BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Gezinskaarten wel of niet (geheel) openbaar beschikbaar stellen
Archiefwet en Wbp
De Archiefwet trad al ver voor de introductie van de wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp) in werking. Dat betekent dat in de praktijk bij (alle) archiefdiensten in Nederland bestanden kunnen berusten die openbaar zijn gemaakt voordat de Wbp er was. In de verklaring van overbrenging is dan niets afgesproken over mogelijke beperkingen. Een van die bestanden waarvoor we jullie aandacht vragen zijn de gezinskaarten. Gezinskaarten en openbaarheid was een van de vele onderwerpen tijdens de VNG archiefcommissie van 21 september 2017.
Levende personen
Gezinskaarten zijn onderdeel van onze bevolkingsadministratie, die landelijk rond 1850 is gestart. Tot 1920 had je registers en gedurende de periode 1921 tot 1940 gezinskaarten totdat de persoonskaart werd geïntroduceerd.
Die gezinskaarten worden al sinds jaar en dag op studiezalen van archiefdiensten ter beschikking gesteld, vaak in de vorm van microfiches. Maar steeds vaker plaatsen archiefdiensten de bestanden digitaal op de websites. Voor de Wbp maakt het verschil analoog of digitaal niets uit of zoals de Autoriteit Persoonsgegevens het omschrijft:
Omwille van het in kaart brengen van de toepasselijkheid van de Wbp en de Archiefwet 1995
onderscheidt het CBP drie soorten archieven: het fysieke archief, het digitale archief en het onlinearchief
(d.w.z. het via Internet toegankelijk gemaakte).
1. Fysieke archief. Hierop is de Wbp van toepassing voor zover de Archiefwet 1995 geen
specifieke regels bevat.
2. Digitale archief. Hierop is de Wbp van toepassing voor zover de Archiefwet 1995 geen
specifieke regels bevat.
3. Online-archief. Hierop is de Wbp van toepassing. Het CBP onderschrijft uw constatering
dat de Archiefwet 1995 niet gaat over beschikbaarstelling via Internet. Als echter iets op
grond van de Archiefwet niet ter beschikking mag worden gesteld, mag het uiteraard ook
niet online ter beschikking worden gesteld. (Dit volgt uit artikel 6 Wbp dat stelt dat
persoonsgegevens in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige
wijze worden verwerkt.)
Terechte klacht
Bij een gemeente is een klacht ingediend door een levend persoon over de publicatie van de gezinskaarten. Op deze kaarten staat uitgebreide informatie over personen, o.a. godsdienst. Dat laatste wordt ook wel bijzondere persoonsgegevens genoemd. De gezinskaart werd door de gemeente bijgehouden en komt daarom overal in Nederland voor. Vast is komen te staan dat de gezinskaart niet gepubliceerd mag worden. In artikel 2a van de Archiefwet staat een uitzondering, wanneer het verbod op verwerken van persoonsgegevens als bedoeld in artikel 156 Wbp voor archiefinstellingen niet geldt. Dit echter met uitzondering van het ter raadpleging of gebruik beschikbaar stellen van zodanige archiefbescheiden. In dit geval is dus toestemming van de betrokken persoon nodig
Wat nu te doen?
Omdat elke gemeente in Nederland dit probleem heeft en alle archiefdiensten de kaarten al sinds jaar en dag beschikbaar stellen, is het wenselijk dat er één oplossingsrichting wordt gekozen.
Alle archiefdiensten zouden formeel moeten kiezen voor het offline halen van de digitale bestanden en het niet beschikbaar stellen van de microfiches in de studiezalen. Dit gaat een heel arbeidsintensieve klus worden wanneer de geinteresseerden inzage willen. Zij moeten dan aantonen dat de persoon die ze zoeken overleden is. Daar is op dit moment geen formatie voor. Feitelijk zouden we hetzelfde openbaarheidsregime moeten inrichten als voor de persoonskaarten. De dienstverlening van de persoonskaarten is feitelijk uitbesteed aan het Centraal Bureau voor Genealogie.
Vaak zijn de gegegens al digitaal verspreid, archiefdiensten kunnen die gegevens niet 'terughalen'.
Er zijn mogelijk (technische) alternatieven:
(Opnieuw) scannen en de bijzondere persoonsgegevens niet tonen.
In de metadata, de toegang op de scans, aantonen dat de persoon in kwestie overleden is.
Hoe denk jij over deze casus en laat het ons weten.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Erik Kraai op
-
Nee, er is op dit punt geen verschil tussen de Wbp en de AVG. Vergelijk artikel 2, eerste lid Wbp en artikel 2, eerste lid AVG.
