BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Gemeenschappelijke regelingen en het nieuwe interbestuurlijk toezicht
Midden in de zomer een saai onderwerp, waar we toch veel vragen over krijgen.
De vraag is, welke organen nu precies 'toezichtgenietend' zijn als het gaat om de Archiefwet, ook in de nieuwe interbestuurlijke toezichtsconstructie.
Het provinciale toezicht op het terrein van de Archiefwet strekt zich uit over gemeenten, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen. Bij de laatste is de vraag: vallen zij rechtstreeks onder het interbestuurlijke toezicht of zijn dat de deelnemende gemeenten/waterschappen? In de twee bolletjes hieronder de hoofdlijnen, daarna de details in een toelichting. In concrete gevallen en zeker bij twijfel is het altijd goed een jurist in te schakelen.
- Het dagelijks bestuur van een GR is zorgdrager voor de archieven mbt eigen taken zoals vergaderen, personeelszaken, facilitaire zaken én voor de taken die de GR van de deelnemers overgedragen heeft gekregen in de zin van de Wet op de gemeenschappelijke regelingen artikel 10. Het interbestuurlijk toezicht van de provincie is gericht op de archivering van al deze taken, dus de 'eigen' taken en de overgedragen taken. Wanneer de provincie een Informatieverordening heeft vastgesteld in het kader van de Wet rgt is het dus het DB van de GR die de informatie over al deze archieven aan de provincie levert, ditzelfde DB wordt aangesproken als het niet goed gaat etc.
- Het college van B&W en/of het DB van een waterschap dat deelneemt aan een GR en taken in mandaat aan die GR heeft overgedragen, is en blijft zorgdrager voor de archieven die voortkomen uit deze gemandateerde taken. De colleges en DB's van deelnemende gemeenten/waterschappen zijn dus aanspreekbaar voor de provinciale toezichthouder, leveren informatie aan de provincie, worden aangesproken als het niet goed gaat, etc.
Het is mogelijk dat binnen één Wgr-regeling deelnemers taken mandateren en dat andere deelnemers taken hebben overgedragen. Per taak verschilt dan de verantwoordelijke zorgdrager voor de archieven mbt die taken. De zorgdrager is altijd tevens aanspreekpunt voor de toezichthouder. Archiefzorg als zodanig kan niet 'los' worden overgedragen of gemandateerd aan een ander orgaan, maar 'hoort' bij de verantwoordelijkheid voor die taak.
Uit de tekst van de gemeenschappelijke regeling moet blijken of er sprake is van overdracht of van mandaat.
Toelichting
Op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen (hierna: WGR) kunnen er vier typen van gemeenschappelijke regeling worden onderscheiden:
- de regeling zonder meer;
- de centrumregeling;
- het gemeenschappelijk orgaan;
- het gemeenschappelijk openbaar lichaam.
Ad 1.
Aan een “regeling zonder meer” kunnen geen taken worden overgedragen of gemandateerd.
Ad 2.
Bij een centrumregeling wordt een gemeente aangewezen die bevoegdheden namens andere gemeenten in mandaat uitvoert.
Ad 3.
Aan een gemeenschappelijk orgaan kunnen bevoegdheden worden overgedragen. Dit is het uitgangspunt van de WGR. Op grond van de Algemene wet Bestuursrecht kunnen er ook bevoegdheden gemandateerd worden aan een gemeenschappelijk orgaan
Uit de tekst van de gemeenschappelijke regeling blijkt welke om welke bevoegdheden het gaat. De WGR gaat er vanuit dat de bevoegdheden zijn overgedragen, wanneer er sprake is van mandaat zal dit blijken uit de tekst van de regeling of uit separate mandaatbesluiten. Het gemeenschappelijk orgaan heeft alleen een algemeen bestuur.
Ad 4.
Net als aan een gemeenschappelijk orgaan kunnen aan een gemeenschappelijk openbaar lichaam bevoegdheden zowel gemandateerd als overgedragen worden. Ook in dit geval blijkt uit de regeling of uit separate mandaatbesluiten of er sprake is van mandaat of overdracht. Het bestuur van het gemeenschappelijk openbaar lichaam heeft zowel een algemeen als een dagelijks bestuur.
Onderscheid delegatie-overdracht.
In de WGR (artikel 10) wordt de term “overdacht van bevoegdheden” gebruikt. Hiermee heeft de wetgever aangegeven dat dit anders is dan de term “delegatie” die in de Algemene wet bestuursrecht wordt gebruik. Delegatie heeft betrekking op de bevoegdheid tot het nemen van besluiten. Overdacht kan ook andere bevoegdheden betreffen, bijvoorbeeld adviseren of overleggen. (MvT, Kamerstukken II 1996/97, 25 280, nr. 3, p. 76).
