BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Gemeente zonder eigen archiefruimte
Is er al een gemeente die niet meer in het bezit is van een fysieke archiefruimte?
Een gemeente die helemaal digitaal werkt en/of al het archief bij een andere organisatie buitenshuis heeft geplaatst?
Graag zou ik met zo'n gemeente van gedachten wisselen.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Ten eerste kan je niet alle categorieën vervangen, ik noem als voorbeeld de registers van de Burgerlijke Stand. Je zou er voor kunnen kiezen deze registers eerst te scannen en over te brengen naar een archiefbewaarplaats. Dan is veilige bewaring in ieder geval gewaarborgd.
Maar ... als je een vervangingsbesluit neemt, verdwijnt het papier niet, zeker als je niet beschikt over een e-depot. Ook in deze casus kan je kiezen om vervroegd over te brengen naar een archiefbewaarplaats en/of e-depot.
Ten derde, paierloos vraagt echt nog om een cultuuromslag. Er zijn gemeenten die papieracties houden en er komen soms honderden meters papier uit bureaus.
Als laatste, wat doe je met al die papier dat op termijn vernietigd moet worden ?
Je zou ook kunnen opteren om samen met een andere gemeente een goede archiefruimte in te richten.
-
Permalink Antwoord van Dianne op
-
Wat leuk dat je zo snel reageert!
Je hebt goede punten.
Punt 1. Klopt. Wij scannen de registers van BZ inderdaad, waarna we ze overbrengen naar een archiefbewaarplaats.
Punt 2. We brengen inderdaad al ons archief onder bij een externe archiefbewaarplaats alwaar het on demand op gevraagd kan worden.
Punt 3. Die cultuuromslag is al in werking gezet. Alle medewerkers zijn voorzien van een device, papier is verwijderd uit het gemeentehuis, papierloos werken is een onderdeel van de resultaat afspraken etc.
Punt 4. Zoals aangegeven; Papier wat op termijn vernietigd moet worden is ook al buitenhuis geplaatst alwaar het on demand op gevraagd kan worden.Gemeente Molenwaard heeft bijvoorbeeld geen gemeentehuis meer. Hoe hebben zij het geregeld met hun archiefruimte??
-
-
Dat laatste weet ik niet Dianne.
-
Permalink Antwoord van Henk Sligman op
-
Dag Dianne,
gemeente Deventer heeft per 1-1-2016 het gehele analoge archief "uitgeplaatst" inclusief medewerkers aan Digiwerkt. Organisatorisch is hier een GR BVO constructie ontstaan.
Dus er is ervaring met het voortraject en nu 2 maanden operationeel.
mvrgr
Henk
-
Permalink Antwoord van Marieke van Heummen op
-
Hoi Dianne,
Onze gemeente heeft alle archieven extern geplaatst. Wij werken met numerieke reeksen, maar hebben nog geen vervanging.
Zie ook mijn oproep voor ervaringen met numerieke reeksen.
Groeten Marieke
-
Permalink Antwoord van Renata van Gangelen op
-
Hallo Dianne,De gemeente Molenwaard heeft inderdaad geen gemeentehuis meer. Onze archieven zijn sinds 2010 buiten de deur geplaatst.
Neem gerust contact met me op. Ik kan je alles vertellen over onze aanpak, werkwijze, etc.
Groeten Renata van Gangelen
Dianne zei:Wat leuk dat je zo snel reageert!
Je hebt goede punten.
Punt 1. Klopt. Wij scannen de registers van BZ inderdaad, waarna we ze overbrengen naar een archiefbewaarplaats.
Punt 2. We brengen inderdaad al ons archief onder bij een externe archiefbewaarplaats alwaar het on demand op gevraagd kan worden.
Punt 3. Die cultuuromslag is al in werking gezet. Alle medewerkers zijn voorzien van een device, papier is verwijderd uit het gemeentehuis, papierloos werken is een onderdeel van de resultaat afspraken etc.
Punt 4. Zoals aangegeven; Papier wat op termijn vernietigd moet worden is ook al buitenhuis geplaatst alwaar het on demand op gevraagd kan worden.Gemeente Molenwaard heeft bijvoorbeeld geen gemeentehuis meer. Hoe hebben zij het geregeld met hun archiefruimte??
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
Yvonne,
Onderstaande zin begrijp ik niet. Ik heb begrepen dat je papier kunt vernietigen als er een vervanginsgbesluit is genomen. Sterker: dat moet, anders heb je geen vervanging toegepast. Ik heb nergens gelezen dat je over een e-depot moet beschikken. Heb ik iets gemist?
"Maar ... als je een vervangingsbesluit neemt, verdwijnt het papier niet, zeker als je niet beschikt over een e-depot."
-
-
Een dergelijk besluit neemt een college vanaf een bepaalde datum, niet met terugwerkende kracht.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
