BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Gebruik van SquitXO als archief
Veel gemeentes gaan SquitXO gebruiken voor de omgevingsvergunning. Deze applicatie is daarvoor helemaal ingericht. Inclusies zaaktypen (hoofdzaken en subzaken), documenttypen en allerlei andere gegevens. In Squit XO worden alle documenten opgenomen.
Er zijn gemeentes die vervolgens een koppeling hebben gemaakt met een DMS/RMS. Is dit wel nodig? Kan SquitXO niet daarvoor gebruikt worden?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Arjan de Vries op
-
Voor zover mij bekend is squit prima als procesapplicatie, maar niet om archiefbescheiden langdurig in te beheren. Vandaar de koppelingen zoals bvb met decos en corsa.
-
Permalink Antwoord van Geert-Jan de Haan op
-
Wij maken gebruik van PowerForms van Genetics met een koppeling naar Corsa en staan op het punt om te gaan implementeren. De vraag is nu alleen hoe we zo snel mogelijk volledig digitaal kunnen gaan werken. Is er een "blauwdruk" hoe dit aangepakt kan gaan worden en is de omgevingsvergunning een goede "business-case"?
Arjan de Vries zei:Voor zover mij bekend is squit prima als procesapplicatie, maar niet om archiefbescheiden langdurig in te beheren. Vandaar de koppelingen zoals bvb met decos en corsa.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
De applicatie Squit XO wordt ook bij veel gemeenten gebruikt voor de bestemmingsplannen ingevolge de nieuwe wet WRO. Inderdaad worden daar de digital borns opgenomen. Bij veel gemeenten is Squit XO een 'tussenoplossing' voor de omgevingsvergunning totdat er een 'echte' oplossing is. Wat voor gebruikers Squit XO zo aantrekkelijk maakt, is het workflowaspect. Voor zover bekend is het niet vastgesteld of Squit XO voldoet aan de NEN 2082. Een ander veel gebruikt systeem in 'mijn' werkgebied is BWT of PROVAS, de voorganger van Squit XO.
Squit XO is zoals Arjen de Vries terecht stelt geen applicatie om digitale informatieobjecten te beheren, vandaar dat een DMS als Corsa of Decos bij gebrek aan alternatieven als digitale beheersomgevingen fungeren. Een DMS is echter geen e-depot.
Voor een duurzaam digitale omgeving is meer nodig dan de keuze voor een applicatie, een goede keuze voor bestandsformaten, scanprocedures, audits, migratieprotocollen zijn in deze geen overbodige luxe.
-
-
Helemaal mee eens en dat is dan ook precies wat ik me afvraag; om niet helemaal (opnieuw) het wiel uit te moeten vinden zou ik graag gebruik maken van ervaringen van anderen daar waar het het verkrijgen van toestemming tot substitutie betreft voor wat betreft archivering tijdens het "omgevevingsvergunningproces".
Nu nog is het zo dat alle stukken die we digitaal ontvangen moeten "analogiseren" (is dit een te gebruiken term?) om analoge dossiervorming mogelijk te maken (nog steeds leidend). Dit staat, voor mijn gevoel, redelijk haaks op de stap naar digitalisering en is binnen de organisatie ook moeilijk te verkopen en in te bedden in het proces.
Veel liever zou ik bij de ingebruikname van de applicatie(koppelingen) ter ondersteuning van de WABO volledig digitaal willen gaan werken (desgewenst nog wel werken met analoge werkdossiers) mits aan de wettelijke eisen is voldaan en ben dus benieuwd of daar al ervaringen mee zijn.
Yvonne Welings zei:De applicatie Squit XO wordt ook bij veel gemeenten gebruikt voor de bestemmingsplannen ingevolge de nieuwe wet WRO. Inderdaad worden daar de digital borns opgenomen. Bij veel gemeenten is Squit XO een 'tussenoplossing' voor de omgevingsvergunning totdat er een 'echte' oplossing is. Wat voor gebruikers Squit XO zo aantrekkelijk maakt, is het workflowaspect. Voor zover bekend is het niet vastgesteld of Squit XO voldoet aan de NEN 2082. Een ander veel gebruikt systeem in 'mijn' werkgebied is BWT of PROVAS, de voorganger van Squit XO.
