BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Handtekening: geschreven, elektronisch of gewoon niet?
Laatst vroeg Martin Paarlberg op de groep Vervanging:
hierbij een vraag over het gebruik van "Dit bericht is automatisch gegenereerd en daarom niet ondertekend". Ik wil dit gaan gebruiken voor een intern proces (processen-verbaal BAG). Nu worden de pv's digitaal aangemaakt, daarna uitgeprint, ondertekend en weer gescand. Ik wil dit graag aanpassen d.m.v. gebruik bovenstaande ondertekening. Wie heeft hier ervaring mee en kan me op weg helpen. Vriendelijke groeten, Martin Paarlberg / gemeente Stede Broec
De handtekening, in menige organisaties is er al over gesproken en ook hier op BREED hebben we al menige discussie gevoerd. Desalniettemin is bij de meeste organisatie de balpen toch nog steeds de gehanteerde oplossing.
Het toeval wil dat de handtekening ook in mijn organisatie weer een actueel onderwerp is geworden. Momenteel bieden wij in het zaaksysteem zowel de geavanceerde als de gekwalificeerde handtekening. Het plaatje van de handgeschreven handtekening hebben wij in de document-sjablonen gezet, want "de burger is dat zo gewend." Dat plaatje roept echter een hoop vragen en onduidelijkheid op. Managers zijn bang dat er "getekende" stukken de deur uit gaan die niet echt door hun zijn ondertekend.
In een brainstorm-sessie kwam naar voren dat een hele hoop documenten eigenlijk niet getekend hoeven te worden. Ook op BREED is dat al meerdere malen aangegeven. Aan mij de schone taak om de organisatie ervan te overtuigen om zo weinig mogelijk nog te tekenen, inzichtelijk te maken wanneer dat wel echt moet en hoe we daar dan mee omgaan.
Ik heb al een paar gesprekken gevoerd met mensen uit de organisatie en vooralsnog heb ik de indruk dat men best minder wil tekenen, maar dat zij dan de volgende zorgpunten hebben:
- Borging van het controle-moment. Sommige managers willen dat er geen brief de deur uitgaat, zonder dat zij daarvoor een akkoord hebben gegeven.
- Geen twijfel mogelijk over de vastgestelde versie, zowel digitaal als bij het printje wat naar buiten gaat.
- De rechtsgeldigheid van niet-getekende besluiten.
Wat betreft punt 3, een jurist heeft mij ooit verteld dat ieder goed juridisch antwoord altijd begint met "Dat hangt ervan af." De VNG biedt weinig zekerheid met strofen als "...In de Awb staat niet duidelijk dat een besluit ondertekend moet zijn, maar dit zou je wel uit art. 10:11 lid 1 Awb kunnen opmaken." en "Soms kan de ondertekening om administratieve en/of organisatorische redenen niet gevergd worden." Soms? Wie bepaalt dat? (Diezelfde VNG zegt trouwens ook dat ambtenaren getekende stukken niet mogen scannen). Ik overweeg om een paar gerichte vragen per brief te stellen aan het ministerie van BZK en de VNG. Misschien creëert dat meer helderheid.
Ik ben nog nauwelijks begonnen aan mijn verkenning naar een optimale oplossing. Mocht iemand tips hebben voor mij of voor Martin hierboven, dan horen wij dat graag!
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Rob Haans op
-
@Antonie: Op basis van ons besluit zijn we hierover ook de discussie aan gegaan, maar er wordt héél veel waarde gehecht aan de stempel op de tekening (ook bij aannemers e.d.). Wij maken nu gebruik van Bluebeam, maar naar mijn weten kost dit geen 5 minuten per stempel...
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@Jean-Luc, scannen jullie de tekeningen niet op schaal ?
-
-
@jean-Luc, met name geo/bouw medewerkers vragen vaak om de schaal, het behoud van vorm, inhoud en structuur.
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
@Rob. Ik ben op de hoogte van het vele werk dat je al op BREED hebt gepubliceerd rondom de handtekening. Dat was zeker bruikbare informatie en heeft mij een head-start geboden in mijn eigen (vluchtige) onderzoek. Wat in je teksten (en ook bij andere online bronnen) voor mij onduidelijk bleef, was hoe het zit met in mandaat genomen besluiten. Dit heb ik inmiddels zelf uitgezocht en ik kom tot de conclusie dat deze ook getekend moeten worden (zie mijn eerdere reactie). De jurist met wie ik gesproken heb, onderschrijft dat.
Dat overeenkomsten en contracten e.d. ook ondertekend moeten worden zit hem met name in het feit dat deze vaak niet onder het bestuursrecht vallen, maar het privaatrecht. Daar heb ik nog minder kaas van gegeten, dus daar zou ik nog even in kunnen duiken. In ons mandaatbesluit wordt echter het bestuursrecht en het privaatrecht expliciet op een hoop gegooid en worden zulke zaken in één overzicht gemandateerd. Voor het gemak beschouw ik overeenkomsten dus ook als besluiten en zal ik deze als voorbeelden noemen in mijn interne communicatie.
