BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
gescand document rechtsgeldig ?
Kan iemand mij helpen met de vraag:
Is een gescand document rechtsgeldig ?
We willen nl. alle documenten binnen onze afdeling digitaal opslaan, waaarop ook handtekeningen staan, zijn deze dan nog voldoende rechtsgeldig?
Is een gescand document rechtsgeldig ?
We willen nl. alle documenten binnen onze afdeling digitaal opslaan, waaarop ook handtekeningen staan, zijn deze dan nog voldoende rechtsgeldig?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Chido Houbraken op
-
Nee.
Zou je iets mee informatie over de omstandigheden willen geven?
(Tip: voldoende rechtsgeldig is hetzelfde als een beetje zwanger ;-))
-
Permalink Antwoord van Henri Achterkamp op
-
Hoi Marc, hoi Chido,
Ik ben zeer benieuwd waarom dat niet rechtsgeldig zou zijn? Bij een rechtszaak bij de RvS verstrek je als partij (bijv. de gemeente) een hele set kopieën. Op basis daarvan wordt de zaak bestudeerd. Dan zijn dat toch ook rechtsgeldige kopieën?
Maar beter is het om een handboek digitalisering te hebben, waarin alles rondom het digitaal maken en houden van documenten beschreven staat. Wie waarvoor verantwoordelijk is enz.
Ik realiseer me dat dit een beetje antwoord is, maar wacht net als Chido op iets meer info.
-
Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op
-
hallo Marc, Chido en Henri.
Wat Chido en Marc en ook ik willen weten is meer over de achtergrond van de afdelingsdocumenten. Dus betreft het een overheidsarchief ja of nee, wat zijn het voor documenten, worden de originelen na scanning vernietigd ja of nee, en zo ja of er dan toestemming voor substitutie is aangevraagd.
Voor wat betreft de handtekeningen. Uiteindelijk beslist, als het er op aan komt, een rechter of een document als bewijs mag worden aangevoerd. Dit geldt voor papieren documenten, photokopiëen, microfilmopnamen, digitale kopiëen enzovoort. Mocht het document vervolgens betwist worden door de tegenpartij, dan zal de rechter de afweging maken in hoeverre het aannemelijk is dat met het bewuste document "geknoeid" is.
Zoals Henri terecht opmerkt is het daarbij belangrijk om een handboek in gebruik te hebben waarin beschreven staat hoe de digitalisering tot stand is gekomen en welke waarborgen er in de procedures zijn opgenomen waaruit moet blijken dat digitalisering volledig en integer is uitgevoerd.
Maar ik ben met beide anderen eens dat met wat meer informatie een vollediger antwoord te geven is.
-
Permalink Antwoord van Marc Nijhoff op
-
Beste Leon,
Wat leuk om je zo weer eens tegen te komen.
Je bent vaak bij mij en ik bij jou op bezoek geweest bij eneco in Utrecht en bij v Buuren in Lelystad.
Op dit moment is mijn afdeling hoogspanning van Joulz bezig met een voorstudie over een documenten beheer systeem.
Ik zit in zo'n werkgroep (vooral over tekeningen etc.) maar de algemene vraag was:
Als we een opdracht krijgen van onze opdrachtgever om een bepaald werk b.v. engineering of engineering en uitvoering te doen en de opdracht is door beide partijen getekend, wilde wij dit document inscannen en opslaan in ons nieuw aan te leggen documenten beheer systeem.
Kunnen wij dan het origineel weggooien en het gescande document gebruiken als er op enerlei problemen ontstaan over afspraken etc.?
Hoop gauw iets van je te horen.
gr. Marc
-
-
Hoi Marc,
je hebt geen foto bij je profiel staan, dus ik was niet helemaal zeker van of jij dezelfde "Marc" was, wel dus en zeker leuk, moet zo 'n beetje een jaar of 5-6 geleden zijn.
