- Handreiking_aanbestedingsrecht_e-depotvoorzieningen.pdf

- Modellen aanbestedingsbestekken_e-depot.pdf

Deze nieuwe handreiking en model aanbestedingsbestekken zijn geschreven voor informatieprofessionals en inkopers bij decentrale overheden en (streek)archiefdiensten. Voor deze doelgroep worden op beknopte wijze de regels en uitzonderingen van het aanbestedingsrecht geschetst die relevant zijn voor het uitbesteden van de ontwikkeling van een e-depot.

Een e-depot kent verschillende aansluitingsvarianten:

1. Het e-Depot als brede informatieopslag voor zowel blijvend als niet blijvend te bewaren informatie al tijdens de lopende zaakfase (en het e-Depot als digitale archiefruimte en als digitale archiefbewaarplaats);

2. Het e-Depot als digitale archiefruimte voor zowel blijvend als niet blijvend te bewaren archief na het afhandelen van een zaak (en het e-Depot als digitale archiefbewaarplaats);

3. Het e-Depot als digitale archiefbewaarplaats voor blijvend te bewaren archief na (eventuele vervroegde) overbrenging.

Het onderscheid tussen de drie varianten bestaat met name uit de fase van het proces waarin documenten worden overgebracht naar het e-Depot.

Reikwijdte handreiking

Het uitbesteden van een overheidsopdracht die ziet op de ontwikkeling van een e-depot (eventueel aangevuld met bijbehorende diensten) met een geraamde waarde onder de aanbestedingsdrempel van € 209.000 hoeft niet Europees te worden aanbesteed. Voor deze diensten geldt het eigen inkoopbeleid van de decentrale overheid. Het Europese aanbestedingsrecht is wel van toepassing indien een aanbestedende dienst (decentrale overheid) de ontwikkeling van een e-depot, met een geraamde waarde gelijk aan of hoger dan de aanbestedingsdrempel van € 209.000, uitbesteed aan een derde partij.

Deze handreiking spitst zich toe op deze laatste overheidsopdrachten met betrekking e-depots en biedt een schets van relevante uitzonderingsmogelijkheden in het juridische landschap van het aanbestedingsrecht. De handreiking geldt niet als een maatwerkadvies en andere juridische rechtsgebieden vallen buiten het bestek van deze handreiking.

Aanbestedingsbestekken

De aanbestedingsbestekken zijn gebaseerd op het rapport Eisen voor e-depotvoorzieningen die eerder dit jaar door KING is opgesteld. De aanbestedingsbestekken zijn ontwikkeld door Berenschot en DVLP advocaten in opdracht van het samenwerkingsproject van IPO, UvW en VNG Archiefinnovatie Decentrale overheden (AIDO).

Aanbestedingswet

De Aanbestedingswet hanteert een aantal juridische begripsbepalingen en het is nuttig om deze hier alvast toe te lichten. Onderstaande begrippen worden ‘ruim’ geïnterpreteerd en ‘functioneel’ uitgelegd door de rechter zodat ontduiking van de aanbestedingsregels wordt tegengegaan. Bij gebruikmaking van deze handreiking zal altijd een toetsing nodig zijn op de onderstaande begrippen: Aanbestedende dienst: de staat, een provincie, een gemeente, een waterschap of een publiekrechtelijke instelling dan wel een samenwerkingsverband van deze overheden of publiekrechtelijke instellingen.

E-depot is complex

Een e-Depot is een complex geheel, waar heel veel verschillende definities over bestaan.

 - Het landschap achter het e-Depot is van belang om te zien hoe de samenwerking tussen de diverse systemen is. Bijvoorbeeld welke systemen sluit je aan, hoe ga je om met oude, legacy systemen?

 - De implementatie van een e-Depot is op veel manieren in te steken en juist dit onderdeel zou belicht moeten worden.

 - De vraag "Wat wil je opslaan" is belangrijker dan de techniek zelf. Bedenk eerst je doelen en focus voordat je over techniek nadenkt. Inzet en flexibiliteit van de software is belangrijker dan vinkjes kunnen zetten.

 - e-Depot implementatie vergt veelal een gefaseerde aanpak. Hoe heb je dit als decentrale overheid zelf geregeld?

Link naar website VNG

Link naar de presentatie sessie 2 tijdens het AIDO congres 14 en 15....