Delegatie is overigens, in beginsel, alleen toegestaan indien daar bij wettelijk voorschrift in is voorzien. De gemeentewet en de provinciewet maken delegatie (van raad naar b en w/ van PS naar GS) mogelijk. Buiten de eigen gemeente/provincie kunnen er geen taken gedelegeerd worden, tenzij er een wettelijk voorschrift daar een mogelijkheid voor geeft. De WGR biedt die mogelijkheid niet.
In het algemeen kan dus gesteld worden dat delegatie van een gemeente aan een GR niet mogelijk is. In de praktijk zal de bevoegdheid zijn overdragen (de term die de WGR gebruikt)
Gevolg overdracht
Wanneer een deelnemer een bevoegdheid heeft overgedragen, dan is de deelnemer de bevoegdheid kwijt. De deelnemer kan de bevoegdheid niet meer zelf uitoefenen.
Artikel 33 van de WGR bepaalt dat het toezicht op de uitoefening van bevoegdheden door organen van een gemeente van overeenkomstige toepassing is op de uitoefening van bevoegdheden door organen van een gemeenschappelijke regeling.
In het geval bevoegdheden zijn overgedragen aan een gemeenschappelijke regeling is het bestuur het aanspreekpunt voor de provincie als toezichthouder.
Gevolg mandaat
Indien de bevoegdheden aan de gemeenschappelijke regeling zijn gemandateerd blijft de mandaat verlenende gemeente verantwoordelijk voor de uitoefening van de bevoegdheid. De gemeente blijft dan ook het aanspreekpunt voor de provincie.
Voorbeeld: Veiligheidsregio’s
De veiligheidsregio’s zijn geen standaard gemeenschappelijke regeling omdat de grondslag voor de regeling de Wet op de veiligheidsregio is.
De Wet op de veiligheidsregio schrijft voor dat de bevoegdheden worden overgedragen.
In het geval van de veiligheidsregio is het bestuur van de veiligheidsregio het aanspreekpunt van de provincie.
Met dank aan Juridische Dienstverlening van de provincie Noord-Holland
- Bijlagen:
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Dag Marianne,
Interessante bijdrage. Het is een onderwerp dat in het reguliere overleg LOPAI en VNG eens besproken zou moeten worden. De afspraken kunnen in een addendum bij de Nieuwe Schoenen.
De veiligheidsregio functioneren al aan paar jaar en in die tijd zijn er soms andere keuzes gemaakt.
Als je op google zoekt op veiligheidsregio en archiefbewaarplaats komen er talloze voorbeelden voorbij.
B.v. Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Limburg-Noord gemeente Venlo (link).
-
Permalink Antwoord van Marianne Loef op
-
Hallo Yvonne,
Het gaat bij de gemeenschappelijke regelingen niet om afspraken maar om wettelijke bepalingen.
De regeling Limburg Noord is niet in tegenspraak met de WGR, de Wet op de veiligheidsregio of de Archiefwet. Een bestuur kan als zorgdrager een archivaris benoemen en een archiefbewaarplaats aanwijzen, dat is hier gebeurd.
-
Permalink Antwoord van Antony Fokker op
-
Beste Marianne,
Niet saai, maar zeker zinnig, deze juridische discussie met zijn hele praktische uitvoeringscomplicaties.
- Nu gaan we waarschijnlijk ook twee soorten selectielijsten creëren, omdat voor de ene soort informatie en toezichthouder de provinciale lijst gaat gelden en voor de andere soort informatie en toezichthouder een gemeentelijke lijst.
- En voor het zaakgerichte werken kunnen we meteen aan de uitvoerders meegeven dat bij een implementatie van ZGW ook de metadata 'wie is de toezichthouder' meegegeven moet worden.
- En hoe houden we binnen de nieuwe ketensamenwerkingen (CJG) ook de toegankelijkheid van gegevens en stukken (privacy), metadatatechnisch gezien in het oog?
Dus: leuk de juridische gang van zaken, maar zouden we vanuit de archiefinspectiehoek niet ook over de praktische gang van zaken (efficiënt en effectief toezicht) moeten nadenken?