Squit XO is zoals Arjen de Vries terecht stelt geen applicatie om digitale informatieobjecten te beheren, vandaar dat een DMS als Corsa of Decos bij gebrek aan alternatieven als digitale beheersomgevingen fungeren. Een DMS is echter geen e-depot.
Voor een duurzaam digitale omgeving is meer nodig dan de keuze voor een applicatie, een goede keuze voor bestandsformaten, scanprocedures, audits, migratieprotocollen zijn in deze geen overbodige luxe.
-
-
Zie berichtgeving over de ICT component WABO
-
Permalink Antwoord van Frieke H op
-
Een boekje dat mij zeer heeft geholpen om duidelijkheid te krijgen welke stappen en afwegingen je moet nemen om digitaal (en zaakgewijs) te kunnen werken is De zaak Y ...
Als pdf te downloaden onder andere via deze link
P.s. ik zou zoveel mogelijk proberen procesapplicaties los te houden van de applicaties die data / documenten bevatten en vooral overleg starten met DIV en ICT / Automatisering over hoe je dit in jouw organisatie wil doen.
Die roemruchte informatiearchitectuur dus weer :-)
Geert-Jan de Haan zei:Wij maken gebruik van PowerForms van Genetics met een koppeling naar Corsa en staan op het punt om te gaan implementeren. De vraag is nu alleen hoe we zo snel mogelijk volledig digitaal kunnen gaan werken. Is er een "blauwdruk" hoe dit aangepakt kan gaan worden en is de omgevingsvergunning een goede "business-case"?
Arjan de Vries zei:Voor zover mij bekend is squit prima als procesapplicatie, maar niet om archiefbescheiden langdurig in te beheren. Vandaar de koppelingen zoals bvb met decos en corsa.
-
Permalink Antwoord van Marian v.d Wetering op
-
Wij hebben nog geen systeem om digitale archiefbescheiden langdurig in te beheren en toegankelijk te houden. Een koppeling maken tussen SquitXO en het DMS dat we nu gebruiken gaat rond de €20.000 kosten. En dan is dat DMS nog niet eens ingericht voor langdurige opslag en beheer van archiefbescheiden. Ik kan me dus heel goed SquitXO als tussenoplossing voorstellen.
Kan iemand mij vertellen wat de koppeling van SquitXO met Corsa of Decos gekost heeft of gaat kosten? Ter vergelijking.
-
-
Hallo Ton en Ria
Ik neem toch aan dat niet alleen de documenten worden overgezet naar het DMS. De koppeling zal toch dienen om documenten en gegevens over te zetten lijkt mij. Welek documenten en welke gegevens zijn archiefwaardig? Hoe is/wordt dat bepaald? Wie hebben meegedacht over de koppeling met Corsa of Decos?
groet,
Ton de Looijer zei:@Ria Waar ik vooral benieuwd naar ben is de wijze waarop de (WF) gegevens zoals die in Squit zijn opgeslagen, worden beheerd. Het blijkt dat deze gegevens met name voor proceseigenaren van belang zijn (als onderdeel van bewijs en verantwoording). Zowel bij een koppeling met het DMS als met een zaaksysteem, blijft een belangrijk deel van deze gegevens achter in Squit, wat er indirect voor zorgt dat dit systeem ‘archief’waarde blijft behouden (nog even afgezien van de waardering zoals die aan deze gegevens moet worden toegekend) – en in ieder geval gegevens bevat die ‘beheerd’ moeten worden.
Met andere woorden, is de stelling juist dat enkel het overzetten van ‘documenten’ niet voldoende is, maar dat tevens gekeken moet worden naar de data in SquitXO, die in combinatie met de documenten in het DMS de rechtmatigheid van een besluit moeten aantonen. Dit geldt zeker als blijkt dat in Squit documenten worden ‘geautoriseerd’ (geauthentificeerd) (?)