De Wbp/AVG is alleen van toepassing op:
- De geheel of gedeeltelijke geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens EN
- De niet geautomatiseerde verwerkingen die in een bestand zijn opgenomen (of bestemd zijn om daarin te worden opgenomen),
Er is sprake van een bestand (we hebben het dan dus over niet geautomatiseerde verwerkingen):
- Wanneer er sprake is van een gestructureerd geheel EN
- Dit gestructureerd geheel volgens bepaalde criteria toegankelijk is EN
- Er verschillende personen in zijn opgenomen.
Ketelaar noemt in zijn handboek Archiefrecht het volgende voorbeeld: "Het feit dat een onderzoeker in een niet op naam toegankelijke fotocollectie wel personen kan identificeren, maakt die collectie nog niet tot een bestand waarin persoonsgegevens zijn opgenomen."
Wanneer de fotocollectie uit het voorbeeld van Ketelaar zou worden gedigitaliseerd is er sprake van een geautomatiseerde verwerking en is de Wbp/AVG wel van toepassing.
En een stapje verder: de fotocollectie uit het voorbeeld van Ketelaar valt weliswaar niet onder de Wbp/AVG, maar kan wel beperkt openbaar zijn onder de Archiefwet met het oog op de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer mochten de foto's daartoe aanleiding geven.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Permalink Antwoord van Yvette Hoitink op
-
Ik zou archiefinstellingen willen vragen om hier genuanceerder mee om te gaan dan het "alle gezinskaarten moeten offline" advies van de VNG. Veel van deze kaarten bevatten alleen gegevens van mensen die meer dan 100 jaar geleden geboren zijn. Omdat deze kaarten meestal al geindexeerd zijn, is het mogelijk om automatisch te bepalen om welke kaarten dit gaat.
Archieven zouden dus twee dingen kunnen doen:
- Op basis van de indexen bepalen welke kaarten mensen bevatten die minder dan 100 jaar geleden geboren zijn, en deze offline halen. Kaarten met alleen mensen die meer dan 100 jaar geleden geboren zijn blijven dan online.
- Indexrecords van mensen die minder dan 100 jaar geleden geboren zijn offline halen. Indexrecords van mensen die meer dan 100 jaar geleden geboren zijn blijven dan online, zelfs als op de betreffende pagina ook iemand staat die minder dan 100 jaar geleden geboren is. Die scan is dan offline, maar je kunt tenminste de index nog zien.
Ik snap dat archieven de wet moeten respecteren en heb er begrip voor dat gegevens van levende mensen offline moeten, maar het zou zonde zijn om alle gegevens die niet betrekking hebben op levende mensen ook offline te halen. Mijn voorstel komt tegemoet aan de privacybezwaren maar zorgt dat er niet meer gegevens offline gehaald worden dan nodig.
Uit de aankondiging van de VNG begrijp ik dat met name religie een probleem is. Een alternatief voor offline halen zou kunnen zijn dat de kolom "Religie" zwartgemaakt wordt. Gezinskaarten hebben een vast format dus dit zou automatisch moeten kunnen, zelfs zonder opnieuw te scannen. Dit naar analogie van het verstrekken van persoonskaarten door het CBG, waarbij diverse velden ook afgedekt worden.
-
-
Beste Yvette, Laat ik voorop stellen dat ik persoonlijk het graag anders had gehad en geregeld. Het probleem met de gezinskaarten is dat je die kaarten niet per jaar open kunt stellen, het is een periode. Bij een persoonskaart staat een persoon, op een gezinskaart veel meer personen.
In mijn optiek, zou inderdaad een technische oplossing met afdekken van de bijzondere persoonsgegevens uitgewerkt moeten worden. Maar die is er nu nog niet.
-
-
Beste Yvonne,
Ik snap dat het niet werkt om het per periode open te stellen, daarom stel ik juist voor om de index te gebruiken. Bijna alle bevolkingsregisters die online staan, zijn al geindexeerd. Die gegevens kunnen gebruikt worden om te bepalen welke kaarten gegevens bevatten van mensen die mogelijk nog in leven zijn. Dat is een kwestie van een slimme databasequery in elkaar zetten.
Je bepaalt dan het maximum van alle geboortejaren van alle personen die aan een kaart hangen. Als dat maximum meer is dan 1917, dan toon je de kaart niet, anders wel. En een keer per jaar hoog je dat maximum met 1 op.
-
-
Om dat soort technische en praktische tips heb ik in september 2017 gevraagd. Inderdaad een oplossingsrichting die onderzocht kan worden, maar dat zal voor nu niet direct een oplossing bieden.
