BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Handreiking Inrichting Informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden, werkgroep Lopai / sectie archieftoezicht BRAIN, januari 2017
Als overheidstaken worden ondergebracht bij of uitbesteed worden aan een samenwerkingsverband, ongeacht zijn juridische vorm en welke partijen er aan deelnemen, dan dient op het gebied van informatie- en archiefbeheer het nodige te worden geregeld (conform de bepalingen van de Archiefwet 1995). Deze handreiking “Inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden” geeft hiervan een overzicht en is te gebruiken door professionals op het gebied van informatie- en archiefbeheer en juristen die betrokken zijn bij de afspraken die gemaakt (moeten) worden. Het doel van deze Handreiking is om deze professionals handvatten te bieden om aan de voorkant mee te denken en ‘eisen’ te stellen aan de wijze waarop informatie- en archiefbeheer wordt vormgegeven bij een samenwerkingspartner als de overheidsorganisatie zelf zorgdrager blijft.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Niels Komen op
-
Onze gemeente neemt deel aan een aantal gemeenschappelijke regelingen. De verantwoordelijkheden rondom archivering in deze samenwerkingsverbanden is over het algemeen goed geregeld.
Als gemeente nemen we ook deel in veel rechtspersonen; bijvoorbeeld NV Alliander, NV Nuon, etc. Je zou dus als individuele gemeente afspraken moeten maken met deze rechtspersonen over informatie- en archiefbeheer, overbrenging en toezicht. Volgens mij is dat nooit gedaan.
Zijn er al overheidsorganisaties die op basis van de handreiking afspraken hebben gemaakt met de rechtspersonen waar ze in deelnemen? Hoe is dat gegaan?
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Archiveringsparagraaf is vaak een ontbrekend aspect bij veel samenwerkingsverbanden en is vaak juist niet goed geregeld. Over alles worden afspraken gemaakt zoals ICT en privacy, maar dan vaak niet wie verantwoordelijk is voor die informatie. Wie vernietigt de informatie?
Er is wel een handreiking op dit gebied: https://vng.nl/files/vng/20170724-lopai-brain-handreiking-archiveri...
-
-
De handreiking geeft inderdaad een goed beeld wat te regelen bij welk samenwerkingsverband.
Ik vraag me alleen af of je als individuele gemeente afspraken gaat maken met rechtspersonen. In deze rechtspersonen zullen neem ik aan tientallen gemeenten deelnemen.
Welke ervaringen zijn hiermee?
-
-
Niels, afspraken zijn inderdaad nodig. Vaak is een vooronderzoek nodig om te weten welke taken er daadwerkelijk overgenomen of uitbesteed worden op het gebied van ICT en DIV. Wie blijft eigenaar van de informatie en is/blijft verantwoordelijk, in de Archiefwet wordt dat zorgdrager genoemd. Ook niet onbelangrijk wat kost is en hoeveel formatie is hiervoor nodig? Bij uitbesteding van taken blijft een college van burgemeester en wethouders op grond van de Archiefwet 1995 bestuurlijk verantwoordelijk voor het archiefbeheer.
Echter op grond van de Algemene Wet Bestuursrecht kan een bestuursorgaan de bevoegdheid mandateren. Een (algemeen of specifiek) mandaatbesluit moet worden bekendgemaakt. Voor derden moet in ieder geval duidelijk zijn om welke bevoegdheden het gaat en wie gemandateerd is of zijn.
-
-
Hoi Yvonne, dank voor je reacties.
Je zou dus inderdaad met een partij als Nuon (rechtspersoon waarin de gemeente deelneemt) om tafel gaan om afspraken op het gebied van informatie- en archiefbeheer vorm te geven. d.w.z afspraken maken over;
Het beheer van het deel ‘overheidsarchief’ door de deelnemende overheidsorganisatie, zoals selectie en vernietiging;
De uiteindelijke overbrenging van het deel ‘overheidsarchief’ naar de archiefbewaarplaats van de deelnemende overheidsorganisatie;
De financiële aspecten verbonden aan het informatie- en archiefbeheer;
- De wijze van uitoefening van het archieftoezicht (door de archivaris van de deelnemende overheidsorganisatie, indien deze is benoemd).
-
-
Niels, ik moest er nog even naar zoeken, dit is de handreiking van de VNG uit 2015.
https://vng.nl/files/vng/publicaties/2015/intergemeentelijk-samen_2...
-
-
Dank!
-
Permalink Antwoord van Marieke Klomp op
-
Dag Niels,Binnen onze organisatie besteden we nu aandacht aan verbonden partijen. Daarbij kijken we vooral naar andere verbonden partijen dan gemeenschappelijke regelingen. Deze kennen een vrij stevige wettelijke basis en hebben vaak ook meer slagkracht. Bestuursondersteuning adviseert verschillende afdelingen die deze samenwerkingsverbanden aangaan. In het ondersteunend stappenplan (wat moeten we allemaal regelen?) wordt informatiebeheer meegenomen. Daarnaast kunnen we op aanvraag partijen adviseren. Ten slotte hebben we ook afgestemd met Erfgoed (de archiefbewaarplaats): als het archief van een verbonden partij betreft loopt de overbrenging via cluster informatiebeheer. Als het geen verbonden partij is, beschouwen we het als particulier archief en dienen organisaties zich zelf direct bij Erfgoed te melden.
Niels Komen zei:De handreiking geeft inderdaad een goed beeld wat te regelen bij welk samenwerkingsverband.
Ik vraag me alleen af of je als individuele gemeente afspraken gaat maken met rechtspersonen. In deze rechtspersonen zullen neem ik aan tientallen gemeenten deelnemen.
Welke ervaringen zijn hiermee?
-
-
Neem eens voor praktijkervaringen eens contact op
met Michiel Smit van de gemeente Oisterwijk.
-
-
@Marieke: inderdaad slim om met een integraal stappenplan te werken waarin informatiebeheer wordt meegenomen.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
