Met een hotspot bepaal je welke informatie je niet gaat vernietigen op grond van de geldende selectielijsten maar vanwege het historisch belang uitzondert van vernietiging. Een paar jaar geleden is er een VNG handreiking vastgesteld over hotspotmonitors. Echter hoe je dat precies doet,  vertelt deze handreiking ook niet.

En masse is dit jaar bij veel gemeenten de coronacrisis vastgesteld als hotspot. Een hotspot vaststellen is een, maar te bepalen hoe je dat uitvoert is iets anders. Bij toeval stuitte ik op de handreiking van het Stadsarchief Delft die wel ingaat op de hoe vraag met handige tips. De hotspot MH17 leverde voor deze dienst bruikbare informatie op, in september 2020 nog een Kamerstuk. Dat zal ook goed bruikbaar zijn voor de nieuwe hotspot van het Rijk, de toeslagenaffaire. 

Wat bruikbare tips uit de handreiking Delft:

• Geef in uw digitale systemen in de metadata aan wanneer het om
  Coronagerelateerde informatie gaat.
• Maak een overzicht of een informatieschema met welke informatie er is vastgelegd in de systemen.
• Leg zo mogelijk een digitaal dossier aan met informatie rondom corona. De medewerkers van DI(V) en het archief zien informatie voorbij komen die met de crisis te maken heeft. Zij moeten zich ervan bewust zijn dat deze informatie, die normaliter vernietigbaar is, nu voor bewaring in aanmerking moet komen.
• Roep medewerkers binnen uw gemeente op om vernietigbare informatie die direct te relateren is aan de hotspot Coronavirus te bewaren en bij DI(V) aan te leveren.
• Maak een analyse van het maatschappelijk veld en bekijk welke personen of instellingen een bijzondere rol hebben gespeeld in de Coronaviruscrisis.

Zie jij ook een dergelijke handreiking verschijnen, meld het op BREED. 

link naar handreiking Stadsarchief Delft