BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Hard-copy uitgaande papieren post?
Dag allemaal.
Wie van jullie werkt bij een overheidsorganisatie en maakt van uitgaande post een scan voor in bijvoorbeeld een DMS of postadministratiesyteem en maakt daarnaast ook nog een hard-copy door het uitgaande stuk te kopiëren?
Volgens mij is het maken van een hard-copy niet nodig omdat je het originele stuk verstuurd. Een hard-copy is een kopie net als de scan dat is. Volgens mij heeft een papieren kopie geen juridische meerwaarde boven een digitale. Maar, er is wel sprake van vervanging. Maakt dat een papieren kopie meer rechtsgeldig dan een digitale? Van een origineel is immers toch geen sprake meer. Ik denk dat als je verder een adequate verzend-administratie hebt je zonder harde kopie geen risico’s loopt. Zeker niet als je een vervangingsbesluit hebt.
Hoe denken jullie hier over?
Wie van jullie maken wel/niet kopietjes?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Robin Lassche op
-
beste Terri,
Bestaat er een digitaal origineel? In een digitale situatie - waar het uitgaande stuk digitaal is verstuurd - is er inderdaad sprake van één stuk dat twee functies heeft. Namelijk dat van uitgaand stuk als afschrift;-)
-
Permalink Antwoord van Terri Quinn op
-
Precies ;)
-
Permalink Antwoord van Cynthia Schokker op
-
Hoi allemaal, bedankt voor al jullie input! Nog even in reactie op Robin. Ik snap dat als je papieren dossiers hebt je hier een papieren kopie van een uitgaand stuk bij doet. In onze organisatie wordt er echter al digitaal binnen het dms( wat tevens als zaaksysteem wordt gebruikt) gewerkt. Dus vrijwel al die kopieën worden numeriek weggezet en doet nooit meer iemand wat mee. Het voelt toch een beetje overbodig. En ik vraag me af welke risico's we lopen als we er mee zouden stoppen. Ik denk dat als je in een juridisch conflict de verzending van een stuk aannemelijk wil maken, je aan de digitale kopie (de verzenddatum is ook gescand) en de procedure voldoende hebt.
Tevens zijn we wel bezig met de vervangingsbesluiten dus het eind is in zicht :).
Ook wel er interessant dat de vervangingsprocedure zo strikt wordt gehanteerd als het gaat om vervanging van papieren archief naar digitaal. Zelfs als er van een origineel toch geen sprake meer is omdat dat stuk de deur uit gaat. Vervanging van digitaal naar papier is ook vaak aan de orde van de dag maar daar wordt nauwelijks aandacht aan besteed, laat staan besluiten over genomen.
-
-
Beste Jean-Luc,
Het is mooi om te zien hoe mensen in het vakgebied het hier roerend met elkaar oneens kunnen zijn. Met het eerste gedeelte van je reactie ben ik het namelijk fundamenteel oneens. Ik vind het niet acceptabel om circa 10% van je informatie te missen omdat het niet in je papieren dossier is opgenomen(lees over te brengen dossier). De kans dat er op die manier cruciale informatie (vroegtijdig) verdwijnt, en/of onbeheerd achterblijft is niet ondenkbaar. Je zult hier dus m.i. procedures voor moeten inrichten. Desnoods een omgekeerd substitutiebesluit. (Van digitaal naar papier).
Overigens: het tweede gedeelte van je reactie onderschrijf ik volledig.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Opmerkelijke aanvulling voor de review handreiking vervanging.
-
-
Wat bedoel je precies, yvonne?
-
-
Natuurlijk is dat zonde van je tijd! Daarom is het zaak zo snel mogelijk volledig digitaal te mogen werken. Daar heb je o.a. een vervangingsbesluit voor nodig. Tot die tijd moet je volledige papieren dossiers overbrengen.
-
-
Dat is iid het gevolg van jarenlang hybride aanrommelen ;-)
-
-
Nog een vraag voor Robin. We scannen niet het kopietje dat we numeriek weg zetten, we scannen het uitgaande stuk. Zou jij dan aanraden om de kopie te scannen? Want in feite vervangen we nu het kopietje helemaal niet. En verder schreef je in je eerste reactie dat je met een vervangingsbesluit kan stoppen met het maken van de kopieën. Is dat niet gek: de andere originelen die onder vervanging vallen hou je meestal ook een paar maanden achter de hand voor je de vervanging compleet maakt en vernietigd. Niet dat ik dat zou willen hoor, maar waarom is dit dan toch een uitzondering? Bedankt dat jullie allemaal zo meedenken! :)
-
-
Beste Cynthia,
Waarom scan je het uitgaande stuk? Omdat je een afschrift in je digitale dossier wilt hebben.
Het papieren kopietje heb je formeel nodig als rechtsgeldig afschrift zolang er geen vervangingsbesluit is. Als er een vervangingsbesluit is, kun je - nee, moet je dat - achterwege laten. Op dat moment is namelijk alleen je scan het enige echte afschrift.
-
Permalink Antwoord van Ingmar Koch op
-
Als ik het goed snap, maakt Cynthia voor hun eigen archief een digitale kopie van de expeditie en vindt Robin dat dit een papieren kopie moet zijn. En weet je wat nu het mooie is: die analoge kopie die Robin wil, is gewoon een print van een digitale kopie (want dat is wat een modern kopieer-apparaat doet).
Voor wat het waard is: ik ben het met de bijdragers eens die stellen dat hier geen sprake is van vervanging. Cynthia maakt een heel nieuw archiefstuk (de kopie van de expeditie), ze vervangt geen archiefstuk (want de expeditie wordt niet vernietigd, maar verzonden. Het is zelfs de vraag of die expeditie een archiefstuk van Cynthia is.) Natuurlijk heeft Robin gelijk als hij stelt dat de eisen aan de digitale kopie gelijk zijn aan de eisen bij vervanging.
