BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Handtekening: geschreven, elektronisch of gewoon niet?
Laatst vroeg Martin Paarlberg op de groep Vervanging:
hierbij een vraag over het gebruik van "Dit bericht is automatisch gegenereerd en daarom niet ondertekend". Ik wil dit gaan gebruiken voor een intern proces (processen-verbaal BAG). Nu worden de pv's digitaal aangemaakt, daarna uitgeprint, ondertekend en weer gescand. Ik wil dit graag aanpassen d.m.v. gebruik bovenstaande ondertekening. Wie heeft hier ervaring mee en kan me op weg helpen. Vriendelijke groeten, Martin Paarlberg / gemeente Stede Broec
De handtekening, in menige organisaties is er al over gesproken en ook hier op BREED hebben we al menige discussie gevoerd. Desalniettemin is bij de meeste organisatie de balpen toch nog steeds de gehanteerde oplossing.
Het toeval wil dat de handtekening ook in mijn organisatie weer een actueel onderwerp is geworden. Momenteel bieden wij in het zaaksysteem zowel de geavanceerde als de gekwalificeerde handtekening. Het plaatje van de handgeschreven handtekening hebben wij in de document-sjablonen gezet, want "de burger is dat zo gewend." Dat plaatje roept echter een hoop vragen en onduidelijkheid op. Managers zijn bang dat er "getekende" stukken de deur uit gaan die niet echt door hun zijn ondertekend.
In een brainstorm-sessie kwam naar voren dat een hele hoop documenten eigenlijk niet getekend hoeven te worden. Ook op BREED is dat al meerdere malen aangegeven. Aan mij de schone taak om de organisatie ervan te overtuigen om zo weinig mogelijk nog te tekenen, inzichtelijk te maken wanneer dat wel echt moet en hoe we daar dan mee omgaan.
Ik heb al een paar gesprekken gevoerd met mensen uit de organisatie en vooralsnog heb ik de indruk dat men best minder wil tekenen, maar dat zij dan de volgende zorgpunten hebben:
- Borging van het controle-moment. Sommige managers willen dat er geen brief de deur uitgaat, zonder dat zij daarvoor een akkoord hebben gegeven.
- Geen twijfel mogelijk over de vastgestelde versie, zowel digitaal als bij het printje wat naar buiten gaat.
- De rechtsgeldigheid van niet-getekende besluiten.
Wat betreft punt 3, een jurist heeft mij ooit verteld dat ieder goed juridisch antwoord altijd begint met "Dat hangt ervan af." De VNG biedt weinig zekerheid met strofen als "...In de Awb staat niet duidelijk dat een besluit ondertekend moet zijn, maar dit zou je wel uit art. 10:11 lid 1 Awb kunnen opmaken." en "Soms kan de ondertekening om administratieve en/of organisatorische redenen niet gevergd worden." Soms? Wie bepaalt dat? (Diezelfde VNG zegt trouwens ook dat ambtenaren getekende stukken niet mogen scannen). Ik overweeg om een paar gerichte vragen per brief te stellen aan het ministerie van BZK en de VNG. Misschien creëert dat meer helderheid.
Ik ben nog nauwelijks begonnen aan mijn verkenning naar een optimale oplossing. Mocht iemand tips hebben voor mij of voor Martin hierboven, dan horen wij dat graag!
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@Marco, wellicht speelt de nieuwe wet nadeelcompensatie en schadevergoeding bij onrechtmatige besluiten
(Stb. 2013, 50) ook een rol ? (link)
-
Permalink Antwoord van Rob Haans op
-
Wat betreft punt 1: dit kan je enigzins afdekken door workflow, maar je kunt de vraag ook ter discussie stellen. De manager is zelf verantwoordelijk om te zorgen dat de brief die hij/zij laat opstellen in zijn/haar naam er uit komt te zien zoals hij/zij wil. Als hij/zij dat goed heeft geregeld, dan is er geen handtekening nodig. Net als punten 2 en 3 is het een cultuurverandering; je moet je organisatie niet in willen richten op zaken waarvan de kans dat iets mis gaat gering is, ook al is er geen zekerheid te geven dat het niet mis kan gaan.
