BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Hard-copy uitgaande papieren post?
Dag allemaal.
Wie van jullie werkt bij een overheidsorganisatie en maakt van uitgaande post een scan voor in bijvoorbeeld een DMS of postadministratiesyteem en maakt daarnaast ook nog een hard-copy door het uitgaande stuk te kopiëren?
Volgens mij is het maken van een hard-copy niet nodig omdat je het originele stuk verstuurd. Een hard-copy is een kopie net als de scan dat is. Volgens mij heeft een papieren kopie geen juridische meerwaarde boven een digitale. Maar, er is wel sprake van vervanging. Maakt dat een papieren kopie meer rechtsgeldig dan een digitale? Van een origineel is immers toch geen sprake meer. Ik denk dat als je verder een adequate verzend-administratie hebt je zonder harde kopie geen risico’s loopt. Zeker niet als je een vervangingsbesluit hebt.
Hoe denken jullie hier over?
Wie van jullie maken wel/niet kopietjes?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Robin Lassche op
-
Beste Cynthia,
Even vooropgesteld: als er een vervangingsbesluit is genomen voor het proces waarin het betreffende uitgaande stuk een plaats heeft, is het maken van een papieren kopie inderdaad overbodig. Immers betekent 'vervangen' dat je geen fysiek dossier meer vormt. Het uitgaande stuk is in dat geval opgenomen in het digitale zaakdossier.
Met betrekking op de door jou geschetste casus is er sprake van verschillende archief-statussen van documenten: aan de ene kant is er het 'origineel' d.i. de (papieren) brief die vanuit jouw organisatie wordt verstuurd en aan de andere kant is er het 'afschrift' d.i. een gelijkluidend document dat is vervaardigd op basis van de uitgaande brief - per definitie een kopie dus. In het geval dat er een vervangingsbesluit is genomen, zal het 'afschrift' een scan zijn van de uitgaande brief. In het geval er geen vervangingsbesluit is, zal het een papieren kopie zijn van de desbetreffende uitgaande brief. Beide hebben echter (juridische) archivistische waarde in de context van enerzijds het digitale dossiers of - wanneer er geen vervangingsbesluit is - voor het analoge dossier.
-
Permalink Antwoord van Annemieke de Boer op
-
Beste iedereen,
Waarom moet de gelijkluidende kopie voor de eigen administratie op eenzelfde soort drager worden gemaakt als het uitgaande exemplaar?
Als het 'eigen exemplaar' een kopie is van het verzonden/te verzenden stuk, kan dat dan geen digitaal bestand zijn zonder dat dat als vervanging wordt gezien?
Groeten,
Annemieke
-
-
beste Annemieke,
Misschien heb ik me niet duidelijk uitgedrukt. Je hebt volkomen gelijk: het afschrift van het uitgaande stuk kan natuurlijk op een andere drager zijn vastgelegd.
Met betrekking tot het tweede gedeelte van je vraag: Als je er als overheidsorganisatie voor kiest digitaal te archiveren, moet er uiteraard een vervangingsbesluit zijn. Hiermee wordt onder meer geborgd dat de scans van de papieren documenten (inkomende en interne) - die daarna vernietigd moeten worden - voldoen aan de daarvoor geldende criteria. In gevolg daarvan moet de scan van een uitgaande brief ook voldoen aan die eisen. Het verwarrende is dat er dan geen sprake is van vervanging, maar van opname van een archiefexemplaar in het eigen digitale dossier.
Er is hier dus sprake van twee verschillende archivistische waarden: nl. de uitgaande brief en het afschrift. Bij vervanging is sprake van één archivistische waarde: het digitale bestand dat de functie en status overneemt van het oorspronkelijke papieren exemplaar. Bij digitale archivering moet in beide gevallen worden voldaan aan de criteria die gelden voor vervanging.
-
Permalink Antwoord van Cynthia Schokker op
-
Dank voor jullie reacties. Maar het is mij nog niet helemaal duidelijk. Kan ik, ondanks er nog geen vervangingsbesluit is nu stoppen met het maken van papieren kopieën omdat ik al een digitaal archiefexemplaar heb?
-
Permalink Antwoord van Martien Naarding op
-
Dag Cynthia,
Volgens mij kan er alleen sprake zijn van vervanging (als het tenminste gaat om vervanging van papier naar digitaal) als je in je proces een papieren document gebruikt en deze om wilt zetten naar een digitale drager. Je gaat geen papieren document maken omdat je graag wilt vervangen.