Overigens ga ik voorstellen om niet een regel in te voeren als "Wij ondertekenen niet, tenzij..." Aangezien we het ondertekenen toch niet volledig uit kunnen bannen, hebben we toch de nodige voorzieningen nodig om het digitaal ondertekenen mogelijk te maken. Als de voorzieningen toch aanwezig zijn, mogen ze ook gebruikt worden. Niet alleen wanneer dat perse moet, maar ook wanneer dat fijner is voor het onderbuikgevoel. Dat past ook beter bij ons bedrijfsconcept waarin verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie worden belegd en er maximaal vertrouwd wordt op de professionaliteit van de vak-specialist om de juiste inschattingen te maken. Dat neemt niet weg dat goede voorlichting deze vakspecialtist kan helpen om de juiste inschattingen te maken rondom het al dan niet ondertekenen.
@Antoine Wij zetten momenteel het plaatje van de handtekening in de sjablonen. Dat is niet persoonsgebonden en dus niet betrouwbaar genoeg voor een rechtsgeldige handtekening. Wij zouden kunnen werken aan een persoonsgebonden plaatje, maar er speelt nog een ander probleem.
Wij hebben enkele tientallen managers en medewerkers die in mandaat besluiten mogen nemen. Mensen komen en mensen gaan. Iedere keer als iemand gaat of komt moeten we het plaatje weggooien of aanmaken. Met name het aanmaken levert in de praktijk een hoop gedoe op. Er zijn hele procedures voor nodig waarbij minstens P&O, ICT, DIV (applicatie beheer) en de gemandateerde zelf betrokken zijn. Bovendien hebben we eigenlijk geen systeem dat echt geschikt is voor het managen van de plaatjes.
Ik wil als alternatief werken aan een oplossing waarbij een digitale stempel geplaatst wordt. De stempel is voor iedereen gelijk, maar doordat de naam in de stempel wordt geplaatst is hij toch persoonsgebonden. Ik wil de stempel overigens niet alleen uit tekst laten bestaan, maar ook met een plaatje vanwege het onderbuik-gevoel. Zo'n stempel is wat onorthodox, dus waarschijnlijk zal ik ook iets op de website van de gemeente moeten zetten, waarin aan burgers wordt uitgelegd waarvoor die stempel staat.
Ik heb dit og niet volledig uitgedacht, maar het zwemt in mijn hoofd rond.
-
Permalink Antwoord van Paul Huismans op
-
Vorig jaar heeft Frans Dondorp hierover een presentatie gegeven voor DIV-functionarissen in de BHIC-regio. De sheets kun je hier vinden.
-
-
Dank je, Paul. Frans Dondorp is voor mij een van de goeroe's op dit gebied. De sheets herinnerde mij er o.a. aan dat het certificaat van de gekwalificeerde handtekening maar een beperkte houdbaarheid heeft. Met name daarom worden in de Archiefregeling eisen gesteld aan de metadata rondom de elektronische handtekening (als ik mij niet vergis). Ik moet daar nog eens een blik op werpen.
-
Permalink Antwoord van Marjolein Zondag op
-
Beste Terry.
Ik ben heel benieuwd naar je werkstuk. Waar kan ik het vinden?
Met vriendelijke groeten
Marjolein Zondag
Terri Quinn zei:Marco,
Pas op dat je niet alleen de awb interpreteert, maar het grotere stelsel van het recht in zijn geheel bekijkt, en hoe de overheid hierin een rol kan hebben als ondertekenaar. Het gaat dan bijvoorbeeld niet alleen om besluiten, maar ook om overeenkomsten. M.a.w. de overheid heeft met meerdere terreinen van het recht te maken, die eisen kunnen stellen aan een ondertekening.
Het zou zonde zijn het wiel opnieuw uit te vinden, wanneer informatiejuristen al verschillende malen over de ondertekenkwestie gebogen hebben (en ik een mooi werkstuk voor jullie heb achtergelaten, die een quickscan kan zijn om aan juristen intern voor te leggen. Zij hebben er voor gestudeerd én als je het geheel kunt quickscannen kun je tot een gemiddelde juridische interpretatie komen, waarop een juridisch onderbouwde procedure omtrent ondertekening kan voortkomen;)
Ben het er mee eens, dat het, als het op een bezoek aan de rechter aankomt, de omstandigheden zijn die het gelijk bepalen (tenzij het een akte betreft). Het is daarom inderdaad belangrijk dat de interne procedure klopt, is vastgelegd, en dat medewerkers hiervan op de hoogte zijn. Dan kan er geen misverstand ontstaan over het eventueel onterecht verzenden van een automatisch ondertekend sjabloon.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