-
Permalink Antwoord van Henri Achterkamp op
-
Ik denk dat het een goede instelling is om zo min mogelijk te tekenen, maar dan moet wel via het (werk)proces inzichtelijk zijn wie wat mag tekenen in dat proces. Voorbeeld: Bij ons moeten bepaalde personeels-aanvragen ingediend worden mét een toestemming van de leidinggevende. Dergelijke verzoeken worden via de mail gedaan; die mail stuur je naar je leidinggevende, die jouw aanvraag-mail vervolgens met zijn/haar goedkeuring doorstuurt naar de afdeling personeelszaken. Jouw afdelingshoofd hoeft niet meer te ondertekenen en de afdeling PZ weet door het ontvangen mailtje van jouw afdelingshoofd, dat het "goed zit".
-
-
En voor de digitale documenten die de digitale deur uitgaan en toch nog digitaal ondertekend moeten worden is er software Co-Sign van ARX. Dit lijkt op internet een groet speler in digitale handtekeningen. Mijn vraag aan jullie: wie kent deze firma én heeft ervaring hiermee? Voor het gemak even de link er bij: http://www.arx.com/
-
-
Lees net een Tweet van Kees Groeneveld dat hij gisteren een gesprek heeft gevoerd met DECOS over de noodzaak van digitale handtekeningen brieven gemeenten.
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Inmiddels ben ik ook wat verder gedoken in de wettelijke context om zo wat meer duidelijkheid te krijgen over wat er wel en wat niet ondertekend moet worden. Volgens de Gemeentewet, art. 32a en 59a, moeten stukken die van het college B&W of de Raad "uitgaan" getekend worden. Er staat ook geregeld wie er moet tekenen.
De Algemene wet bestuursrecht regelt in afdeling 10.1.1. de mogelijkheid tot het (onder-)mandateren van bevoegdheden door het college of de Raad. Ik lees vervolgens in artikel 10.11: "Een bestuursorgaan kan bepalen dat door hem genomen besluiten namens hem kunnen worden ondertekend (...)"
Dus, alle brieven die door of namens het college of de Raad de deur uitgaan moeten volgens de wet getekend worden.
In de toelichting op het Bossche Mandaatbesluit staat vervolgens: "Bij het ondertekenen van brieven zijn twee situaties te onderscheiden: brieven, die een besluit inhouden dat o.g.v. mandaat is genomen,(...) [en] brieven die slechts dienen ter voorbereiding op een besluit of die de enkele uitvoering van een al eerder medegedeeld besluit betreffen, worden rechtstreeks door de mandataris ondertekend en niet namens."
De zinsnede "En niet namens" maakt duidelijk dat de Awb, art. 10.11 niet van toepassing is. Desalniettemin staat er dat de mandataris ie brieven ondertekend. Omdat deze tekst alleen in de toelichting staat en niet in het besluit zelf, zie ik dit niet als een door de gemeente zelf opgelegde plicht tot ondertekenen. Dat zal ik echter intern nog even af moeten stemmen.
Dit was het makkelijke deel. Nu nog de techniek en het draagvlak.
-
Permalink Antwoord van Terri Quinn op
-
Marco,
Pas op dat je niet alleen de awb interpreteert, maar het grotere stelsel van het recht in zijn geheel bekijkt, en hoe de overheid hierin een rol kan hebben als ondertekenaar. Het gaat dan bijvoorbeeld niet alleen om besluiten, maar ook om overeenkomsten. M.a.w. de overheid heeft met meerdere terreinen van het recht te maken, die eisen kunnen stellen aan een ondertekening.
Het zou zonde zijn het wiel opnieuw uit te vinden, wanneer informatiejuristen al verschillende malen over de ondertekenkwestie gebogen hebben (en ik een mooi werkstuk voor jullie heb achtergelaten, die een quickscan kan zijn om aan juristen intern voor te leggen. Zij hebben er voor gestudeerd én als je het geheel kunt quickscannen kun je tot een gemiddelde juridische interpretatie komen, waarop een juridisch onderbouwde procedure omtrent ondertekening kan voortkomen;)
Ben het er mee eens, dat het, als het op een bezoek aan de rechter aankomt, de omstandigheden zijn die het gelijk bepalen (tenzij het een akte betreft). Het is daarom inderdaad belangrijk dat de interne procedure klopt, is vastgelegd, en dat medewerkers hiervan op de hoogte zijn. Dan kan er geen misverstand ontstaan over het eventueel onterecht verzenden van een automatisch ondertekend sjabloon.
-
-
@Terri, bedankt. Is jouw werkstuk ergens te vinden ? Wil de paper graag lezen.