-
-
Waarom zal dat niet direct een oplossing bieden? Zo'n query schrijf je in een uurtje. Met testen en doorvoeren naar productie erbij heb je het over een week doorlooptijd. Er is maar een handjevol leveranciers dat gezinskaarten online plaatst, dus als elk archief dat aan zijn leverancier vraagt is het zo geregeld. Dat hoeft niet langer te duren dan het offline halen van de kaarten.
-
Permalink Antwoord van Niels van Driel op
-
Nog een paar vragen van mijn kant:
1.Ook nog even over de inhoud. De gegevens over godsdienstige gezindte spelen in het VNG-advies nogal een grote rol. Ik wil hier toch nog even over doorvragen. Gezinskaarten lopen tot max. 1939/1940. De nog levende personen hierop vermeld waren toen dus nog kind. Stel: je bent groot geworden in een gereformeerd of katholiek gezin. Wat zegt dit nu eigenlijk? Het gros van de bevolking was destijds bij een of andere kerk ingeschreven. Hier is niets mis mee en het zegt, na decennialange ontkerkelijking, bovendien niets over iemands huidige levensovertuiging. En ook als die nog of weer dezelfde is, waarom zou iemand zich hiervoor generen?
Moeten wij zomaar op grond van incidentele klachten bronnen van ruim 77 jaar en ouder afsluiten? Het is een enorme belemmering voor de digitale dienstverlening en legt druk op onze schaarse capaciteit, aangezien er veelvuldig vraag is naar deze gezinskaarten.
2.Dan nog dit m.b.t. de dienstverlening in de studiezaal. Publicatie mag heel strikt genomen niet, inzageverlening uit dit bestand, want dat is het, wel? Zolang er geen openbaarheidsbeperking op rust, op grond waarvan zouden we dan inzage kunnen of moeten belemmeren?
3.Erik suggereert, als ik hem goed begrijp, toetsing in de studiezaal of een gezinskaart ter inzage kan worden gegeven. Dan zouden veel archiefdiensten dus ook hele bakken microfiches uit de studiezaal moeten verwijderen. Hoe stellen jullie je deze dienstverlening praktisch voor?
-
-
1. Godsdienst is een bijzonder persoonsgegeven.
2. In mijn optiek is er geen verschil tussen het via de website ter inzage geven of op de studiezaal van bijzondere persoonsgegevens maar daar wordt verschillend over gedacht.
3. Inderdaad microfiches verwijderen tenzij de personen overleden zijn.
Geheel mee eens, ik heb eerder geopperd de wet BRP aan te passen met duidelijke inzage termijnen, daar was geen draagvlak voor. De BRP wet is een wet die door de minister van BZK zou moeten worden gewijzigd. Zoals je weet kunnen lagere overheden geen wetten aanpassen.
Dit is het begin, er zullen in loop van mei nog veel meer op slot zettingen volgen is mijn verwachting.
-
-
Ik weet dat godsdienstige gezindheid tot de bijzondere persoonsgegevens behoort, maar in deze oude documenten is er weinig bijzonders aan. Het wettelijke lijstje is naar mijn smaak te exclusief generiek-juridisch. Kenmerkend voor toepassing van het recht is normaal gesproken dat het rekening houdt met tijd en omstandigheden. Dat zou op dit punt ook wel meer mogen.
Nog meer op slot zettingen: van ook andere bestanden? Misschien reden voor een impactanalyse AVG voor archiefdiensten? Zijn onze DIV-collega's hierin niet actiever dan wij?
-
-
Op dit moment vinden dergelijke onderzoeken plaats bij het NIOD, RHC Eindhoven en Gemeentearchief Den Haag in opdracht van KVAN/BRAIN. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft een andere opvatting in deze, daar zullen we het mee moeten doen. Doordat mensen steeds ouder worden, lijkt de 75 jaren termijn uit de Archiefwet gewoon te kort te zijn. Inderdaad zijn gemeenten actief aan de slag met de AVG, maar doe dat zelf ook is mijn advies. Het is geen overbodige luxe om dat te doen.
-
Permalink Antwoord van Aike van der Ploeg op
-
In 1995 was de gemiddelde levensverwachting ook al boven de 75 jaar en de laatste 10 jaren stijgt die maar amper meer. Dat lijkt me dus geen houtsnijdend argument. (zie http://statline.cbs.nl/Statweb/publication/?DM=SLNL&PA=37360NED... ).
De optie die Yvette aangeeft lijkt mij goed uitvoerbaar. Misschien eerst goed naar dergelijke mogelijkheden kijken voordat er adviezen tot het uitvoeren van paniekacties worden gegeven?
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