-
-
Beste collega's
Blijkbaar heeft het misverstand postgevat dat de kern van mijn doorwrocht juridisch verhaal was, dat de provincie altijd de enige toezichthouder is bij WGR-regio's. Dat is natuurlijk niet het geval. Mijn verhaal gaat over het interbestuurlijk toezicht, en legt uit wanneer voor de IBT toezichthouder het DB van een WGR regeling het aanspreekpunt is, en wanneer dat de afzonderlijke colleges van B&W of de DB's van de waterschappen zijn. De eventueel benoemde gemeente- of waterschapsarchivaris is geen IBT toezichthouder, staat buiten dit verhaal en heeft als hij benoemd is een rol in de horizontale verantwoording. Selectielijsten, zaakgericht werken, ketensamenwerkingen hebben hier niets mee te maken en blijven zoals ze zijn.
-
-
Beste Marianne,
OK, dank voor deze aanvulling!
Maar dan een vraag: de basis van interbestuurlijk toezicht is toch in de eerste plaats de horizontale verantwoording? En gaan bij die verschillende soorten samenwerkingen (zie de veiligheidsregio's) de verschillende niveau's van inspectie elkaar niet voor de voeten lopen?
Marianne Loef zei:Beste collega's
Blijkbaar heeft het misverstand postgevat dat de kern van mijn doorwrocht juridisch verhaal was, dat de provincie altijd de enige toezichthouder is bij WGR-regio's. Dat is natuurlijk niet het geval. Mijn verhaal gaat over het interbestuurlijk toezicht, en legt uit wanneer voor de IBT toezichthouder het DB van een WGR regeling het aanspreekpunt is, en wanneer dat de afzonderlijke colleges van B&W of de DB's van de waterschappen zijn. De eventueel benoemde gemeente- of waterschapsarchivaris is geen IBT toezichthouder, staat buiten dit verhaal en heeft als hij benoemd is een rol in de horizontale verantwoording. Selectielijsten, zaakgericht werken, ketensamenwerkingen hebben hier niets mee te maken en blijven zoals ze zijn.
-
-
Goedemorgen Antony,
Elkaar voor de voeten lopende inspecteurs: bij het interbestuurlijk toezicht zou dat alleen kunnen als het een WGR-regeling of andere overheid (waterschap) is die in meerdere provincies ligt. In die gevallen maken we praktische afspraken over de uitvoering van het interbestuurlijk toezicht. Dit gebeurt al decennia.
Bij de horizontale verantwoording gebeurt in mijn ervaring hetzelfde bij WGR-regelingen en andere organisaties, waar meerdere gemeente/waterschapsarchivarissen in het spel zijn. Meestal wordt afgesproken dat er één het voortouw neemt namens de anderen en goed afstemt. Andere mogelijkheid is dat men altijd samen optrekt.
Tot nu toe nog nooit problemen mee ervaren.
Verder zijn interbestuurlijk toezicht en horizontale verantwoording duidelijk onderscheiden rollen, die complementair zijn. In de nieuwe constellatie: hoe beter het horizontale mechanisme werkt en dus leidt tot goede uitvoering van wetten, hoe meer de interbestuurlijke toezichthouder op afstand kan blijven. Dus ook bij het samenspel horizontaal-interbestuurlijk ben ik niet bang voor struikelende voeten.
Het blijft allemaal een kwestie van goede communicatie! Wat dat betreft zijn we nu goed bezig ; - )
-
-
@Marianne,
Ik heb nog niet eerder kunnen reageren. Je bijdrage had ik inderdaad opgevat/gelezen dat het archieftoezicht op de veiligheidsregio provinciaal zou kunnen worden opgepakt. Zelf vind ik het geen gekke gedachte om dit toezicht te beleggen bij de provinciale archivaris, die in sommige provincies al zijn benoemd. En als je dat constructief als sector met elkaar kunt afspreken, krijg je niet het gedoe van de elkaar voor de voeten lopende inspecteurs. Bij de omgevingsdiensten is dat m.i. anders niet alleen door de wettelijke constructie.
Nog een argument waarom ik dat geen gekke gedachte vind is de volgende. Bij de overgang naar het IBT werd voortdurend gesproken over witte vlekken bij gemeenten. Als er ergens een witte vlekken zijn, is dat wel bij de WGR's.
De veiligheidsregio in Tilburg is ook zo'n witte vlek. Er zijn verschillende gesprekken gevoerd, maar dat leverde keer op keer niets op. Ik zou er voorstander van zijn dat je in samenspraak met de nieuwe provinciale archivaris dit soort vraagstukken kunt oplossen. Ik ken overigens de huidige stand van zaken niet in Noord-Brabant. In Limburg, Zeeland en Zuid-Holland zijn de archivarissen al wel benoemd.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
