NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Veel gemeentes gaan SquitXO gebruiken voor de omgevingsvergunning. Deze applicatie is daarvoor helemaal ingericht. Inclusies zaaktypen (hoofdzaken en subzaken), documenttypen en allerlei andere gegevens. In Squit XO worden alle documenten opgenomen.
Er zijn gemeentes die vervolgens een koppeling hebben gemaakt met een DMS/RMS. Is dit wel nodig? Kan SquitXO niet daarvoor gebruikt worden?
Tags:
Voor zover mij bekend is squit prima als procesapplicatie, maar niet om archiefbescheiden langdurig in te beheren. Vandaar de koppelingen zoals bvb met decos en corsa.
De applicatie Squit XO wordt ook bij veel gemeenten gebruikt voor de bestemmingsplannen ingevolge de nieuwe wet WRO. Inderdaad worden daar de digital borns opgenomen. Bij veel gemeenten is Squit XO een 'tussenoplossing' voor de omgevingsvergunning totdat er een 'echte' oplossing is. Wat voor gebruikers Squit XO zo aantrekkelijk maakt, is het workflowaspect. Voor zover bekend is het niet vastgesteld of Squit XO voldoet aan de NEN 2082. Een ander veel gebruikt systeem in 'mijn' werkgebied is BWT of PROVAS, de voorganger van Squit XO.
Squit XO is zoals Arjen de Vries terecht stelt geen applicatie om digitale informatieobjecten te beheren, vandaar dat een DMS als Corsa of Decos bij gebrek aan alternatieven als digitale beheersomgevingen fungeren. Een DMS is echter geen e-depot.
Voor een duurzaam digitale omgeving is meer nodig dan de keuze voor een applicatie, een goede keuze voor bestandsformaten, scanprocedures, audits, migratieprotocollen zijn in deze geen overbodige luxe.
Wij maken gebruik van PowerForms van Genetics met een koppeling naar Corsa en staan op het punt om te gaan implementeren. De vraag is nu alleen hoe we zo snel mogelijk volledig digitaal kunnen gaan werken. Is er een "blauwdruk" hoe dit aangepakt kan gaan worden en is de omgevingsvergunning een goede "business-case"?
Arjan de Vries zei:Voor zover mij bekend is squit prima als procesapplicatie, maar niet om archiefbescheiden langdurig in te beheren. Vandaar de koppelingen zoals bvb met decos en corsa.
@Ria Waar ik vooral benieuwd naar ben is de wijze waarop de (WF) gegevens zoals die in Squit zijn opgeslagen, worden beheerd. Het blijkt dat deze gegevens met name voor proceseigenaren van belang zijn (als onderdeel van bewijs en verantwoording). Zowel bij een koppeling met het DMS als met een zaaksysteem, blijft een belangrijk deel van deze gegevens achter in Squit, wat er indirect voor zorgt dat dit systeem ‘archief’waarde blijft behouden (nog even afgezien van de waardering zoals die aan deze gegevens moet worden toegekend) – en in ieder geval gegevens bevat die ‘beheerd’ moeten worden.
Met andere woorden, is de stelling juist dat enkel het overzetten van ‘documenten’ niet voldoende is, maar dat tevens gekeken moet worden naar de data in SquitXO, die in combinatie met de documenten in het DMS de rechtmatigheid van een besluit moeten aantonen. Dit geldt zeker als blijkt dat in Squit documenten worden ‘geautoriseerd’ (geauthentificeerd) (?)
Ria Maarssen zei:Ha Marian,
ook de gemeente Lisse realiseert een koppeling tussen het DMS en Squit. Bij ons fungeert het DMS/RMA als het centraal archief vandaar de keus voor een koppeling.
Hallo Ton en Ria
Ik neem toch aan dat niet alleen de documenten worden overgezet naar het DMS. De koppeling zal toch dienen om documenten en gegevens over te zetten lijkt mij. Welek documenten en welke gegevens zijn archiefwaardig? Hoe is/wordt dat bepaald? Wie hebben meegedacht over de koppeling met Corsa of Decos?
groet,
Ton de Looijer zei:@Ria Waar ik vooral benieuwd naar ben is de wijze waarop de (WF) gegevens zoals die in Squit zijn opgeslagen, worden beheerd. Het blijkt dat deze gegevens met name voor proceseigenaren van belang zijn (als onderdeel van bewijs en verantwoording). Zowel bij een koppeling met het DMS als met een zaaksysteem, blijft een belangrijk deel van deze gegevens achter in Squit, wat er indirect voor zorgt dat dit systeem ‘archief’waarde blijft behouden (nog even afgezien van de waardering zoals die aan deze gegevens moet worden toegekend) – en in ieder geval gegevens bevat die ‘beheerd’ moeten worden.
Met andere woorden, is de stelling juist dat enkel het overzetten van ‘documenten’ niet voldoende is, maar dat tevens gekeken moet worden naar de data in SquitXO, die in combinatie met de documenten in het DMS de rechtmatigheid van een besluit moeten aantonen. Dit geldt zeker als blijkt dat in Squit documenten worden ‘geautoriseerd’ (geauthentificeerd) (?)
Ria Maarssen zei:Ha Marian,
ook de gemeente Lisse realiseert een koppeling tussen het DMS en Squit. Bij ons fungeert het DMS/RMA als het centraal archief vandaar de keus voor een koppeling.
SquitXO moet gezien worden als een processysteem. De koppeling vanuit een processysteem rechtstreeks naar een DMS, zou je bij het gebruik van een zakensysteem, niet willen. Het zakensysteem is de enige waarheid over de status van de zaken die bij een gemeente in behandeling zijn dan wel zijn afgehandeld. Bij de zaak wordt een verwijzing opgenomen naar één of meerdere document(en) dat is opgeslagen in het DMS. Er kunnen enkel zaken in het zakensysteem voorkomen die in een centrale Zaaktypecatalogus zijn benoemd (de enige waarheid over zaaktypes, statussen, documenttypes, bewaartermijnen, etc binnen een gemeente). Een processysteem koppelt met het koppelvlak van de midoffice om bv de status van een zaak te wijzigen, dan wel een document toe te voegen aan de zaak. Dat uiteindelijk het document wordt opgeslagen in een DMS is slechts een actie vanuit de midoffice. Hierdoor wordt je zakendossier op een eenduidige manier gevormd en kunnen alle gegevens (lees -ook documenten) geborgd worden voor de permanente bewaring/vernietiging dan wel klaargezet voor overdracht naar een E-Depot. terugkomend op SquitXO. Dit processysteem geeft slechts statusinformatie en documenten door aan de Midoffice. Hierbij zal het koppelvlak met de midoffice een belangrijke functie vervullen.
Op dit moment zijn we binnen Gemeente Tilburg aan de slag om de verschillende generieke voorzieningen vast te leggen. Hierbij moet je denken aan een ZTC+, Zakenmagazijn, definitie van het DMS, uitwisselingsformat. Uiteraard vanuit het RGBZ van Egem.
Wij hebben nog geen systeem om digitale archiefbescheiden langdurig in te beheren en toegankelijk te houden. Een koppeling maken tussen SquitXO en het DMS dat we nu gebruiken gaat rond de €20.000 kosten. En dan is dat DMS nog niet eens ingericht voor langdurige opslag en beheer van archiefbescheiden. Ik kan me dus heel goed SquitXO als tussenoplossing voorstellen.
Kan iemand mij vertellen wat de koppeling van SquitXO met Corsa of Decos gekost heeft of gaat kosten? Ter vergelijking.
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks. Verzorgd door