BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Handboek vervanging actualiseren
Bij de gemeente waar in werk is vervanging geregeld. Echter, door een aantal ontwikkelingen blijkt dat procedures uit het handboek niet meer kunnen worden nageleefd, of soms simpelweg efficiënt werken in de weg zit. In het handboek staat bijvoorbeeld dat stukken na scannen worden opgenomen in het DMS. Maar de ontwikkelingen zijn dat bepaalde taakapplicaties voorzien in archivering, zoals ADP. Dan is het niet efficiënt om de stukken nog in het DMS op te nemen. Een andere ontwikkeling is dat de koppeling met RX Mission nou eenmaal via ZDMS 1.1 loopt, dus dan loopt de postintake voor vergunningen via de taakapplicatie. Dit zie je ook voor andere koppelingen en ik denk dat vakgenoten deze ontwikkelingen herkennen.
Dan kan ik dus het handboek gaan actualiseren, waardoor ik voor zo'n beetje alle processen moet gaan vastleggen wat in welke applicatie terecht komt. De doorlooptijd van het tot stand komen van het huidige handboek was vier jaar. En dat is nog eenvoudig gericht op 'alles met dezelfde scanner rechtstreeks naar het DMS'. Ik voorzie nu al dat er tussendoor veel wijzigingen komen in het applicatielandschap en type koppelingen (API's), waardoor je steeds maar achter de feiten aan blijft lopen.
We hebben het in onze organisatie over 'wendbaar en minder bureaucratie'. Maar zo'n handboek opstellen en daar misschien jaren aan werken en als het klaar is heeft het nog maar weinig betrekking op de werkelijkheid, dat draagt op geen enkele wijze bij aan de kwaliteit van de informatiehuishouding.
Wat mij betreft leg ik vast welke hard- en software we voor het scannen gebruiken, het onderhoudscontract en dat is het dan. De Handreiking geeft die mogelijkheid niet en de wet waarschijnlijk ook niet.
Wie heeft frisse ideeën? En anders, samen klagen is ook leuk!
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Jean-Luc Rouvroye op
-
Ja, dat artikel 8 gaat over de verklaring van vervanging. Ook zo'n overbodige handeling.
Maar goed, ik zit met een niet al te groot DIV team, waarbij we dus goed moeten kijken waar we onze energie in gaan steken. Bij de recente organisatieontwikkelingen is uitgesproken dat we minder bureaucratie willen, dus ik zie best wat mogelijkheden. Uitzoeken dus wat het minimum is wat van de wetgever moet. En soms wat over de grens ;)
Jan-Jaap Fleurke zei:Jean-Luc Rouvroye zei:
Maar heeft het dan nog zin om te actualiseren? Ik zie zelf het nut niet voor de dagelijkse documentstromen, maar we hebben nou eenmaal te maken met wet- en regelgeving.
En die wetgeving, hoe "ouderwets" die ook is verplicht ons dikke vervangingshandboeken te schrijven. Onlangs moest mijn Belgische docent hier hartelijk om lachen. Wij maken de boeken meer op voor de veiligheid dan voor onze klanten binnen de werkprocessen die met de informatie aan de slag moeten. Als er maar geen bijzondere gegevens of echtheidskenmerken in het papier verloren gaan. Uiteraard is authenticiteit van het fysieke document belangrijk daarom bewaren we de fysieke documenten ook 12 weken. Mocht iemand uit het werkproces dan nog de originele niet hebben opgevraagd dan zal het wel goed zijn.
Nee, wij schrijven dikke boeken en hebben daarbij ook nog verschillende meningen over hoe we om moeten gaan met artikel 8 van het archiefbesluit.
De fysieke stromen drogen inderdaad geleidelijk op. Maar helemaal opdrogen zullen ze nooit. Denk maar eens aan de werkprocessen van publieks- en burgerzaken. Daar heerst het gebruik van papier nog gewoon. En na het invullen van voorgedrukte formulieren worden deze gedigitaliseerd. Hoe ze gedigitaliseerd moeten worden ligt ook vast in het handboek vervanging.
Ik zit een beetje tussen mijn Belgische docent en wat de gemeentearchivaris van ons verwacht.
Gegroet Jan-Jaap
-
Permalink Antwoord van Denny Schouten op
-
Dat lijkt mij op zich een leuke exercitie: uitzoeken wat het absolute minimum is. Je kunt ook meerdere werkwijzen naast elkaar hanteren: voor bulkstromen die te vernietigen zijn: minder controleren. Vierogenprincipe toepassen bij de behandelend afdeling: als zij niet klagen, zal het wel goed zijn. En dan bij de meer belangrijke post (waar mogelijk ook te bewaren materiaal tussen zit), wel strengere eisen stellen.
Jean-Luc Rouvroye zei:Ja, dat artikel 8 gaat over de verklaring van vervanging. Ook zo'n overbodige handeling.
Maar goed, ik zit met een niet al te groot DIV team, waarbij we dus goed moeten kijken waar we onze energie in gaan steken. Bij de recente organisatieontwikkelingen is uitgesproken dat we minder bureaucratie willen, dus ik zie best wat mogelijkheden. Uitzoeken dus wat het minimum is wat van de wetgever moet. En soms wat over de grens ;)
Jan-Jaap Fleurke zei:Jean-Luc Rouvroye zei:
Maar heeft het dan nog zin om te actualiseren? Ik zie zelf het nut niet voor de dagelijkse documentstromen, maar we hebben nou eenmaal te maken met wet- en regelgeving.
En die wetgeving, hoe "ouderwets" die ook is verplicht ons dikke vervangingshandboeken te schrijven. Onlangs moest mijn Belgische docent hier hartelijk om lachen. Wij maken de boeken meer op voor de veiligheid dan voor onze klanten binnen de werkprocessen die met de informatie aan de slag moeten. Als er maar geen bijzondere gegevens of echtheidskenmerken in het papier verloren gaan. Uiteraard is authenticiteit van het fysieke document belangrijk daarom bewaren we de fysieke documenten ook 12 weken. Mocht iemand uit het werkproces dan nog de originele niet hebben opgevraagd dan zal het wel goed zijn.
Nee, wij schrijven dikke boeken en hebben daarbij ook nog verschillende meningen over hoe we om moeten gaan met artikel 8 van het archiefbesluit.
De fysieke stromen drogen inderdaad geleidelijk op. Maar helemaal opdrogen zullen ze nooit. Denk maar eens aan de werkprocessen van publieks- en burgerzaken. Daar heerst het gebruik van papier nog gewoon. En na het invullen van voorgedrukte formulieren worden deze gedigitaliseerd. Hoe ze gedigitaliseerd moeten worden ligt ook vast in het handboek vervanging.
Ik zit een beetje tussen mijn Belgische docent en wat de gemeentearchivaris van ons verwacht.
Gegroet Jan-Jaap
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
