van deze puzzels, die de gevolgen zijn de herindelingen, best practises zijn welkom. De archieven van Biezenmortel zijn al een tijd in de archiefbewaarplaats opgenomen, maar niet in het Tilburgse digitale bouwarchief vanwege de niet passende BAG.