Ria Maarssen zei:Ha Marian,
ook de gemeente Lisse realiseert een koppeling tussen het DMS en Squit. Bij ons fungeert het DMS/RMA als het centraal archief vandaar de keus voor een koppeling.
-
-
En hier kom je weer terug op het probleem waar vele organisaties, niet alleen mbt SquidXO, mee worstelen. Na de vraag welke data in je DMS/RMA moet komen de volgende vragen:
1. Hoe krijg ik mijn data in mijn DMS/RMA (en later in een e-depot)?
2. Welke metadata wil ik daarbij mee hebben?
3. Hoe krijg ik die metadata mee naar mijn systeem?
4. Hoe richt ik mijn audits in, zodat ik ook daadwerkelijk die data krijg?
Marian v.d Wetering zei:Hallo Ton en Ria
Ik neem toch aan dat niet alleen de documenten worden overgezet naar het DMS. De koppeling zal toch dienen om documenten en gegevens over te zetten lijkt mij. Welek documenten en welke gegevens zijn archiefwaardig? Hoe is/wordt dat bepaald? Wie hebben meegedacht over de koppeling met Corsa of Decos?
groet,
Ton de Looijer zei:@Ria Waar ik vooral benieuwd naar ben is de wijze waarop de (WF) gegevens zoals die in Squit zijn opgeslagen, worden beheerd. Het blijkt dat deze gegevens met name voor proceseigenaren van belang zijn (als onderdeel van bewijs en verantwoording). Zowel bij een koppeling met het DMS als met een zaaksysteem, blijft een belangrijk deel van deze gegevens achter in Squit, wat er indirect voor zorgt dat dit systeem ‘archief’waarde blijft behouden (nog even afgezien van de waardering zoals die aan deze gegevens moet worden toegekend) – en in ieder geval gegevens bevat die ‘beheerd’ moeten worden.
Met andere woorden, is de stelling juist dat enkel het overzetten van ‘documenten’ niet voldoende is, maar dat tevens gekeken moet worden naar de data in SquitXO, die in combinatie met de documenten in het DMS de rechtmatigheid van een besluit moeten aantonen. Dit geldt zeker als blijkt dat in Squit documenten worden ‘geautoriseerd’ (geauthentificeerd) (?)
Ria Maarssen zei:Ha Marian,
ook de gemeente Lisse realiseert een koppeling tussen het DMS en Squit. Bij ons fungeert het DMS/RMA als het centraal archief vandaar de keus voor een koppeling.
-
Permalink Antwoord van Peter van Catz op
-
SquitXO moet gezien worden als een processysteem. De koppeling vanuit een processysteem rechtstreeks naar een DMS, zou je bij het gebruik van een zakensysteem, niet willen. Het zakensysteem is de enige waarheid over de status van de zaken die bij een gemeente in behandeling zijn dan wel zijn afgehandeld. Bij de zaak wordt een verwijzing opgenomen naar één of meerdere document(en) dat is opgeslagen in het DMS. Er kunnen enkel zaken in het zakensysteem voorkomen die in een centrale Zaaktypecatalogus zijn benoemd (de enige waarheid over zaaktypes, statussen, documenttypes, bewaartermijnen, etc binnen een gemeente). Een processysteem koppelt met het koppelvlak van de midoffice om bv de status van een zaak te wijzigen, dan wel een document toe te voegen aan de zaak. Dat uiteindelijk het document wordt opgeslagen in een DMS is slechts een actie vanuit de midoffice. Hierdoor wordt je zakendossier op een eenduidige manier gevormd en kunnen alle gegevens (lees -ook documenten) geborgd worden voor de permanente bewaring/vernietiging dan wel klaargezet voor overdracht naar een E-Depot. terugkomend op SquitXO. Dit processysteem geeft slechts statusinformatie en documenten door aan de Midoffice. Hierbij zal het koppelvlak met de midoffice een belangrijke functie vervullen.