Wat ik echt niet snap is het "verbod" op hybride archieven dat Robin stelt. Stel dat je een maquette krijgt (die maken nogal eens deel uit van bouwplannen) moet die dan ook "op papier" overgebracht worden? En moeten alle powerpoint-presentaties en excel-sheets en webpagina's echt allemaal geprint worden? Hoe zat dat ook alweer met vorm, inhoud en gedrag?
Ik snap dat het voor een archiefbeheerder ingewikkeld is om een dossier met digitale en analoge archiefstukken te beheren, maar zoals Coldplay al zei: "Nobody said it was easy!"
-
Permalink Antwoord van Aike van der Ploeg op
-
Dag Cynthia,
Je basisvraag is of het maken van een hard-copy nodig is als je ook al een scan van het uitgaande stuk in je DMS hebt opgenomen. Het antwoord daarop is volgens mij vrij simpel: nee, dat hoeft niet.
Ik vraag me zelfs af of het maken van een scan van het uitgaande stuk wel per se nodig is. Wanneer het uitgaande stuk de reguliere weg heeft gelopen heb je op de één of andere manier een minuut gekregen met alle kwaliteiten die daarbij horen. Papier of digitaal, dat maakt niet uit. Van die minuut maak je een expeditie die de deur uit gaat, al dan niet met natte handtekening. Feitelijk heb je dan genoeg gedaan. Aan de hand van de minuut kun je vaststellen wat je hebt gedaan, bij de rechter kan dat volstaan.
Wat wel zo is is dat je van de minuut een zogenaamd “net” kunt maken (ik houd het gewoon even op die heerlijk ouderwetse maar ook heldere archivistische termen), waarmee je een wat beter leesbaar exemplaar van het uitgaande stuk in huis hebt. Dat zou praktisch gesproken dan in jouw geval de scan zowel als de hard-copy kunnen zijn.
Een hard-copy van het uitgaande stuk heeft niet per se meer juridische waarde dan een scan (of omgekeerd). Elke rechter bijvoorbeeld bepaalt zelfstandig voor elk stuk dat hij in een zaak gepresenteerd krijgt de bewijswaarde van het stuk. Wanneer je kunt aantonen dat je volgens zorgvuldige procedures hebt gewerkt en dat je minuut dus ook zorgvuldig tot stand is gekomen en dat diezelfde zorgvuldigheid ook heeft gegolden voor het maken van de expeditie en het verzendingsproces zal de rechter geneigd zijn jouw stuk als bewijs te accepteren. Van een eventuele hard-copy of scan van het uitgaande stuk zul je dezelfde zorgvuldigheid bij het maken daarvan moeten aantonen. Het gaat er dus niet om in welke vorm je een stuk hebt, het gaat er om dat je zorgvuldigheid in je processen kunt aantonen. Zorgvuldige procedures sluiten overigens niet uit dat een uitgaand stuk qua inhoud slecht is, zo kunnen ook uit onzorgvuldige procedures qua inhoud goede stukken ontstaan.
Je stelt verder dat een hard-copy niet nodig is omdat je het originele stuk verstuurt. Inderdaad is de kopie van de expeditie niet de originele expeditie, maar de kopie is wel weer de originele kopie en van die originele kopie kun je weer een kopie maken. Beetje Droste-effect eigenlijk (inclusief het onvermijdelijke kwaliteitsverlies). Van de expeditie, het te verzenden/verzonden stuk, heb je vast wel de originele minuut waar waarschijnlijk een origineel concept aan voorafgegaan is. Wat ik bedoel: het begrip “origineel” is wat rekkelijk, elk stuk kan een origineel zijn maar tegelijkertijd ook een kopie. Ik gebruik daarom “origineel” zo min mogelijk.
Dan kom ik ook nog even op je vervanging. Tenminste, je zegt dat er sprake is van vervanging. Ik begrijp alleen niet wat je daarmee bedoelt: voor zover ik uit je vraag kan opmaken wordt er niets vervangen en doet een vervangingsbesluit eigenlijk niet ter zake.
Verder sluit ik me bij Ingmar aan waar het om hybride archieven gaat: daar is geen verbod op (en ik verwacht niet dat dat er ooit zal komen). Een vervangingsplicht is er ook niet, je mág vervangen. Soms is vervanging praktisch en handig, soms niet. Soms kan vervanging voor je processen praktisch en handig zijn en doe je het toch niet omdat er ook nog andere belangen dan praktisch en handig zijn. Dat je dan hybride archief kunt hebben: ja, dat kan en dat is ook niet erg. Je zult dan wel wat zaken moeten vastleggen en regelen, maar echt moeilijk hoeft dat ook niet te zijn (en anders geldt gewoon het adagium van Ingmar en Coldplay “Nobody said it was easy!” en regel je het alsnog).
@ Robin: ik snap deze niet: Het papieren kopietje heb je formeel nodig als rechtsgeldig afschrift zolang er geen vervangingsbesluit is. Als er een vervangingsbesluit is, kun je - nee, moet je dat - achterwege laten. Op dat moment is namelijk alleen je scan het enige echte afschrift. Volgens mij kun je zoveel afschriften c.q. kopieën in welke vorm dan ook maken als je wilt en kunnen ze allemaal even formeel en rechtsgeldig zijn en kunnen we het nooit hebben over het “enige echte afschrift”. Maar misschien kun je me uitleggen wat je precies bedoelt?
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- 3
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