In ons geval maken wij ook nog een hardcopy omdat onze juristen de daadwerkelijke verzenddatum vastgelegd willen zien op het stuk dat we verzenden en op het archiefexemplaar. Ook plaatsen wij nog steeds een fysieke handtekening. Dat gebeurt bij ons op dit moment nog met een stempel met verzenddatum en voor de handtekening worden meerdere methoden gebruikt. Dus wij hebben een papieren stuk om te verzenden en een om te archiveren (met verzenddatum en handtekening). Deze laatste vervangen we. Zodra we die verzenddatum en handtekening digitaal gaan zetten en er een volledig digitaal stuk in ons DM/RM zit zullen we geen hardcopy meer maken en niet meer hoeven vervangen.
-
-
Beste Cynthia en Martien,
Dat is een duidelijk praktijkvoorbeeld. Nogmaals: de kern is volgens mij dat hardcopy - of dat nu van een inkomend, uitgaand of intern document is - alleen nodig is wanneer er geen vervangingsbesluit is.
Dus concreet antwoord op de vraag van Cynthia: neen, als er geen vervangingsbesluit is moet je een papieren exemplaar van de uitgaande brief opnemen in je dossier.
-
-
Dag Robin, en anderen,
Het hangt dan inderdaad van het verzendproces af. Als je op zowel het uitgaande als het voor te eigen administratie te bewaren exemplaar natte stempels, natte handtekeningen e.d. nodig hebt, dan ontkom je niet aan een analoog exemplaar voor het eigen archief.
Als dat niet het geval is, waarom zou je dan niet kunnen volstaan met een digitale kopie van het uitgaande exemplaar? (Zie ook de eerste zin van je reactie eerder vandaag.) Uiteraard moet die scan aan de eisen voldoen qua leesbaarheid en duurzaamheid (waaronder het beheersysteem/DMS), maar dan is er in mijn ogen geen sprake van vervanging. (Je vervangt immers niet, je creëert een eensluidende kopie, die 'toevallig' digitaal is.)Groeten,
Annemieke
-
-
Dag Annemiek,
Klopt helemaal wat je zegt. Er is in dit specifieke geval inderdaad geen sprake van vervanging. Wel wordt er een digitale kopie (afschrift) van een uitgaande brief opgenomen in het dossier. Die digitale kopie moet voldoen aan dezelfde eisen die gelden voor de vervanging van papieren archiefbescheiden.
-
-
Beste Jean-Luc,
In reactie op jouw opmerking wil ik er even een paar dingen uitlichten:
[...]Of ga je alle digitale documenten (webformulieren, mails, etc) uitprinten en in een fysiek dossier stoppen?
Zolang je geen vervangingsbesluit hebt en je dus complete analoge dossiers moet vormen/overbrengen, zit er niets anders op tenzij je helemaal geen papieren stukken creëert of binnenkrijgt die deel uitmaken van het dossier.
[...] Als je de procedure voor verzenden goed vastlegt, dan ben je m.i. beter bezig dan het vormen van een hybride archief.
Uiteraard moet je proberen te voorkomen dat er hybride archiefvorming plaatsvindt. Maar zolang je als organisatie nog papieren brieven verstuurt met een natte handtekening, is het van belang dat je digitale afschrift een identieke weergave biedt van de verzonden brief. Om dat te kunnen garanderen, moet je voldoen aan dezelfde eisen die gelden voor vervanging. Zolang dat niet het geval is moet je een analoog afschrift bewaren.
-
Permalink Antwoord van Terri Quinn op
-
Hoewel al het bovenstaande wat mij betreft stand houdt, blijft het verwonderlijk dat het model Besluit informatiebeheer (in mijn geval van het BHIC) in artikel 8 een minuutexemplaar van verzonden brieven vereist, zonder uitzondering te vermelden in geval van substitutie..
Artikel 8.
Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut.
-
-
Beste Terri,
Wat mij betreft helemaal niet verwonderlijk, aangezien de eis van het bewaren van een minuut (of afschrift) los staat van de drager die daarvoor wordt gebruikt.
-
-
Maar om dan weer cirkeltje rond bovenstaande te herhalen, zou dat in digitaal geval "één en hetzelfde stuk" zijn, dat sowieso al bewaard zou moeten worden, niet waar?
Is de eis dan in digitaal geval niet dubbelop?
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- 3
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