Op dit moment zijn we binnen Gemeente Tilburg aan de slag om de verschillende generieke voorzieningen vast te leggen. Hierbij moet je denken aan een ZTC+, Zakenmagazijn, definitie van het DMS, uitwisselingsformat. Uiteraard vanuit het RGBZ van Egem.
-
-
Dit lijkt mij een erg theoretisch verhaal. Zo zitten de plaatjes van o.a. EGEM ook in elkaar. Het lijkt mij echter niet praktisch om de procesapplicatie, het DMS/RMS en het zakensysteem in de midoffice als verschillende applicaties te zien waartussen gekoppeld moet worden. Gegegevens en documenten moeten dan worden overgeheveld (gekopieerd?) naar zowel midoffice als DMS/RMS. Koppelen lukt meestal niet is de huidige ervaring, of is veel te duur, dus dat wordt kloppelen. Het moeten wel overal dezelfde gegevens en documenten zijn en blijven. Hoe ga je dat regelen?
SquitXO maakt trouwens al geen gebruik van de ZTC in de midoffice, maar heeft een eigen ZTC ingebouwd. Deze komt niet geheel overeen met die van de EGEM. In Squit worden processtappen tot zaaktype verheven.
Hiervoor werd al opgemerkt dat de procesgegevens in SquitXO ook gearchiveerd moeten worden. Welke zijn dat en hoe gaan we dat doen?
Peter van Catz zei:SquitXO moet gezien worden als een processysteem. De koppeling vanuit een processysteem rechtstreeks naar een DMS, zou je bij het gebruik van een zakensysteem, niet willen. Het zakensysteem is de enige waarheid over de status van de zaken die bij een gemeente in behandeling zijn dan wel zijn afgehandeld. Bij de zaak wordt een verwijzing opgenomen naar één of meerdere document(en) dat is opgeslagen in het DMS. Er kunnen enkel zaken in het zakensysteem voorkomen die in een centrale Zaaktypecatalogus zijn benoemd (de enige waarheid over zaaktypes, statussen, documenttypes, bewaartermijnen, etc binnen een gemeente). Een processysteem koppelt met het koppelvlak van de midoffice om bv de status van een zaak te wijzigen, dan wel een document toe te voegen aan de zaak. Dat uiteindelijk het document wordt opgeslagen in een DMS is slechts een actie vanuit de midoffice. Hierdoor wordt je zakendossier op een eenduidige manier gevormd en kunnen alle gegevens (lees -ook documenten) geborgd worden voor de permanente bewaring/vernietiging dan wel klaargezet voor overdracht naar een E-Depot. terugkomend op SquitXO. Dit processysteem geeft slechts statusinformatie en documenten door aan de Midoffice. Hierbij zal het koppelvlak met de midoffice een belangrijke functie vervullen.
Op dit moment zijn we binnen Gemeente Tilburg aan de slag om de verschillende generieke voorzieningen vast te leggen. Hierbij moet je denken aan een ZTC+, Zakenmagazijn, definitie van het DMS, uitwisselingsformat. Uiteraard vanuit het RGBZ van Egem.
-
-
Daar zou ik dan ook HEEL erg graag wat meer over willen weten. Mijn gemeente maakt ook gebruik van Corsa en Squit XO. En wij willen ook informatie over koppelen en eigenlijk zou ik het graag ook ergens willen zien.
Marian v.d Wetering zei:Wij hebben nog geen systeem om digitale archiefbescheiden langdurig in te beheren en toegankelijk te houden. Een koppeling maken tussen SquitXO en het DMS dat we nu gebruiken gaat rond de €20.000 kosten. En dan is dat DMS nog niet eens ingericht voor langdurige opslag en beheer van archiefbescheiden. Ik kan me dus heel goed SquitXO als tussenoplossing voorstellen.
Kan iemand mij vertellen wat de koppeling van SquitXO met Corsa of Decos gekost heeft of gaat kosten? Ter vergelijking.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