Er is op zichzelf een hoop te vertellen over het wel of niet moeten bewaren van originelen dan wel vervangen door een digitaal substituut. De algemene trend is per definitie dat het bewaren van een gedigitaliseerd document dezelfde bewijskracht heeft c.q. zal gaan hebben als het papieren origineel. Heel belangrijk echter is dat de wijze waarop dat wordt uitgevoerd en de vastlegging van de processen waaronder dat wordt gedaan is vastgelegd in een "auditable"proces.
Als je wilt dan maken we (vrijblijvend) een afspraak om de ins- en outs daarvan nader te bespreken. Kunnen we meteen even bijpraten
ik hoor graag van je, groetjes voor nu
Leon
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Zie ook de eerder gevoerde discussie binnen deze community over de BAG en gescande documenten
-
-
en natuurlijk: http://baseline-provincies.wetpaint.com/
-
-
Gisteren had ik een voorbeeld uit de praktijk inzake de rechtsgeldigheid van documenten, en wel een bestemmingsplan dat vandaag gebruikt wordt in een rechtszaak van de gemeente. Het betrof een zogenaamd uitbreidingsplan uit 1933. Bij voorkeur leen ik geen bestemmingsplannen uit vanwege van het feit dat door het leenverkeer in het verleden er al vele kwijt zijn geraakt . De gemeente is verplicht het originele plan te tonen, de rechter vraagt vervolgens mag ik het even houden en waar blijft het plan dan ?
Door de wijziging in de wet WRO heb ik goede hoop dat dit soort leenverkeer tot het verleden zal gaan behoren en de informatie -mits duurzaam bewaard- niet verloren zal gaan.
-
Permalink Antwoord van Marius Jansen op
-
Dag Marc,
Na alle handige opmerkingen en tips zou je het als volgt kunnen samenvatten.
Een scan is evenredig zo rechtsgeldig (of rechtskrachtig) als het niveau van het protocol waaronder het is ontstaan.
Volg je daarbij bijvoorbeeld het Handboek substitutie zoals GS dat eist voor te bewaren documenten, en de digitale omgeving voldoet aan de NEN 2082 etc. ben je eigenlijk wel verzekerd van het hoogste rechtsgeldige niveau. Naarmate je voor je v-documenten dat protocol zwakker uitvoert zal ook de rechtsgeldigheid verzwakken. Het is dus een eigen (bestuurlijke) risicoafweging op welk rechtsgeldig niveau je wilt gaan zitten.
De vraag is of het verstandig is je bestuur/organisatie te adviseren af te wijken van een gedegen handboek en digitale omgeving, nog los of je daar de toezichthoudende archivaris in mee krijgt. Dat een document op termijn mag worden vernietigd mag uiteindelijk geen invloed hebben op de mate van rechtsgeldigheid en integriteit. Al is het maar omdat je een verantwoordelijk hebt ten aanzien van de burger en je eigen organisatie.
Het zou voor ons vakgebied een zege zijn wanneer we daar een duidelijk standpunt over zouden innemen. Een document heeft status (gedegen protocol), of géén status (niet gedegen protocol). Je moet je afvragen waar je winst ligt door af te wijken van een gedegen protocol en het in vage domeinen te gaan zoeken van een beetje rechtsgeldig/integer? Een beetje meer rechtsgeldig/integer?. Etc.
-
Permalink Antwoord van Ingmar Koch op
-
Ik weet niet helemaal zeker of je verplicht bent het origineel uit te lenen. De archivaris mag, op grond van artikel 18, Archiefwet 1995 en het Besluit Informatiebeheer (precieze artikel heb ik even niet paraat), geauthentiseerde kopieën verstrekken. Het lijkt me dat een rechter daar ook tevreden mee is.
(Maar dit heb ik verder niet uitgezocht, is een overweging op de zondagmiddag...)
-
-
@Hoi Ingmar,
Helaas het origineel moet uitgeleend worden, kopie wordt niet geaccepteerd.
Groet en fijne zondag,
Yvonne Welings
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