-
-
Die scriptie, dat doet een belletje rinkelen! *Begint te graven op de afdelingsschijf* :-)
Verder klinkt "(...) het grotere stelsel van het recht in zijn geheel bekijkt, en hoe de overheid hierin een rol kan hebben als ondertekenaar" natuurlijk prachtig, maar is zo zwaar theoretisch geformuleerd dat ik daar intern echt niet mee aan kan komen zetten. Gelukkig helpt de mandaatregeling, die besluiten uit het bestuursrecht en "besluiten" uit het privaatrecht (waaronder overeenkomsten) op één hoop gooit en de mandaten daarover verdeelt.
Overigens vertrouw ik niet blind op de adviezen van informatiejuristen en -specialisten, die ik online vind. Al te vaak zie ik dat er alléén naar de Awb is gekeken of alléén naar de Gemeentewet o.i.d. Uiteraard is er ook grondig onderzoek verricht, maar die is dan gevat in boeken of in juridisch-wetenschappelijke artikelen. Ik moet voor het eind van de zomer zorgen voor een praktische oplossing, dus voor diepgravend literatuur-onderzoek is geen tijd.
Ik streef in mijn project naar een verbetering, die ook door management en gebruikers wordt ervaren als een verbetering. Een richtlijn op hoofdlijnen zou v.w.b. de juridische context al een verbetering zijn. Mensen maken zich hier overigens niet zo zeer zorgen over wanneer er ondertekend moet worden, maar eerder over hoe er ondertekend kan worden en hoe de handtekening geverifieerd kan worden. Functionaliteit dus.
-
-
@ Marco, wellicht zoek je verkeerd online ;) Er zijn voldoende betrouwbare informatiejuristen online te vinden, die hun bevindingen onderbouwen met de juiste wetsartikelen (nooit op zichzelf staand, altijn in context te bezien!).
Ik heb het echter o.a. @ IDM geleerd van informatiejurist Pieter Kleve, die een fijne kijk heeft op juridische consequenties van digitalisering. Vooral niet te moeilijk doen!
@ Yvonne, stuur me een mail: terriquinn@hotmail.com en ik stuur het je toe.
-
-
Hoi Marco,
de punten die je aangeeft hebben wij al eerder onderzocht, samen met onze juristen en we hebben dit ook via een discussie hier op Breed weergegeven:
- Volgens de wet moeten besluiten van Raad en College met een ondertekening bekrachtigd worden
- Overeenkomsten moeten ondertekend worden
- Aanvragen voor bijv. subsidie moeten soms ondertekend worden, afhankelijk van de partij waar je iets aanvraagt. Deze partij wil je kunnen authenticeren.
Alles wat hier niet onder valt, hóeft niet ondertekend te worden. Wij hebben daarom het standpunt aangenomen "niet ondertekenen, tenzij..": we ondertekenen niet, tenzij we moeten of tenzij er een bijzondere reden is om het wel te willen. Dit laatste geval zou bijv. kunnen gaan om een persoonlijke bedankbrief van de burgemeester o.i.d..
De reden dat er nog veel ondertekend wordt, heeft een aantal redenen:
- Er wordt in wet- en regelgeving alleen aangegeven wanneer ondertekend móet worden, niet wanneer het niet nodig is. Dit geeft onzekerheid.
- Zoals bij iedere verandering van werkwijze is er een cultuurverandering nodig. Doordat deze verandering organisatiebreed moet plaatsvinden is het doorvoeren lastig(zie bijv. ook zaakgericht werken). Voor individuen is het nl. helemaal niet veel werk om even de handtekening te zetten. De baten worden pas zichtbaar bij bulkverzendingen én als je dit bij de organisatie als geheel doorvoert. Daarom zie je dat deze verandering bij individuele bulkverzendingen al lang is doorgevoerd.
-
Permalink Antwoord van Antoine van der Velden op
-
Hallo Rob, Marco, Henri,
Wij ondertekenen brieven al jaren in Word met een digitaal plaatje (Ingescande handtekening), die alleen door de in het systeem ingelogde medewerker geplaatst kan worden. Op slaan in Pdf-a en we hebben een redelijk betrouwbaar getekend exemplaar.
Nu komt de vraag om ook de omgevingsvergunningen digitaal te tekenen. Het programma dat wij daar voor hebben, heeft echter 5 minuten nodig om een tekening te waarmerken. Dat wil de gemandateerde niet doen.
Heeft iemand ervaring met het niet waarmerken van de Omgevingsvergunning. En de kans dat een klant een gewijzigde tekening als vastgesteld gaat beschouwen?
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
